Рабочее место и информационное обеспечение менеджера

Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со СДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

Реальным методом сокращения неоправданного документопотока является повышение качества документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен содержать только необходимую информацию, чётко трактовать сущность решения и определять реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решён вопрос. Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

В целях экономии труда работников аппарата управления на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счёт значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замена её экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки).

Построение эффективных информационно-поисковых систем также приводит к сокращению объёмов документации. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, личное дело, дело бухгалтерии, а может быть, и планового и производственного отделов. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, а не начинать ненадёжный и длительный поиск. В результате объёмы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своём рабочем месте по сети.

Бумажный документооборот в ряде случаев может быть заменён использованием телефонной связи и личной договорённости. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обязательство, обещание, высказанную оценку.

На мой взгляд, особенно важен личный пример руководителя, демонстрирующего умение держать слово и выполнять обещания.

При подготовке документов оперативного характера уместно вспомнить опыт работы с документами в русских приказах, писать ответы на самом запросе, принимать резолюции в качестве управленческого решения без их дублирования распорядительными документами, всячески уменьшать информационный шум в текстах документов и т.д.

В качестве путей совершенствования и рационализации документооборота можно выделить следующие: рационализация и сокращение количества применяемых форм документов; организация скорейшей доставки документов; введение практики предварительного рассмотрения документов и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведение к минимуму ручных операций и переписки данных; применение средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введение строгого контроля исполнения документов.

Важное современное средство совершенствования документооборота – компьютеризация операций составления и обработки документов: технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и всё большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы документам созданным средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

По мнению автора дипломного проекта, главная задача заключается в снижении дублирования традиционной и «машинной» документации, содержащей одинаковую информацию. Следовательно, менеджерам эффективней направлять только переработанную и синтезированную документацию, а исходную передавать на хранение в архив после переноса данных на компьютерный носитель.

Соблюдение государственного стандарта 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» имеет важное значение. Этим стандартом подтверждён единый комплекс обязательных реквизитов любых управленческих документов, независимо от носителя информации. Подробнее смотри приложение В.

Кабинет и его обустройство

Особенности кабинета в том, что он сочетает в себе черты помещения и для работы и для отдыха. Работоспособность человека напрямую зависит от того, насколько правильно и рационально обустроено его рабочее место.

Если комната небольшая, не следует располагать рабочее место спиной к двери или к окну. Рабочее место в этом случае следует сместить или затемнить, обустроить так, чтобы на монитор не попадали блики. Это уменьшает утомляемость глаз. Если площадь офисного кабинета большая и в ней много рабочих мест, то можно устроить зонирование помещения. Зонирование осуществляют расстановкой мебели. Рабочие места хорошо сгруппировать блоками. Иногда для подчеркивания границы зоны перпендикулярно к стене устанавливают стеллаж.

Помимо стеллажей можно использовать мобильные модульные перегородки в комбинации с любой офисной мебелью. Перегородки зонируют помещение, сохраняя при этом единство пространства, способствуют шумопоглощению.

Такое зонирование позволяет быстро перестанавливать перегородки в соответствии с изменяющимися требованиями к планировке помещения. Модули бывают с двойным остеклением (иногда его тонируют), встроенными жалюзи, с комплектами навесной мебели. Глухие части модуля могут быть отделаны панелями различных цветов и текстур.

Дизайнеры настоятельно советуют отдать часть офиса или отдельное помещение под зону отдыха. Здесь размещают мягкую мебель, журнальный столик, комнатные растения.

Цветовое решение каждого конкретного кабинета и офиса индивидуально, но существуют определенные правила, которых следует придерживаться. Здесь помимо субъективных предпочтений, надо учитывать ещё и рекомендации цветовой психологии. Оптимальным вариантом является такой, когда стены, полы выдерживаются в светлой гамме, а яркими акцентами становятся рабочие кресла и стулья. Офисные стулья могут иметь сочные, открытые цвета, которые редко используются в мягкой мебели для жилых интерьеров. Нейтральной палитре можно противопоставить современное решение: выкрасить помещение в глубокий, богатый цвет. Можно найти интересное контрастное сочетание, когда преобладает какой-то один цвет.

 Скачать реферат