Совершенствование коммуникаций первичных трудовых коллективов

- осуществляет совершенствование автоматизации предприятия

- разработкой для первичных коллективов специализированных программ, необходимых для выполнения их функций

Проблематика коммуникаций отдела IT заключается в бюрократизации их функций.

Любая заявка на техническое задание, прежде чем будет принята к исполнению программистами отдела IT, должна пройти согласование, прежде всего, с директором по автоматизации, а потом принята к рассмотрению начальником отдела IT. Это приводит к длительности исполнения данной заявки и соответственно приостанавливает работу первичных коллективов, которым исполнение данного технического задания необходимо.

Отдел технического сопровождения занимается всей оргтехникой и связью организации. Подчиняется непосредственно своему начальнику (Приложение 1).

При рассмотрении их функциональных обязанностей, было выявлено не рациональное разделение первичных коллективов, схожих по своим функциям (отдел IT). Оба отдела направлены на работу всех первичных трудовых коллективов организации, обеспечивая их бесперебойной работой с базами данных, исправностью оргтехники и прочих систем автоматизации.

Финансовый директор является связующим звеном эффективной работы нескольких первичных трудовых коллективов. Приложение 1. Финансовый директор подчиняется непосредственно генеральному и коммерческому директору, предоставляя обоим следующие виды отчетностей:

- данные по бухгалтерской отчетности (налоги, анализ финансово-хозяйственной деятельности)

- анализ затрат

- план-факт (анализ исполнения планового бюджета)

- консолидированный бюджет

- отчет по кредитным линиям и заложенному имуществу, недвижимости, земли и товара

- анализ и причины изменений дебиторской и кредиторской задолженности, а также остатков на складах

- бизнес – план

- согласование штатного расписания

- отчет о результатах работы по направлениям

Полная схема документооборота организации ООО «ДТК» представлена в приложении 2.

При анализе коммуникаций первичных трудовых коллективов в организации ООО «ДТК» были выявлены следующие выводы:

- выявлена не налаженность документооборота в организации.

Это выражается в несвоевременности и полноте предоставления первичных документов и отчетности, тем первичным коллективам, которым они необходимы для выполнения своих непосредственных функциональных обязанностей.

- выявлено отсутствие у отделов четких функций и нечетко сформулированных задач.

Надо сказать, что коммуникации персонала организации осуществляется на основе должностных инструкций. Каждый сотрудник организации имеет свои определённо поставленные задачи и функции. Т.е каждый сотрудник направлен на выполнение только своих задач, и предоставление отчетов идет только вышестоящему лицу. При этом нигде не оговорен тот факт, что от своевременности и полноты, выполняемых им функций и задач, зависит работа другого сотрудника этого или другого отдела. Отсутствие положения по отделам приводит к вышеуказанным фактам.

- выявлено отсутствие знания целей организации. Это также приводит к неэффективности коммуникаций между первичными трудовыми коллективами. Незнание конечного результата, приводит к отсутствию направленности на достижение данной цели. Следовательно, слабая мотивация к работе.

- не оптимально налаженные коммуникации между первичными трудовыми коллективами. Это выражается в избыточном документировании процессов, несогласованностью целей, малому сплочению всех первичных трудовых коллективов в единую команду, необходимой для решения всех поставленных задач и к полноте выполнению своих функциональных обязанностей. Вследствие этого возникает занижение или, наоборот, завышение своей (коллективов) значимости для организации.

- выявлена не оптимальность организационной структуры.

Это выражается в излишнем дроблении первичных коллективов по функциональным обязанностям, излишней бюрократизацией процессов.

- наличие в организационной структуре такого явления как, наличие двух основных директоров, способных принимать разноплановые и разнохарактерные управленческие решения, способных привести к экономически необоснованным затратам.

В целом деятельность предприятия и его экономическое развитие является успешным, также необходимо отметить, что коммуникационная система первичных коллективов организации в целом весьма работоспособна, но ей нахватает той степени формализации и упорядочивания, которая бы способствовала наиболее эффективно выполнять свои функциональные обязанности первичным трудовым коллективам. В третьей главе мы сформулируем рекомендации по совершенствованию коммуникаций первичных коллективов предприятия, представим усовершенствованную организационную структуру организации, способствующую улучшению коммуникаций первичных коллективов. Также представим положения по отделам, которые необходимы для упорядочивания документооборота и определения ответственного лица, отвечающего за неисполнение положений по отделу.

Предложения по совершенствованию коммуникаций первичных трудовых коллективов в организации

При рассмотрении во второй главе коммуникаций первичных трудовых коллективов в организации ООО «ДТК», были выявлены следующие основные проблемы:

- двойственность управления организацией

- несовершенство документооборота

- не оптимальность организационной структуры

Все эти проблемы не способствуют эффективной коммуникации между первичными коллективами организации, не позволяют максимально использовать ресурсы первичного коллектива.

Для решения задачи налаживания оптимально эффективных коммуникаций между первичными коллективами, налаживания между ними документооборота, способствующего выполнять в полной мере свои функциональные задачи, были предложены следующие рекомендации:

- проектирования новой организационной структуры организации

- введения положений по отделам, способствующих формализации процессов работы самого отдела и коммуникаций его с другими отделами, определения эффективного документооборота между первичными трудовыми коллективами организации.

При определении новой структуры коммуникаций между первичными коллективами, были приняты во внимание все выявленные проблемы и недостатки прежней организационной структуры. Приложение 1

При проектировании новой организационной структуры, способствующей улучшению коммуникаций первичных трудовых коллективов, были учтены функциональные обязанности каждого первичного коллектива, рассмотрена их влияние на работу других первичных коллективов, определенна степень их влияния. Также была учтена система подчинённости одних первичных коллективов другим и степень этой подчинённости.

Схему новой структуры можно представит на следующем рисунке. Рис 15

 Скачать реферат