Совершенствование коммуникаций первичных трудовых коллективов

Так отдел IT и отдел технического сопровождения в виду схожих функций стали подчиняться директору по программному и техническому сопровождению. В связи с этим сократится время рассмотрения и выполнения, подаваемых технических заданий другими первичными трудовыми коллективами. Например: Техническое задание коммерческого отдела на составление и внедрение отчета по анализу затрат в разрезе статей, при его своевременно выполнении позволит отслеживать изменение соответствующих данных, а следовательно оперативно принимать соответствующие управленческие решения, направленные на сокращение данных издержек. Что в свою очередь положительно отразится на изменении прибыли в сторону увеличения по истечении отчетного периода.

Также предлагается подчинить директору по программному и техническому сопровождению технического отдела, так как при существующей структуре, отдел IT отвечает за бесперебойную работу программного обеспечения расположенного на сервере, находящегося под ответственность отдела технического сопровождения. При возникновении проблемы такой, как прибои в работе программного обеспечения, нет возможности оперативно установить причину данной проблемы, так как ни один из начальников отделов не берёт на себя ответственность за сложившуюся ситуацию. При реализации предложенной структуры возникающие проблемы будут находить более оперативное их решение за счет согласованности действий двух отделов.

Для более эффективной работы отдела продаж по направлениям оптовых и розничных продаж, предлагается разделить данный отдел на два аналогичных направления с выделением управляющих, наделённых соответствующими полномочиями в рамках своего отдела. Что позволит оперативно получать более полную и достоверную информацию, а именно наличие и уровень дебиторской задолженности, более быстрый и не искаженный документооборот для первичных трудовых коллективов, которым нужна данная информация для выполнения своих функциональных обязанностей. А подчинение отдела продаж начальнику коммерческому директору позволит централизировать подаваемую информацию (Приложение 3).

Ротация по горизонтали маркетолога из отдела продаж в отдел рекламы, предлагается для более эффективной работы данной штатной единицы. Что обеспечит централизацию ответственности за все проведенные рекламные компании. Кроме того, разработка рекламных компаний будет проводиться в рамках одного отдела, что приведет к более полному выполнению своих функциональных обязанностей, направленных на одну цель.

Существующая структура бухгалтерского отдела также претерпела изменения. Приложение 4. Была сокращена единица старшего бухгалтера по браку, а вместо освободившейся единицы был введен бухгалтер по браку, который стал находиться в подчинение у старшего бухгалтера по реализации. Были убраны с прямого подчинения главному бухгалтеру рядовые сотрудники бухгалтерии (напр. бухгалтер по авансовым отчетам, бухгалтер по поступлениям и т.д.) и прикреплены к соответствующим по функциональным обязанностям старшим бухгалтерам. Также были кладовщики переданы в подчинение руководителя отдела логистики. Это позволит уменьшить разнопланновость и нагрузку поступающих информационных потоков главному бухгалтеру, обеспечит согласованность подаваемой информации. В свою очередь это позволит передавать более точную информацию руководителя всех уровней управления. А также будет подаваться не искаженная информация в управляющие органы внешнего финансового контроля (налоговые органы, бюджетные органы и внешние аудиторы) и инвесторам, заинтересованным в сотрудничестве и пр.

Перевод кладовщиков в подчинении отдела логистики даст возможность рационально распределить товарные остатки по складам, с целью не допущения перезагруженности или недозагруженности того или иного склада по существующему ассортименту. Кроме того, это позволит систематизировать погрузочно-разгрузочные работы.

Таким образом, реализация предложенных изменений позволит упорядочить линейно-функциональные коммуникации между субъектами и объектами управления. Перераспределение и делегирования полномочий позволит улучшить управляемость предприятия и повысить ответственность руководителей административных и прочих подразделений. Приложение 3

Экономия годового фонда заработной платы за счет сокращения штатных единиц (начальник склада брака, начальник отдела технического сопровождения),сокращения должности начальника отдела ITсмены, с создания новой должности директора по программному и техническому сопровождению, понижения в должности старшего бухгалтера по браку на должность бухгалтер по браку, составила 322 тыс.руб.

Расчет производился на основании разницы в суммах старого штатного расписания (Приложение 5) и нового штатного расписания (Приложение 6)

Кроме изменения организационной структуры, которая способствует улучшению горизонтальных и вертикальных коммуникаций между первичными трудовыми коллективами организации ООО «ДТК», также предложено ввести положение по отделам. Положение по отделам способствует закреплению функциональных обязанностей отдела, оговаривает структуру коммуникаций и документооборота между первичными коллективами, определяет степень ответственности отдела за несоблюдение предписанных положений.

Положение об отделе – документ, регламентирующий работу конкретного подразделения, и включающий в себя:

- цели работы

- основные задачи и функции

- место в структуре компании

- порядок взаимодействия с другими подразделениями

- внутреннюю структуру отдела

- формы отчетности

- критерии эффективности

Положение по отделу состоит из следующих семи пунктов:

- общие положения

- задачи отдела

- структура отдела

- функции отдела

- взаимоотношения отдела с другими подразделениями организации

- права

- ответственность.

Исходя, из данной структуры построения положения по отделам были разработаны соответствующие положения для трёх отделов:

- бухгалтерский отдел Приложение 7

- планово-финансовый отдел Приложение 8

- отдел продаж Приложение 9

Остальные положения для других отделов разрабатываются по аналогии с этими отделами.

Данные отделы были выбраны как наиболее типичные для рассмотрения коммуникации этих отделов и рассмотрения документооборота между ними.

В пункте 5 всех положений по отделам показывается система документооборота между первичными коллективами (отделами), оговаривается перечень документов, необходимых для передачи другим отделам. В пункте 5 всех положений определяется лицо, ответственное за несоблюдение оговоренной структуры документооборота, т.е. несвоевременность и полноту предоставления необходимой документации.

Введение положений по отделам позволит эффективно исполнять свои функциональные задачи, формализует и структурирует систему коммуникаций между первичными трудовыми коллективами организации.

Анализ эффективности предложения по совершенствованию коммуникаций первичных коллективов

Рассмотрим экономический эффект, полученный в результате внедрения рекомендаций по совершенствованию коммуникаций первичных трудовых коллективов.

 Скачать реферат