Рабочее место и информационное обеспечение менеджера

На третьем этапе происходит передача информации, её получение (восприятие получателем), декодирование (расшифровка), и осмысление.

Отправитель любой информации всегда ждёт, что получатель каким-то образом на неё отреагирует и донесёт до него эту реакцию, иными словами, установит с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь - есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нём информации.

В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнёром (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефразирование, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать

Устойчивая обратная связь позволяет существенноповыситьнадёжность обмена информацией и хотя бычастично избежать еёпотерь и помех, искажающих её смысл.

К помехам прежде всего относятся стереотипы, то есть устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, так и её получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом «как поняли?», на который обычно в любом случае отвечают.

Зачастую информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение,предвзятоотносятся друг к другу или к тому, о чём или оком идёт речь. Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности. Этотинтерес можно возбудить доводя до сведения партнера выгоды, которыеон может иметь, относясь к информации должным образом, и потери, связанные с её игнорированием.

Препятствием обмену информацией могут служить и «технические неполадки». К ним прежде всего относится разное понимание символов, с помощью которых информация передаётся, вызванное различиями в образовании, специальности,квалификации, национальными особенностями либо слабым знанием языка.

Часто вербальная (передаваемая спомощью слов) информация искажается невербальным «довеском»,которые также могут по тем или иным причинам восприниматьсянеоднозначно (в Болгарии отрицание сопровождается кивком головы, что в большинстве стран воспринимаетсякак знак согласия). Также искажение или потеря информациипроисходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянностипартнёров, их лени или наоборот, импульсивности, не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости, выражающейся в перебивании партнёра, забегании вперед, недослушивании до конца, постоянном комментировании услышанного. Всё это не даёт возможности одному из участников обмена информацией донести её до другого в полном объёме, а другому - соответствующим образом её воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений.[8]

Исходя из вышесказанного можно сделать вывод – что информация это отражение окружающего нас мира, его свойств, качеств или каких либо процессов происходящих в нём. Информация может быть полезна только в случае если она отвечает всем требованиям, то есть она достоверна, полна, актуальна и ясна. Именно информация является предметом управленческого труда, а управленческое решение как продукт деятельности менеджера непосредственно зависит от качества информации. Для облегчения передачи информации её необходимо документировать.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определённым правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.[9]

Организация процесса делопроизводства

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995г. № 24-ФЗ. Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:

· порядок документирования информации;

· право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, в том числе в информационных системах;

· категории информации по уровню доступа к ней;

· порядок правовой защиты информации.

Закон следующим образом определяет понятия «документальная информация» и «информационные ресурсы»:

документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать;

информационные ресурсы – отдельные документы и массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).[10]

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.[11]

Делопроизводство (ДОУ) предполагает прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование может осуществляться как на естественном языке так и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы – документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа – изображение документа на экране монитора.

При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях – документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации ЭВМ.

Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

В настоящий момент наиболее распространённым носителем информации является бумага, но технический прогресс способствует всё большему распространению магнитных и электронных носителей, позволяющих обрабатывать и хранить информацию с помощью ЭВМ.

 Скачать реферат