Шпаргалка по Делопроизводству и ДОУ

В информатике количество информации определяется с помощью такой единицы измерения как бит (двоичная цифра, используемая для кодирования любой информации). Восемь бит составляют 1 байт; 1 килобайт (Кбайт) = 1024 байт; 1 мегабайт (Мбайт) = 1024 Кбайт = 1048576 байт; 1 гигабайт (Гбайт) = около 1 млрд байт. Однако физический объём документа, также как и количество знаков в нём, т.е. синтаксический уровень, не дают представления о реальном количестве информации в документе. Подсчитать же это реальное количество весьма непросто. Не случайно отдельные авторы вообще считают подобный подсчёт невозможным. В поисках наиболее эффективных путей измерения реального количества документированной информации предлагаются различные способы, используются различные понятия. В частности, некоторые исследователи (Б.В.Бирюков, Г.Г.Воробьёв) предлагают так называемый тезаурусный подход. Для обозначения реального количества информации, вложенного в какой-либо информационный объём (в книгу, газету, официальный документ и т.п.), вводится понятие информационная ёмкость. Реальное же количество информации, извлекаемое конкретным потребителем, обозначается понятием информативность документа. Содержание всей информации в определённой информационной системе называется "тезаурус" (от греч. "thesauros" - запас). "С точки зрения информативности тезаурус каждого сообщения делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) потери информативности - то, что дано, но не получено из-за рассеянности, спешки, незнания языка или предмета; 3) бесполезная информация - информационный шум"

1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) простая ассоциативная информативность - то, что автор не дал, но подразумевал и предполагал дать и получатель сумел извлечь, благодаря своей квалификации; 3) сложная ассоциативная информативность - то, что автор не дал, не предполагал давать, но получатель извлёк. Без ассоциативной информативности, кстати, немыслимо эффективное развитие научных исследований, равно как и вообще невозможен творческий процесс во многих других областях человеческой деятельности. Отношение информативности к информационной ёмкости называется информационной плотностью документа. Информационная плотность, как правило, меньше единицы, так как в каждом документе содержится определённое количество бесполезной информации для данного конкретного потребителя. Информационная ёмкость и информативность документа зависят от многих факторов: от языка, стиля (в текстовых документах), от структуры, степени формализации и т.п. Одним из важнейших внутренних свойств информации является её организация, структура. По способу внутренней организации информацию можно разделить на две группы: логически неупорядоченный набор сведений (данные); логически упорядоченный набор данных К примеру, попыткой логически упорядочить имеющуюся основную информацию в области документоведения является данное учебное пособие, которое делится на главы, разделы, абзацы. Повышение уровня внутренней организации любой документированной информации улучшает её восприятие, экономит время потребителя, влияет на эффективность принимаемых решений.

Виды и формы регистрации док-в

Регистрация - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Задачи: учет количества документов; сохранности документов, контроля исполнения документов; поиск документов в информационно-справочных целях. На практике в наст.время применяется три системы регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При центр.форма- все док-ты регистрируются в одном месте (служба делопроизводства, секретарь). Такая система позволяет создать единый справочный цент по док-м. Децентрализованная – регистрация происходит в струк.подразделениях или в местах составления или исполнения док-в). Смешанная – часть регистрируется централизованно, другая часть в структур.подразделениях. Регистрируемые док-ты делятся на несколько гр., каждая из которых регистрируется отдельно: вх, исх, внутр. Важный принцып регистрации однократность. Каждый док-т регистрируется один раз. Вход.регистр. в день поступления, исх. и внутр. в день подписания. Вход.док-ты распред-ся на регистр.и нерегист. Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Исходящие- отправляемые из орг-ции. Основ.этапы: 1.сост.проекта док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.; 3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренние в рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е. 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка испол-го в дело. Входящие наначальном этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та 2.провер.правильн.оформления. 3.согласование док-та. Общими для всех групп явл.1.рассмотрен.док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м, 4.контроль испо-лнения 5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в справочинформац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Входящие 1.докум. вышест орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб.1.проверка прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии лист.док-та или прилож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка на док-те, в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма-Лично,Конфиденциально. Существует журнальня регст (до 1 тыс. док-в в год); Карточная (свыше 1 тыс. док.; формат А5, в 2-3 экз.); компьютерная регистрация (удобно, вносится большое кол-во информации. Эффект.контроль, информ-справоч.) Журнальная- надежна,недостат.-медленный поиск. Карточная-располож.по различн.призн.-хронологичес.,авторск.,объектовый,географич. Поиск оперативен. Недостаток-потери карточек. Компьют.удоб.,оператив.Недост.-потеря информ.-вирусы. Сист.регистр.на ПК мож. создана:1.сист.управл.базами данных-Аксесс,2.электр.таб Эксель,Лотус;3.текст.редакт-р Ворд. Перечень не регистрир.док-в 1.поздравит.письма;2.приглашения;3.рекламн.письма;4.печат.издан (журн.)5.извещения о встречах;6.письма с помет. «лично»;7.программы совещаний. Индексация док-в – проставление их порядковых (регистрационных номеров). Реквизит (12) ГОСТ Р 6.30-2003. Док-ты имеют регистрационные номера. Например: № 03-05/145 (03 индек струк.подразд; 05 номер по номенклатуре; 145 регистрационный номер). Или № 02/55 (02 вх.номер, индеек структ.подразд.в которой он будет исполнятся; 55 регистрацион.номер). №41 – для внутр.док-в. К индексам приказов по лич.составу допускается писать л/с или кадры (к).

 Скачать реферат