Рабочее место и информационное обеспечение менеджера

Следовательно, современной организации труда, внешнему виду, речи, манерам поведения руководителя должно соответствовать и его рабочее место. Например, от стиля руководства зависит как менеджер располагает своих подчинённых во время деловых совещаний

Для авторитарного (автократического) стиля руководства характерна следующая схема (рисунок 3):

где: - рабочее место менеджера;

- рабочее место подчинённого;

- условное обозначение стола.

Менеджер-автократ стремится видеть и контролировать всех подчинённых, его управленческая деятельность состоит из приказов и команд,

а такое расположение сразу показывает подчинённым в чьих руках сосредоточена власть. Как показывает практика такая схема является малоэффективной, так как создаёт напряжённую обстановку в коллективе и подчинённые стремятся избежать тесного контакта с руководителем.

На мой взгляд, руководитель который хочет получить реальную отдачу от коллектива прежде всего должен создать доброжелательную обстановку и наладить неформальные отношения, что позволит в дальнейшем обеспечить свободный обмен информацией, а также полностью использовать опыт, знания и компетенцию людей.

Демократичный менеджер, как правило, использует другую схему изображённую на рисунке 4:

Из схемы 4 видно, что менеджер-демократ располагается (как правило) в середине группы, что создаёт непринужденную обстановку при обсуждении проблем организации. Это благотворно влияет на выработку подчинёнными новых идей, способствует обмену информацией и развитию коммуникаций.

В реальной жизни менеджеры придерживающиеся строго автократического или демократического стилей руководства встречаются крайне редко. По моему мнению менеджер должен использовать преимущества каждого стиля и применять его в зависимости от особенностей ситуации.

Значение информации и коммуникаций в процессе принятия управленческих решений

Ни одна организация не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются все её работники, от простого рабочего или служащего, до директора.

Информация (лат. information – разъяснение, изложение) – 1) сообщение о чём-либо; 2) сведения, являющиеся объектом хранения, переработки и передачи; 3) в математике и кибернетике – количественная мера устранения неопределённости (энтропии), мера организации системы; теория информации – раздел кибернетики, изучающий количественные закономерности, связанные со сбором, кодированием, передачей и преобразованием информации.[3]

«Сама по себе информация, - считает академик В.Г.Афанасьев, - не способна увеличить производство материальных или культурных ценностей. Она только тогда приносит пользу, когда воплощается в технику и технологию, в ценности культуры, в знания и опыт людей, в формы их общения, во всю систему общественных отношений».[4] Данной точки зрения придерживался и К.Маркс: «…Для того, чтобы пользоваться множеством, человек должен быть в высокой степени культурным человеком».[5]

Следовательно, культуру работы с информацией можно охарактеризовать как сознательное отношение к процессам принятия, переработки, хранения, создания и передачи информации. По мнению автора данного дипломного проекта культура работы с информацией начинается прежде всего со знания классов, видов и свойств информации.

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и её окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.

Информация может быть классифицирована по ряду следующих позиций:

Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80-90%.[6]

Информация может быть также классифицирована по объёму, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

Важнейшим элементом при работе менеджера с информацией является коммуникационный процесс.

Коммуникационный процесс (коммуникации) – это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.[7]

Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приёма посетителей, составления и чтения различных документов и т.п. И это - жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, поэтому лица, причастные к ней, часто стремятся её утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать - ведь нехватка информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Правда, точно так же её дезориентирует и избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной.

Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит её отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т.п.

На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п., и соответственно этому подбирается подходящий способ её передачи - устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков.

Считается, что при передаче информации не стоит ограничиваться одним каналом — действительно, сообщения, по возможности, лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе менеджер может погрязнуть в бюрократической волоките.

 Скачать реферат