Совершенствование коммуникаций первичных трудовых коллективов

Отдел УП предоставляет планово-финансовому отделу реестр документов на оплату те или иных использованных услуг сторонних организаций, приблизительные сметы на проведения тренингов и обучений. Планово–финансовый отдел предоставляет отделу УП раз в месяц анализ затрат по подбору персонала в разрезе способов их поиска (объявления в СМИ, кадровые агентства и т.д.).

Коммерческому и генеральному директору отдел УП отдаёт отчет о проделанной работе за месяц.

		Рис.11. Структура горизонтальных коммуникаций отдела логистики

Отдел логистики предоставляет планово-финансовому отделу ежедневный реестр документов на оплату транспортных услуг. В свою очередь планово-финансовый отдел ежемесячно предоставляет анализ транспортных затрат.

Отдел логистики передаёт коммерческому отделу отчет по транспортным затратам для составления планового бюджета в планово-финансовый отдел и оптимизации расходов по транспортным услугам.

Бухгалтерский отдел получает от отдела логистики первичные документы по полученным транспортным услугам, договора заключённые с транспортными компаниями, а также авансовый отчет по выданным денежным средствам. Бухгалтерский отдел предоставляет отделу логистики ежемесячно реестр по недоработанным или отсутствующим документам, доверенности на получение товароматериальных ценностей.

При рассмотрении коммуникаций между отделом логистики бухгалтерским отделом, выявлена не налаженность документооборота. Это можно представить на примере. Отдел логистики при отгрузке товара покупателю вовремя не предоставляет необходимой информации бухгалтерскому отделу, что в свою очередь, не позволяет бухгалтерскому отделу своевременно предоставить отчетность финансовому отделу, что приводит к принятию неверных управленческих решений. Это происходит потому, что у отдела логистики отгрузка товара это конечная её цель. Т.е. в положениях по предприятию не указано сроков подачи отчетов в бухгалтерский отдел и следовательно, происходит задержка с подачей документов. В свою очередь, в бухгалтерском отделе есть четкие сроки подачи отчетности и для выполнения своих функций, отдельным работникам бухгалтерии, которым необходима данная отчетность, приходится непосредственно забирать необходимые документы из отдела логистики.

Рассмотрим коммуникации отдела продаж.

Отдел продаж отчитывается за проделанную работу перед генеральным и коммерческим директором в виде анализа дебиторской задолженности отчет по предоставленным бонусам, скидкам и их согласование. Обсуждают рекламные акции компании для покупателей, и предоставляют отчет об их проведении.

Бухгалтерский отдел принимает от отдела продаж первичные документы по реализации и оказанным транспортным услугам, документы по реализации розничных магазинов., договора купли-продажи, аренды, оказанных услуг, отчет по основным средствам в розничных магазинов. Бухгалтерский отдел еженедельно составляет для отдела продаж реестр по недоработанным или отсутствующим отгрузочным документам.

Планово-финансовый отдел получает от отдела продаж ежемесячный анализ дебиторской задолженности.

Отдел продаж предоставляет коммерческому отделу первичные данные для планового бюджета в планово-финансовый отдел.

По данному отделу отрицательным моментом является двойственность передачи информации двум директорам, неорганизованность коллектива в плане работы с первичными документами. К этому приводит отсутствие у отдела продаж прописанной ответственности за работу с первичной документацией, и её последующей передачи другим отделам, которым эта информация необходима для эффективного выполнения своих функций. Отсутствие у данного коллектива положения по отделу, приводит к слабой информированности о своих целях и целях всей организации. Отсюда и слабая эффективность коммуникаций с другими коллективами.

	Планово-финансовый отдел

 Скачать реферат