При разработке долгосрочных прогнозов объем информации может быть несколько сокращен в силу большой степени инерционности показателей и эволюторного характера их развития. Внимание при прогнозировании при этом должно уделяться количественной оценке влияния «фоновых» параметров, формирующих внешнюю среду. В краткосрочном периоде все больше возрастает зависимость результатов прогноза от объема информации.
С информационным обеспечением прогнозного моделирования связан ряд проблем, которые во многом объясняются Действующей в настоящее время практикой учета и отчетности.
Во-первых, действующая государственная отчетность, ориентированная в основном на внешних пользователей, имеет периодический характер, где отсутствует информация по более мелким интервалам времени. Для получения более точных и надежных прогнозов необходимым является отслеживание устойчивой сопоставимой динамики, охватывающей как минимум 7-8 интервалов. Эта проблема особенно актуальна для информации о стоимостных показателях, которая наиболее подвержена влиянию факторов неопределенности и зачастую трудно сопоставима.
Во-вторых, использование данных первичного учета для разработки прогнозов и принятия на их основе управленческих решений осложняется из-за отсутствия единообразия форм первичного учета, большого объема оперативной информации, которая зачастую носит разрозненный характер и не всегда систематизирована.
В-третьих, на предприятиях часто слабо организован сам процесс сбора и подготовки информации для последующих управленческих решений, носящих перспективный характер, практически отсутствует ответственность за подачу несвоевременной и неточной информации со стороны лиц, исполняющих учетные функции.
Для сведения к минимуму отмеченных недостатков в информационном обеспечении системы управления деятельностью предприятий и, особенно сложных интегрированных структур, можно предложить использование элементов управленческого (производственного) учета, широко используемого в зарубежной практике [17].
Управленческий учет в отличие от финансового, имеющего ориентацию на внешних пользователей, обеспечивает информацией лиц, ответственных за принятие перспективных решений.
При разработке экономических прогнозов на уровне хозяйственных структур информация может быть запрошена администрацией (дирекцией) немедленно, по мере необходимости. Учитывая, что принимаемые решения носят прогностический характер, менеджеры нуждаются в детальной информации о предполагаемых объемных показателях, затратах и доходах.
Если в настоящее время данные об объемах производимой и реализуемой продукции подаются менеджерам достаточно оперативно, то про производственные затраты этого сказать нельзя, хотя эффективное управление производством на предприятиях невозможно без развитой, хорошо отлаженной системы учета производственных затрат.
Отмеченные ранее недостатки в системе учета приводят к тому, что прогноз затрат становится очень приближенным и не учитывает реальную экономическую ситуацию на местах возникновения затрат. Отсутствие персональной заинтересованности менеджеров центров ответственности за понесенные затраты приводит к частым сбоям в подаче информации, к искажению подлинного уровня затрат {преуменьшению или, наоборот, «раздуванию» расходов структурных подразделений). Особенно сложным становится формирование репрезентативной выборки по затратам и их элементам в краткосрочные периоды времени (недели, месяцы), что затрудняет вычисление сметных уравнений, широко применяемых в западной практике учета для прогнозирования характера поведения затрат (особенно при оптимизационном прогнозировании). Расчет сметных уравнений для каждого элемента затрат необходим в силу того, что затраты по отдельным элементам и статьям изменяются неравномерно в зависимости от объемов производства: одни носят ярко выраженный переменный характер (материалы, топливо, энергия); другие - постоянный (общецеховые и общепроизводственные расходы, амортизация); третьи являются смешанными, полупеременными (расходы на содержание и эксплуатацию оборудования). С помощью сметных уравнений определяют вид, тесноту связи между затратами, долю постоянных затрат в их общей сумме и прогнозируют поведение себестоимости и отдельных элементов на определенный период с достаточной степенью точностью. Имея сметные уравнения, легко можно при прогнозировании вносить поправки на инфляцию (так как разные составляющие затрат инфлируют неравномерно), что также повышает качество прогнозов.
В нашу задачу не входит описание всех методов деления затрат на постоянные и переменные. Они хорошо изучены, им посвящено множество книг и монографий [3, 17, 18], Из числа наиболее часто используемых можно назвать метод высшей и низшей точки, метод наименьших квадратов, метод корреляции и т.п. Надежность использования этих методов
можно повысить, проводя тщательный качественный предварительный анализ данных. Исследовать поведение различных видов затрат в зависимости от объемов производства можно при помощи вычислительной техники и стандартных статистических программ. Вводя дополнительную информацию о меняющихся затратах, можно с помощью таких программ легко корректировать параметры прогнозных уравнений и подсчитывать ожидаемые расходы. Применение средств вычислительной техники при решении прогностических задач обеспечивает, с одной стороны, оперативное, нетрудоемкое их решение, а с другой - хорошее качество информации, получаемой для перспективного анализа и проведение на его основе прогноза.
Кроме внедрения в производственную и учетную практику хозяйствующих субъектов элементов управленческого учета, необходимым является создание системы раннего предупреждения, то есть особой информационной системы, благодаря которой руководство предприятия должно получать сведения о потенциальных опасностях, грозящих от внешней среды и (или) внутренней среды самого предприятия, с тем, чтобы своевременно и целенаправленно реагировать на «угрозы» соответствующими мероприятиями.
Данные раннего предупреждения выступают в роли своеобразных индикаторов и показывают их влияние на динамику оборота и прибыли в случае, когда менеджерами не принимаются никакие меры. По сути, речь идет о комбинированной прогнозно-аналитической информации, которая исходит из, во многом, скрытых явлений и позволяет спрогнозировать их воздействие с высокой заданной вероятностью.
Процесс создания системы раннего предупреждения должен включать следующие этапы [36]:
1. Определение области наблюдения. При этом в соответствии с целями предприятия определяются потенциальные источники опасности, которые могут служить причиной кризисного развития предприятия. Внешними областями наблюдения могут быть специфические рынки (местный, региональный, внешний), технологические сферы; внутренними - продуктовые программы. Схематично внешние и внутренние области наблюдения показаны на рис. 4.3.
2. Определение индикаторов раннего предупреждения (об объемах заказа, ценах на рынках снабжения и сбыта, об инвестициях и т.п.).