Рабочее место и информационное обеспечение менеджера

Более того, внедрение АСУ должно проводиться по инициативе сверху, поскольку этот процесс требует изменения сложившегося порядка ведения дел, стереотипов сотрудников предприятия. Если заинтересованность в проекте со стороны руководства отсутствует, то вероятность его успеха стремится к нулю.

Этапы диагностики проблем предприятия и планирования проекта «выпадают» из внимания заказчика. Необходимо отметить, что в рамках крупных проектов, как правило, поставщик ПО самостоятельно проводит предварительное обследование, а планирование осуществляют его внутренние службы. Но парадокс в том, что две первые фазы и определяют выбор поставщика, и от того, насколько эффективно они будут проработаны, зависит успешное завершение всего проекта в целом.

Область информации, связанная с построением ИС предприятия, очень обширна и специфична, поскольку лежит на стыке управленческих, учётных и информационных технологий. Кроме собственно информационных систем, она включает в себя управление ресурсами предприятия, проектами, моделирование бизнес-процессов, бухгалтерский учет и многое другое.

В международной, а сегодня уже и в российской практике с целью поиска новых альтернативных путей разрешения проблем на этапах диагностики и планирования, как правило, привлекают внешних независимых (от определенного поставщика ПО) консультантов.

Важнейшей чертой проекта является наличие чётко сформулированной цели. Цель любой автоматизации - решение каких-то проблем, поэтому их точное определение и есть та отправная точка, с которой начинается автоматизация.[25]

Не существует АСУ, которые устраняют абсолютно все проблемы. Часто полагают, что внедрение АСУ - это всегда хорошо, это прогресс, и, следовательно, эффективность управления должна автоматически вырасти. К сожалению, так не бывает. Более того, существует правило: «Автоматизация эффективных операций повышает их эффективность, а автоматизация неэффективных операций повышает их неэффективность».

Как показывает практика, часть проблем, которые пытаются решить автоматизацией, вообще связаны с организацией работы на предприятии, и справиться с ними можно только организационными и административными мерами. Рациональный документооборот, распределение загрузки между сотрудниками, повышение квалификации, освоение смежных специальностей, перераспределение ответственности и полномочий - вот далеко не полный перечень инструментов для увеличения эффективности работы предприятия. АСУ дополняют их, но никак не заменяют.

Проведение комплексного обследования организации помогает выявить причины проблем и пути их решения. Его масштабы определяются масштабами предполагаемого проекта. Помимо построения модели процессов на предприятии, обследование позволяет определить психологический климат и сложившиеся взаимоотношения в коллективе. Полученные результаты помогают проанализировать риски и разработать оптимальные методы воздействия на персонал для повышения его заинтересованности в достижении целей проекта.

Упрощает задачу проведение так называемого «целевого внедрения». Для этого нужно внедрять АСУ не с целью получить глобальный результат, а для того чтобы решить ряд локальных задач. Такие проекты лучше поддаются денежной и качественной оценке, проще в реализации и позволяют распределить денежные затраты на больший отрезок времени.

Цели проекта должны быть четко сформулированы и иметь количественное выражение: например, увеличить объем продаж на X%, уменьшить складские запасы на Y%, снизить производственные затраты на Z% и т. д. Это позволит точно определить "момент" завершения проекта и поможет избежать ситуации, когда проект "нельзя закончить, а можно лишь прекратить".

Следующим шагом будет определение класса необходимой фирме АСУ, для этого следует сформулировать требования к ней. Автоматизация управления предприятием основывается на трех китах:

· технология бизнес-процессов;

· программные средства;

· технические средства.

Технология бизнес-процессов обеспечивает полноту формирования первичных данных, достоверность и оперативность учетной информации в рамках хозяйственной деятельности предприятия, правильность оформления и учета хозяйственных операций, выбор наиболее рациональных форм и методов управления и определяет конечные требования к организации всего управленческого процесса на предприятии.

Программные средства предназначены для автоматизации управленческого процесса, а технические - являются необходимыми для работы программ. Поэтому для того, чтобы сформулировать требования к программе, нужно построить модель бизнес-процессов, которая включает в себя описание стандартов: финансового, материального, производственного учётов и документооборота. Модель бизнес-процессов определяет требования к программе, а не наоборот. Более того, говоря о внедрении АСУ, мы говорим о внедрении нового бизнес-процесса (группы процессов), а сама АСУ рассматривается как инструмент, который этот процесс поддерживает.

Вы вряд ли можно найти два предприятия (даже работающих в одной отрасли), имеющих одинаково организованные бизнес-процессы, а внедрение АСУ предусматривает её настройку под особенности конкретного предприятия.

Важно учесть то, что бизнес-процессы меняются по мере развития предприятия, и АСУ, на основе которой проводится автоматизация, должна быть гибкой и легко перенастраиваемой. Поэтому внедрять целесообразно только ПО, допускающее такую модификацию.

Несмотря на всё многообразие задач, стоящих в данный момент перед тем или иным предприятием (снижение издержек, захват новых рынков, выпуск новой продукции и т.д.), в любом случае важно помнить, что автоматизация - это инвестиционный проект, основная цель которого - увеличение прибыльности предприятия.

Одну и ту же проблему можно решить совершенно разными средствами. Поэтому на следующем этапе необходимо определить экономическую эффективность инвестиций в построение информационной системы (ИС) предприятия. ИС - это такой же инструмент, как новая производственная линия, оффшорная фирма или «сотрудники с калькуляторами».

АСУ сама по себе не повышает прибыльности предприятия. Она может повысить эффективность и ускорить процесс обработки данных, может предоставить информацию для принятия решений. Увеличивают прибыльность эффективные решения на основе этой информации. «Автоматического управления», к сожалению, не бывает. Поэтому если руководство организации не получает новых данных после внедрения АСУ или не может правильно их использовать, то информация остаётся невостребованной, а это не приводит к повышению эффективности решений.

Таким образом, необходимо сравнивать, во-первых, эффект от внедрения АСУ с альтернативными вариантами, во-вторых - эффекты от внедрения различных АСУ.

Методика используется та же, что и, например, при сравнении технологических линий двух разных производителей. Если у вас есть требования к системе, то вы можете определить, насколько та или иная функция в различных АСУ соответствует этим требованиям. Сопоставить функциональные возможности с совокупной стоимостью владения АСУ (т.е. со стоимостью ПО, стоимостью его внедрения, необходимого оборудования, сопровождения и т.п.). Кроме того, если цели уже поставлены, то вы точно знаете, какой результат вас устраивает, а какой - нет. Чем точнее определены цели проекта, тем легче выбрать «инструмент» для их достижения.

 Скачать реферат