Анализ и совершенствование функционирования системы управления г. Новосибирска (на примере швейного предприятия)

Выделим следующие типы контактов: ([?, стр. 47]).

1). Выдача и получение заданий.

2). Отчётность о результатах работы.

3). Согласование.

4). Совещания.

Существует четыре типа контакта + официальная структура подчинения.

В системе управления может осуществляться как истинный контакт, так и квази-контакт. Имеется в виду, что связь может быть зафиксирована в официальной документации, но фактически не осуществляться. В связи с этим целесообразно иметь информацию о факте непосредственной подчинённости одной должностной позиции по отношению к другой, хотя первых два типа контакта и характеризуют подчинённость. Для характеристики частоты связи, кроме наличия контакта, важна его периодичность, или частота.

В связях выделена следующая периодичность А) систематически. Б) периодически В) редко

Контакты, осуществляемые систематически – это все контакты данного вида, происходящие с частотой от ежедневной до несколько раз в неделю; периодически – неоднократно в течение месяца, редко – происходящие в интервале раз в месяц и реже, без правильной периодически. Наиболее очевидная возможность получения общей матрицы деловых связей состоит в переходе на суммарную числовую оценку каждой пары связей между двумя должностными позициями. Для этого каждому типу контакта с учётом его периодичности ставится в соответствие условная количественная оценка. Оценка отражает относительную тесноту и постоянство данной связи по сравнению с другими типами связей. В данном случае важны не абсолютные значения оценок, а лишь их соотношение. Общая матрица деловых связей отражает основные закономерности, присущие данной системе, и наиболее существенные особенности исследуемой структуры.

В ряде случаев для характеристики иерархической структуры важен тип контакта. В частности, для структур управления выделяют горизонтальные связи, противопоставляя их вертикальным, соответствующим непосредственной подчиненности. Вышеописанный метод получения матрицы общих деловых связей позволяет получить аналогичную характеристику системы на уровне только горизонтальных связей. В этом случае оценка взаимосвязей должностных позиции строится не по всем типам контактов, а только по типу «согласование». В ряде случаев целесообразно введение дополнительного типа контакта «деловые встречи», и в этом случае взаимосвязь характеризуется как суммарная оценка по этим двум типам контактов по аналогии с построением матрицы общих деловых связей. Матрицы взаимосвязей должностных позиций, соответствующих только горизонтальным срезом матрицы общих деловых связей.

Матрица общих деловых связей не содержит в себе в явном виде информации о причинах и факторах, лежащих в основе возникновения той или иной связи в структуре управления. В ряде случаев эксперт-исследователь без труда может выяснить, какие причины обусловливают контакт между определённой парой должностных позиций.

Однако, с одной стороны, далеко не всегда возможно по матрице общих деловых связей выделить те или иные функции управления, которые лежат в основе этой связи, а с другой – в ряде случаев требуются априорная информация о причинах возникновения каждой из связей. В частности, такая ситуация возникает, когда необходимо рассмотреть организацию управления по той или иной группе функций.

В связи с вышеизложенным возникает необходимость в классификации контакта между должностными позициями не только по типу, частоте, но и по функциям управления, реализующимся через этот контакт. Следует отметить, что такая классификация является многозначной, т.е. взаимосвязь двух должностных позиций может обусловливаться необходимостью решения вопросов, относящихся к выполнению не одной, а нескольких функций управления. Предположим, что для каждой пары должностных позиций по каждому типу контакта известны функции управления. Рассмотрим заданную группу функций и выделим по каждому типу контакта только те взаимосвязи, в причины, возникновения которых входит хотя бы одна из функций рассматриваемой группы. Если при построении суммарных оценок взаимосвязей должностных позиций использовать только эти контакты, то получим функциональный срез матрицы общих деловых связей по заданной группе функций.

Информация о типах контактов, их направлениях, периодичности, а также функциях управления, лежащих в основе возникающих связей получается в результате обработки специальной анкеты руководителя.

Для установления типов связей и их периодичности разработан специальный вопросник, включённый в анкету. Упорядоченность вопросов преследует цель сначала оценить респондента как руководителя, а затем как подчинённого. Здесь приводятся вопросы в порядке соответствующей классификации. Вопросы, выявляющие непосредственную подчинённость: «Кто является Вашим непосредственным начальником? Если непосредственных начальников два или больше, то первым поставьте того, кто чаще отдаёт Вам распоряжения. Назовите всех». «Кто находится в Вашем непосредственном подчинении? Постарайтесь перечислить всех своих непосредственных подчинённых».

Эта связь, как правило, закреплена различного рода документах (инструкциях, положениях). Тем не менее, возможны ситуации, когда начальник указывает работника в качестве своего подчинённого, а тот его своим начальником не считает. И наоборот, должностное лицо указывает начальника, а тот его своим подчинённым не считает. Является ли данный контакт истинным, устанавливается по следующим вопросам: «Кому, и какие Вы даёте задания? Как часто? На выполнение, каких функций направлены эти задания?» «Кто отчитывается перед Вами о результатах своей работы? Как часто?». «На выполнение, каких функций направлены отчёты?».

Контакт фиксируется как истинное, непосредственное подчинение, если имеются ответы на все вопросы. Если же указанное лицо является только непосредственным начальником (подчинённым), но не выдаёт задания (не контролирует), то между элементами фиксируется квази-контакт. Ситуация, когда подчинённые получают задания не только от непосредственных начальников, но и от других лиц, встречается довольно часто. Например, непосредственным начальником для главного механика является главный инженер, но задания главный механик получает также от директора и других его заместителей. Иногда подчинённый не получает задания от непосредственного начальника, а получает их от другого лица. Начальник же лишь контролирует выполнение работы, а в необходимых случаях оказывает помощь. Тип и наличие горизонтальной связи – контакт согласования – устанавливается симметричными вопросами: «При решение своих задач руководители других подразделений завода вынуждены некоторые вопросы согласовывать с Вами. Какие это вопросы? Кто вступает с Вами в переговоры по данному вопросу? Как часто это происходит? На выполнение, каких функций направлено согласование?». «При решение своих задач Вы вынуждены согласовать некоторые вопросы с руководителями других подразделений завода. Какие это вопросы? С кем Вы вступаете в переговоры по данному поводу? Как часто это происходит? На выполнение, каких функций направлено согласование?». Это связь преимущественно горизонтального типа, хотя могут быть случаи согласования вопросов между разными уровнями.

 Скачать реферат