Анализ деятельности ООО "Центр деловой информации "Норма"

2.1.3 Анализ системы управления на предприятии

Организационная структура «Издательского дома «Норма» представляет собой совокупность отделов и служб, организованных по комбинированному (смешанному) типу (Приложение А). Такой принцип организации очень удобен, так как соединяет в себе два взаимодополняющих способа: линейный и функциональный.

Линейный способ обеспечивает связь подчиненного с непосредственным начальником. К ее достоинствам можно отнести то, что у каждого подчиненного имеется только один непосредственный начальник, линейные связи наиболее короткие и поэтому здесь отсутствуют большие потери информации при передаче с одного на другой уровень [14]. Функциональные связи дополняют линейные связями специалистов, то есть высококомпетентных в своей области знаний. При использовании такой структуры есть возможность привлекать консультантов и экспертов со стороны.

Для структуры фирмы характерен повышенный контроль, централизация и координация действий в высшем звене управления. Эффективность управления повышается за счет специализации персонала, централизованного контроля за стратегическими решениями, дифференциализации и делегирования текущих управленческих решений.

В системе каждый элемент выполнят свои функции.

Отдел сбора и обработки информации.

Является самым важным для конечного продукта, так как покупатели приобретают не рекламные буклеты, а платят за информацию. При такой важности структура этого подразделения достаточна проста. Начальник информационного отдела отвечает за качество информации в печатной и электронной версии справочника «Деловой Киров», издаваемого ежегодно; в районных телефонных справочниках, в рабочей базе данных, с которой сверяется информация во всех изданиях.

Рекламный отдел.

По праву считается сердцем организации. Именно этот отдел приносит основные денежные средства для реализации всех проектов. Задача данного структурного подразделения – заключение договоров на рекламу в издания ООО Центр деловой информации «Норма», помощь предприятиям в организации рекламных кампаний, содействие повышению эффективности рекламы, продвижению товаров на рынок. Все менеджеры по рекламе подчиняются и отчитываются о проделанной работе начальнику рекламного отдела, который определяет направление и объем работ на краткосрочную и среднесрочную перспективы в соответствии со стратегией развития организации. Всего в рекламном отделе 15 менеджеров по рекламе, в должностные обязанности которых входит обсуждение условий и заключение договоров на рекламу во все издания Издательского дома «Норма», продажа справочников, заполнение всей требуемой бухгалтерской и отчетной документации, проверка соответствия данных о фирме-рекламодателе, содержащихся в базе данных.

Отдел продаж.

Второй источник поступления средств в ООО Центр деловой информации «Норма». В соответствии со штатным расписанием отдел продаж состоит из двух человек – начальника отдела продаж и торгового агента, фактически же все менеджеры по рекламе являются и менеджерами по продажам. Каждый помимо заключения договоров на рекламу занимается и продажей справочников, существуют обязанности дежурного по отделу продаж.

Компьютерный отдел.

Занимается разработкой и изготовлением оригинал-макетов рекламных объявлений в справочники, журнал и газеты, выпускаемые «Нормой», а также разработкой дизайна для календарей, плакатов, буклетов, которые печатаются в типографии г. Нижний Новгород. Самая творческая часть коллектива – дизайнеры. За процедуру верстки и техническое обеспечение будущих изданий отвечает инженер. Два оператора занимаются набором и проверкой информации.

Редакция газеты «Стройка».

Это одно из приоритетных направлений деятельности компании. Всего в России и Белоруссии существует 35 представительств группы компаний «Норма», каждое из которых в обязательном порядке выпускает свой региональный выпуск этой газеты. Руководит этим проектом выпускающий редактор, который совместно с дизайнерами, менеджерами по рекламе, курьерами готовит и распространяет данное издание, рекламирует и позиционирует его на рынке строительных услуг.

Курьерская служба.

Является очень важным элементом в работе с клиентами. Отвечает за своевременное получение всех изданий из типографии, отправку корреспонденции и продукции рекламодателям, партнерам и клиентам Издательского дома «Норма».

2.1.4 Кадровая политика ООО Центр деловой информации «Норма»

За двенадцать лет Кировское представительство Информационного агентства «Норма» из небольшой группы энтузиастов выросло в твердо стоящее на ногах информационное агентство, известное всем деловым людям в городе и области. Вырос и коллектив. Сегодня в штате Издательского дома «Норма» работает 35 молодых высокообразованных специалистов, профессионалов своего дела, имеющих за плечами педагогическую или политехническую вузовскую подготовку, основная часть которых прошла стажировку в Москве и Санкт-Петербурге. Каждый из специалистов уникален и безгранично талантлив. Коллектив формировался годами, и сейчас это сплоченный, хорошо организованный коллектив профессионалов, знающих и любящих свою работу и ценящих свой труд и самих себя. Менеджерами по рекламе также работают и студенты, которые после окончания университета другую работу не ищут.

От правильного решения кадровых вопросов напрямую зависит благополучие организации. Сегодня за кадровую работу в ООО «Центр деловой информации «Норма» отвечает директор по персоналу. Главная его задача – удовлетворение потребности организации в персонале в заданном количестве и необходимого качества. Удовлетворение этой потребности происходит в процессе набора кадров. Набор кадров производится в соответствии с плановыми расчетами, в основе которых лежат: данные о составе и структуре персонала, его текучести, продолжительности рабочего дня, потерях времени, планы производства, сбыта. Исходя из этой информации, создается прогноз необходимой численности персонала и дополнительной потребности в нем. Процесс набора кадров в Центр деловой информации «Норма» осуществляется в несколько этапов: сначала происходит первичное выявление кандидатов, способных выполнять функции, необходимые в данный момент организации как внутри, так и за ее пределами: в учебных заведениях, у конкурентов, через посреднические организации, с помощью объявления в СМИ. Такие объявления содержат сведения о вакантных должностях, требованиях к кандидатам, условиях оплаты труда, дополнительном вознаграждении. Следующим этапом является отбор кадров. Это процесс изучения психологических и профессиональных качеств претендентов с целью установления их пригодности к выполнению служебных функций. Требования к кандидатам задаются профессиограммой, т.е. систематизированным описанием комплекса качеств, которыми должен обладать сотрудник, претендующий на данную должность. Основными критериями отбора считаются: образование - высшее, опыт работы, деловые качества, профессионализм, тип личности, потенциал ее развития, соответствие кандидата реальной потребности и корпоративной культуре организации. При отборе кадров ориентируются на сильные стороны человека и ищут наиболее соответствующих требованиям, которые предъявляются содержанием работы. Первичное выявление кандидатов происходит путем анализа их документов (анкет, резюме, характеристик, рекомендаций) и ознакомительного собеседования. Такие мероприятия позволяют отсеять сразу же до 80 – 90% претендентов. С оставшимися ведется работа и выбираются лучшие. Для отбора лучших претендентов используются следующие методы: собеседования, которые дают возможность оценить интеллект, профессионализм, эрудицию, сообразительность, прилежание, наблюдательность, инициативность, энтузиазм, честность, а также причины, по которым человек оставил прежнее место работы и т.п. Завершающим этапом процесса отбора является собеседование с линейным руководителем, который с помощью специалиста по персоналу и психолога на основе сопоставления различных кандидатов выбирает наиболее подходящих.

 Скачать реферат