Рабочее место и информационное обеспечение менеджера

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, что придаёт юридическую силу созданным документам. Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер, гриф секретности, печать и т.д.). Требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах. Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (всего их 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе.[12]

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, статистической и иной социально значимой информации. Документы – носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источников информации.

Любой документ является частью системы документации. Под системой документации понимают совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Изначально все документы делятся на документы личного пользования и официальные. К документам личного пользования относят документы созданные человеком вне сферы его служебной деятельности и выполнения общественных обязанностей (личная переписка, мемуары, дневники). Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и пр. Именно управленческие документы, обеспечивают управляемость объектов в рамках как государства, так и отдельной организации. Основные системы таких документов показаны на рисунке 5:

Документы, составляющие одну систему документации характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами – это организация документооборота, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот организации – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. Все документы разделяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы и пр. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определённое целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объём. Под объёмом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определённого периода времени (как правило, года).

Одна из важнейших функций в организации работы с документами – учёт документов, который обеспечивается их регистрацией – записью учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов и вести их поиск.

Система хранения документов – это совокупность средств, способов и приёмов учёта и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются: номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определённой последовательности с указанием сроков их хранения; дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещённых в отдельную обложку.[13]

В настоящее время (как в производстве, так и в документообороте предприятий) наблюдается значительное расширение круга задач охватываемых компьютерной техникой. Постоянно растёт объём, скорость, качество и сложность обрабатываемой информации, возникает потребность в новых видах её представления. Как показывает практика, большинство пользователей уже не представляет себе, выполнение своей работы, с которой прекрасно справлялись еще 5–10 лет назад, без помощи компьютера. Вот только некоторые из преимуществ использования вычислительной техники при работе, с какими-либо данными, документами:

· возможность оперативного контроля за достоверностью информации, уменьшается число возможных ошибок, при генерировании производных данных;

· сразу после ввода, данные могут участвовать в различных операциях;

· возможность быстрого получения необходимых отчётов;

· необходимая информация может быть быстро найдена (в том числе с помощью контекстного поиска), поиск которой в обычной папке с документами затруднён;

· существенная экономия времени и людских ресурсов при выполнении операций, связанных с обработкой информации;

· позволяет быстро и в наиболее подходящем для конкретного человека виде просмотреть данные, что повышает их восприятие.

В настоящее время, в связи с развитием компьютерной техники и информационных технологий трудно представить себе организацию, документооборот которой функционирует без применения средств вычислительной техники. Это связано с тем, что передовые технологии в области создания, обработки и хранения документов значительно облегчают работу с ними, значительно сокращается время создания документа, ускоряют процесс передачи документов, облегчают их хранение и последующий поиск. Всё это значительно облегчает труд менеджера. Системы на базе ПЭВМ и программное обеспечение (ПО) предназначенные для облегчения труда аппарата управления будут рассмотрены ниже.

Современные средства обеспечения управленческой деятельности, их классификация

С появлением новых средств управления меняются взгляды, вкусы и даже мода на техническое оснащение труда руководителя. Совсем недавно высокий начальник должен был иметь большой стол с массивным чернильным прибором, над столом портрет очередного вождя и много, очень много телефонов (иногда около чернильного прибора ещё лежала логарифмическая линейка). Потом появились зачем-то громоздкие радиоприёмник и телевизор, со стола исчезли телефоны, чернильница и логарифмическая линейка, им на смену пришли телефонный концентратор, или элетап, и счётно-клавишная машинка. Портрет остался. Теперь портрет перекочевал со стены на стол (правда, там теперь не вождь, а жена и детки – как у американского президента), на стене – золотой двуглавый орёл, а рядом с неизменным гигантским столом – маленький, с персональным компьютером, которым современный босс пользуется столь же редко, как его предшественник логарифмической линейкой.

 Скачать реферат