Теория организации

11. Принцип регламентации

Научно обоснованная рационализация предполагает четкую регламентацию, то есть установление определенного порядка функционирования организации. Во-первых, обеспечивается регламентация самого процесса рационализации. Во-вторых, осуществляется конкретная регламентация тех сторон жизнедеятельности организации, для которых это особенно необходимо. В-третьих, формируется постоянно действующая система регламентации, способная вырабатывать четкие и рациональные регламенты деятельности.

Регламент - предварительно разработанный порядок осуществления процессов и функционирования структур, устанавливается субъектом управления и предназначен для пользования исполнителем процесса (которым может быть и сам субъект управления). В первую очередь необходимо регламентировать:

- важнейшие структурные связи между подразделениями организации, а также межуровневые связи по линии «руководитель - подчиненный»;

- процессы изменения строения организации;

- регулярные процессы основной деятельности;

- выработку и принятие важнейших решений;

- процессы информационного обеспечения функционирования организации;

- процессы контроля за функционированием организации;

- процессы корректировки функционирования организации;

- пользование потенциалом организации. Рациональность организации может быть достигнута при оптимальном уровне регламентации деятельности. Излишне регламентированная деятельность деактивизирована. Утрачивается возможность оперативного реагирования на непредвиденные изменения ситуации. Процесс становится менее гибким и ненадежным.

Недостаток регламентации снижает степень предварительной готовности к осуществлению направленных процессов и делает их менее управляемыми.

Глава 10.

Проектирование организационных систем

Основы проектирования организационных систем.

Дж. Гелбрейт определяет проектирование организации как постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных.

На процесс организационного проектирования оказывают влияние многие факторы.О.С. Виханский и А.И. Наумов в качестве важнейших из них выделяют следующие факторы (рис.10.1):

1. Состояние внешней среды, в рамках данного фактора выделяется две основных характеристики:

- динамизм внешней среды, то есть скорость протекающих в ней изменений и сложность внешней среды;

- сложность внешней среды, то есть число субъектов, входящих в ее состав, характер связей между ними и т.п.

2. Характер технологии работы в организации, при этом важнейшими характеристиками данного фактора являются:

- Степень неопределенности в сроках начала работ и месте их выполнения;

- Степень неопределенности в способе выполнения работы.

3. Стратегический выбор руководства в отношении ее целей. В данном случае для нас важны следующие характеристики данного фактора:

- идеология управления, то есть набор идеологических принципов и предположений, на которых строится управленческая деятельность;

- типы потребителей деятельности организации;

- количественные масштабы деятельности организации (количество работающих, объем выпуска продукции и т.п.);

- типы рынков сбыта и территориальное размещение производства.

4. Поведение работника. Здесь можно выделить следующие аспекты:

- потребности работника, которого мы рассматриваем как человека, личность и субъекта производственных функций;

- квалификацию работника, то есть наличие у него необходимых знаний, умений и навыков для реализации возложенных на него задач;

- степень мотивированности работника, то есть наличие у него материальной и нематериальной заинтересованности в реализации возложенных на него задач.

В процессе проектирования организационных структур управления организацией, как правило, решаются следующие задачи:

определение типа организационной структуры управления;

определение оснований для структурного деления организации;

уточнение состава и количества подразделений по уровням управления;

определение управленческих полномочий каждого уровня управления;

разработка технологических процессов управления;

разработка механизмов взаимодействия различных технологических процессов управления между собой;

численность административно-управленческого персонала;

определение характера соподчиненности между звеньями организации;

расчет затрат на содержание аппарата управления.

В конечном итоге устанавливаются управленческие функции для каждого структурного подразделения, потоки информации, взаимосвязи и документооборот, полномочия, ответственность и права подразделений и работников.

Принципы организационного проектирования.

Совершенство организационной структуры управления во многом зависит от того, насколько при ее проектировании соблюдались следующие принципы:

1. Принцип первичности функций. В процессе организационного проектирования сначала выделяются функции, которые необходимо осуществлять, а только потом структуры. Функция первична, структура вторична.

2. Принцип построения структуры управления как структуры связей по выполнению основных управленческих функций (планирование, организация, контроль, регулирование):

а) связи отношений (кто кому подчинен, кто от кого получает команду, кто перед кем отчитывается);

б) связи коммуникации (кто собирает информацию, кому в каком виде передает, в какой форме, периодичность и т.п.);

в) связи планирования и координации (кто готовит решения, кто их согласует, кто принимает решения);

г) связи организации исполнения (кто обеспечивает ресурсами, кто исполняет, кто финансирует и т.п.);

д) связи управленческого контроля (кто контролирует, формы, периодичность);

е) связи регулирования (меры управленческого воздействия, корректировка решений).

3. Принцип полноты соответствия - каждой из основных задач должно соответствовать определенное звено (подразделение или должностное лицо) в структуре управления.

В целях экономии одной организационной единице может быть делегировано несколько задач, но ни одна из задач не должна оставаться бесхозной.

Недопустимо, чтобы за одной задачей закреплялось более одной организационной единицы. В случае, если закрепляется несколько единиц:

- устанавливается неравная ответственность, кто-то из них утверждается главным;

- задача делится на подзадачи.

4. Принцип максимального сокращения цепи последовательных связей. При организационном проектировании необходимо предусмотреть целесообразное число звеньев управления и максимальное сокращение времени прохождения информации от высшего руководителя до непосредственного исполнителя.

5. Принцип управляемости и делегирования полномочий:

а) сколько задач определенной трудоемкости можно поручить одной организационной единице или одному лицу;

б) сколько подконтрольных объектов может быть у одного лица при условии, что эффективность управления при этом не снижается.

6. Принцип правовой регламентации - права и обязанности организационных единиц должны быть официально утверждены в виде положений, должностных инструкций и т.д.

 Скачать реферат