Совершенствование коммуникаций первичных трудовых коллективов

в) существующая система документооборота затрудняет выполнение всех функций и задач первичных трудовых коллективов.

Анализ коммуникаций первичных коллективов организации

ООО «ДТК» по организационно-правовой форме относится к негосударственному предприятию, являясь обществом с ограниченной ответственностью. Как и на всех предприятиях аналогичного профиля принята линейно-функциональная структура управления, которая представлена в приложении 1.

Возглавляет предприятие генеральный директор, который реализует основные функции управления, такие как: оперативное управление, перспективное развитие, финансово-экономическую стратегию. В круг функциональных обязанностей директора входит и кадровая политика, развитие социальной инфраструктуры предприятия, работа с кадрами. Делегирование полномочий не предусматривается.

Директор по коммерческим вопросам – Функция обеспечения производства и сбыта продукции, внешнеэкономические связи. Полное руководство участком.

Главному бухгалтеру – ведение материального и финансово-хозяйственного учета.

Кроме перечисленных выше функциональных руководителей Генеральному директору напрямую подчинены финансовый отдел, отдел логистики, отдел IT, отдел внутреннего контроля, отдел технического сопровождения, отдел продаж. Очевидно, что имеет место превышение норм управления, т.к. Генеральному директору напрямую подчинены девять субъектов управления. В результате этого качество управления снижено. Схема подчиненности Генерального директора должна быть усовершенствована, т.е. минимизирована.

Рассмотрим далее функциональные обязанности первичных коллективов (отделов),

Коммерческий отдел. Функция отдела – работа с поставщиками товаров, оформление договорных отношений, анализ текущих и перспективных сотрудничеств с поставщиками.

Отдел службы внутреннего контроля. Отдел обеспечивает пропускной режим на предприятии, контроль за перемещением товарных ценностей за пределы предприятия. Контроль и охрана периметра предприятия. Задача отдела не совмещается.

Отдел логистики. Отдел осуществляет работу с транспортными компаниями, осуществление договорных отношений. Осуществляет доставку купленных товаров до конкретного покупателя.

Отдел рекламы. Проведение рекламных акций, разработка брендов, разработка PR-акций.

Отдел продаж. Осуществляет анализ рынка сбыта, продажа товара оптовым покупателям. Проведение мониторинга цен и проведение маркетологом акций для покупателей.

Отдел управления персоналом. Ведение документации по персоналу, отбор, адаптация, обучение нового персонала и уже существующего.

Отдел IT. Программное обеспечение все организации. Контроль за автоматизацией организации.

Бухгалтерский отдел. Ведение первичной документации, сдача отчетности, выявления финансового результата.

Планово-финансовый отдел. Составление ежегодного и ежемесячного планового бюджета.

Рассмотрим вертикальную структуру организации коммуникаций первичных трудовых коллективов представленную на Рис. 7.

Рис. 7. Структура вертикальных коммуникаций организации

Из рассмотренной схемы вертикальных коммуникаций видно, что коммерческому директору подчиняются финансовый директор, которому в свою очередь подчиняется бухгалтерский отдел и планово-финансовый отдел. Все остальные отделы подчиняются генеральному директору. Из этого можно сделать вывод о том, что генеральный директор имеет избыток информации, поступающих от подчинённых ему отделов, включая отчетность от финансового директора. Коммерческий директор получает информацию от планово – финансового отдела и бухгалтерского отдела, что приводит к узкому видению о состоянии дел в организации.

Из схемы видно, что существуют два разных вышестоящих должностных лица, которые могут принимать разноплановые и разнохарактерные управленческие решения. Финансовый директор, отвечающий за перераспределение финансовых ресурсов, может принять, на основе двух разнохарактерных приказов, неверное решение. Принятие неверного управленческого решения может привести к значительным, экономически неоправданным решениям.

Это можно описать на следующем примере.

У организации на балансе существовало некоторое здание, находящееся далеко от основных магистралей. Генеральным директором было принято решение о снятии его с баланса предприятия и последующей продаже. Был найден реальный покупатель. В свою очередь, коммерческим директором было принято решение о его сохранении и переоборудовании под офисные помещения. Финансовым директором, после анализа полученных распоряжений, принято решение сохранении здания у предприятия, и выделение на его реконструкцию 50 млн.руб. По истечении длительного срока, генеральным директором и коммерческим директором принято совместное решение о нецелесообразности использования данного здания и вынесено решение о его продаже под складские помещения. Убыток от принятия разноплановых решений составил больше 38 млн.руб.

Далее, из схемы видно что, финансовая отчетность, необходимая для принятия управленческих решений предоставляется отдельно генеральному директору, и отдельно коммерческому директору. Этот факт также может служить источником для принятия неверного управленческого решения

Основным отделом в ООО «ДТК» является планово-финансовый отдел. В его функции входят:

- анализ финансовой деятельности

- предоставление перспективного бюджета

- отслеживание финансовых потоков предприятия

- принятие управленческих решений

Для выполнения данных функций финансовому отделу необходимо получение достоверной и полной информации о состоянии предприятия на текущий момент. В случае получения неполной или недостоверной информации управленческое решение может быть принято неверно, что может повлечь экономически неоправданные дополнительные расходы в текущем периоде. Данный отдел получает необходимую информацию от нижестоящих отделов. Таковыми являётся бухгалтерский отдел. Отчетность от других первичных коллективов поступают либо через генерального директора, либо через начальников отделов. Это не позволяет своевременно получать полную и достоверную информацию, необходимую для выполнения своих функций.

 Скачать реферат