Совершенствование коммуникаций первичных трудовых коллективов

Из схемы видно, что существующая вертикальная структура коммуникаций является недостаточно эффективной для оптимального использования всех первичных коллективов организации. Происходит рассогласование целей, получение разнохарактерной информации, несовершенство документооборота.

Перейдём к рассмотрению горизонтальных коммуникации первичных трудовых коллективов в данной организации на текущий момент. Горизонтальная коммуникация, является тем видом коммуникаций, которые определяет структуру и направленность отчетности тому или иному первичному коллективу, показывает документооборот, и степень полноты выполнения своих функций, от которых зависит работа других первичных коллективов.

Рассмотрим структуры коммуникаций отдела службы внутреннего контроля. (Рис. 8.)

	Рис. 8. Структура горизонтальных коммуникаций отдела службы внутреннего контроля

Служба внутреннего контроля находится в непосредственном подчинении у генерального директора. При этом при возникновении ситуации, например хищения имущества ил задержание посторонних на территории организации, начальник службы контроля отчитывается в полном объеме, как перед генеральным директором, так и перед коммерческим директором.

С отделом персонала коммуникации налажены на следующем уровне. При поступлении на работу нового сотрудника, чья работа связанна с материальными ценностями, отдел управления персоналом подаёт заявку в отдел внутреннего контроля, для проведения им (отделом) поверки данного сотрудника на наличие у него судимостей или каких-либо претензий со стороны организаций предыдущих мест работы данного сотрудника. После чего отдел внутреннего контроля передаёт всю имеющуюся документацию отделу управления персоналом. Данная функция является нигде не прописанной и неформализированной. Других формальных коммуникаций отдел внутреннего контроля не имеет. Проблема возникает только в отчетности двум директорам организации.

Горизонтальные коммуникации отдела рекламы представлены на Рис. 9.

			Коммерческий директор		Коммерческий отдел
		Рис.9. Структура горизонтальных коммуникаций отдела рекламы

Процесс коммуникаций трудового коллектива отдела рекламы представляет собой следующее. В бухгалтерский отдел от отдела рекламы поступает первичная документация (счет-фактуры, акты выполненных работ), отчитывается за подотчетные денежные средства, предоставляя авансовые отчеты, отдаёт заключенные договора со сторонними организациями на получение услуг. В свою очередь, по окончании месяца, бухгалтерский отдел предоставляет отделу рекламы реестр недоработанных или отсутствующих документов. Также бухгалтерский отдел выдаёт доверенности для получения товарных ценностей у сторонних организаций.

Особых проблем в коммуникации между этими отделами не существует. Недостатком является наличие самих реестров о недоработанных или отсутствующих документов предоставляемых бухгалтерским отделом отделу рекламы. Это объясняется отсутствием у отдела рекламы прописанных в должностных обязанностях востребования у сторонних организаций документов, подтверждающих оказание той или иной услуги. Это ведёт к недостоверности подачи бухгалтерией отчётности.

Отдел рекламы предоставляет планово-финансовому отделу ежедневный реестр документов на погашение кредиторской задолженности и ежемесячный отчет о фактически понесённых затрат на рекламу по направлениям.

С генеральным и коммерческим директорами происходит та же двойственность подачи информации и согласования действий. Коммерческому и генеральному директору предоставляются следующие отчеты:

- отчет по проведённым рекламным акциям

- расчет эффективности проведения рекламных акций

- утверждения плана размещения рекламных конструкций

- разработка и согласование торговых марок

- согласование дизайна упаковки (согласовывается не только с коммерческим и генеральным директором, но и с начальником коммерческого отдела).

		Рис.10. Структура горизонтальных коммуникаций отдела по управлению персоналом

Отдел управления персоналом связан, фактически, со всеми первичными коллективами данной организации по вопросам подбора, адаптации и обучения персонала.

Бухгалтерскому отделу отдел УП предоставляет первичные документы на использованные услуги по подбору персонала, его обучения и адаптации. Также отдел УП предоставляет бухгалтерскому отделу приказы различного характера связанные с заработной платой, больничными листами, командировочными. Бухгалтерия отдаёт отделу УП заявку на подбор персонала. Проблема документооборота бухгалтерского отдела с отделом УП заключается в несвоевременном предоставлении документов. Данная функция не прописана в должностных инструкциях сотрудников отдела УП.

Отдел продаж подаёт отделу УП заявку на подбор персонала, на проведение тренингов или заявку на повышение квалификации того или иной группы сотрудников отдела продаж. Отдел УП передаёт информацию о планах и темах проведения тренингов и обучения групп сотрудников отдела продаж. Особых проблем в коммуникации между этими отделами нет.

 Скачать реферат