Шпаргалка по Делопроизводству и ДОУ
22
Формы использования архивных документов: информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке; представление документов пользователям для исследований; экспонирование документов на выставках; использование документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий; выдача документов во временное пользование; публикация документов. Информационное обеспечение пользователей может быть либо по их запросам, либо по инициативе архива. Оно предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и представление пользователям информационных документов. Исполнение запросов. Осуществляется при наличии в запросе названия организации или фамилии, имени, отчества запрашивающего лица, их почтового адреса, темы запроса, хронологических рамок запрашиваемой информации. Чем полнее информация в запросе, тем больше исходных данных для его выполнения. В основе поиска запрашиваемой информации находится определение архивного шифра ( по схеме: архив – фонд – опись – единица хранения), по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хранящиеся в ней документы. Основным видом запросов являются социально-правовые запросы, преимущественно касающиеся пенсионных вопросов, подтверждения трудового стажа, размера зарплаты. Ответом архива является архивная справка (офиц. Документ, имеющий юридическую силу и содержащей арх. информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов); архивная выписка (копия части текста арх. документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива); архивная копия ( офиц. Документ архива, воспроизводящий арх. документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива.) Основными требованиями к тексту справки являются точность, сжатость, доступность текста, изложение материала в соответствии с хронологией событий и поисковыми данными. Справка печатается на бланке архива, подписывается его руководителем, скрепляется печатью архива. Инициативное информирование. Предполагает ознакомление потребителя с документами архива. Оно может осуществляться в виде информационного письма, сообщающего о составе и содержании хранящихся док-ов и дающего рекомендации по их использованию, или в виде тематического перечня документов по какой-либо конкретной теме с указанием их хронологии и поисковых данных. Для работы исследователей с арх. документами в архиве создается читальный зал, оборудованный необходимыми средствами для работы. Исследователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления или отношения организации, учреждения, заинтересованных в их работе. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном на один год. При первом посещении исследователи знакомятся с правилами читального зала, заполняют анкету пользователя. На них заводятся карточки пользователя и личное дело, исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива, на основании которого они заказывают и получают документы для работы с ними. Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного бланка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Исследователь может получить под расписку в бланк заказа единовременно не более 5 описей и 10-20 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально на 10 дней. При выдаче дел из хранилища в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. Выдача дел и документов во временное пользование производится на основании акта выдачи, исходным документом которого является письменный запрос организации, нуждающейся в подлиннике документа. Выдача производится не более чем на 3 месяца. Она регистрируется в книге выдачи дел. На их место на время отсутствия помещается карта-заместитель дела. При выдаче и приеме дел в архивохранилище проверяется их состав и физическое состояние. При обнаружении дефектов составляется дефектный акт. Самым распространенным видом использования документов является их публикация. Выделяются научные, научно-популярные, учебные издания В соответствии с составом публикуемых документов издания могут быть пофондовыми, тематическими, видовыми. Публикации могут быть в корпусе, серии, сборнике, в виде альбома, буклета, плаката. К информационными мероприятиям относятся встречи с общественностью, экскурсии в архив, презентации, Дни открытых дверей, лекции, доклады, устные журналы, читательские конференции. На них могут проходить выступления архивных работников, знакомящих общественность с архивными документами, показ документов, ознакомление с работой архива. Все эти мероприятия относятся к формам массового использования архивных документов.
Требования к изготовлению документов
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов А4-210х297мм и А5 210х148мм). Бланки док-в изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Поля: левое 20мм; правое 10мм; верхнее 20мм; нижнее 20мм. Составив текст док-та, его надо правильно оформить, чтобы он имел юр.силу. Порядок оформления управленческих док-в определяет ГОСТ Р 6.30-2003. Установил 30 реквизитов.01гос.герб РФ; 02герб субъекта РФ; 03-эмблема организ. или товарный знак; 04-код организации; 05-основной гос.рег.номер юр.лица; 06-идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); 07-код формы док-а; 08-наименование организации; 09-справочные данные об организации; 10-наим.вида док-та; 11-дата док-та; 12-регистр.№ док-та; 13-ссылка на регистр.№ и дату док-та; 14-место составления или издания док-та; 15-адресат; 16-гриф утвержд.док-та; 17-резолюция; 18-заголовок к тексту; 19-отметка о контроле; 20-текст док-та; 21-отметка о наличии приложения; 22-подпись; 23-гриф согласования док-та; 24-виза согласования; 25-оттиск печати; 26-отметка о заверении копии; 27-отметка об исполнителе; 28-отметка об исполнении док-та и направлении его в дело; 29-отметка о поступлении док-та в организацию; 30-идентификатор электронной копии документа. При составлении и оформлении док-та обязательно указывается учреждение-автор (как правило указывается на бланке), вид документа (кроме писем), заголовок, адрес и дата, отметка о согласовании текста, удостоверение док-та (подпись, учреждение, печать), отметка о его прохождении и исполнении. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков: общий бланк (для всех видов док-в, кроме письма); бланк письма; бланк конкретного вида док-та (например приказа, акта и т.д.).
Правила регулирования деловой переписки.
Деловая переписка является одним из элементов ведения любой деятельности. Грамотное делопроизводство и в сфере деловой переписки верный путь успешной деятельности. Деловое письмо с соответствующими реквизитами является документом с соответсвующими правовыми последствиями. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Деловое письмо относится к информационно-справочным документам, в разряд которых входят также: - справки, докладные записки, акты, письма, телеграммы. Одним из важнейших реквизитов является подпись ответственного лица, что давно практикуется для документов на бумажных носителях. Юридическая сила документа заключается в его правовом значении, правовой действительности. Деловое письмо как документ информационно-справочного характера приобретает юр.силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом. Информация относится к объектам гражданских прав (ст.128 ГК РФ). Информация является важнейшим элементом делового письма, поскольку оно представляет собой «документ, применяемый для связи, передачи информации». Государственные и негосударственные информационные ресурсы, как элемент состава имущества находятся в собственности:- граждан, органов гос.власти, органов местного самоуправления, организаций. Отношения по поводу права собственности на эти ресурсы регулируется гражданским законодательством РФ. Физ. и юр. лица являются собственниками тех документов, которые созданы за счет их средств, приобретены на законных основаниях. Собственник, содержащий сведения, относящиеся к гос.тайне, вправе распоряжаться ей только с разрешения органов гос.власти. Права собственника информации (ст. 6 ФЗ «Об информации» собственник пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством РФ. Имеет право – назначать лицо, осуществляющее хоз.ведение информационными ресурсами или оперативное управление ими, устанавливать режим и правила обработки, защиты и доступа информационных ресурсов, определять условия распоряжения документами при их копировании. Информация, полученная гражданами на законных основаниях из государственных информационных ресурсов, может быть использована для создания производной информации при коммерческом распространении которой ссылка на источник информации обязательна. Право на доступ к информации из информационных ресурсов. Правами обладают граждане, органы гос.власти, органы местного самоуправления, организации, общественные объединения (ст.12 ФЗ об информации и защите информации). Собственник информационных ресурсов определяет порядок получения информации (указание места, времени, ответственных должностных лиц). Перечни информации и услуг предоставляются бесплатно. Обязанность владельца информации – владелец обязан предоставить информацию бесплатно по требованию лиц, которых она касается. Владелец обязан обеспечить соблюдение режима обработки и правил предоставления информации пользователю, установленных законодательством РФ. В отношении конфиденциальной информации гражданское законодательство определяет рамки ответственности работника (ст.137 УК РФ). Лица, получившие информацию незаконным путем, должны возместить причененные убытки. Ответственность владельца информации. Владелец несет юр. ответственность за нарушение правил работы с информацией в соответствии с законодательством РФ. Юр. и физ. лица, владеющие информацией о гражданах, несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки этой информации. Сведения конфиденциального характера- это информация, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ. К конфиденциальной информации относят информацию о гражданах. За нарушение несется уголовная ответственность. Перечень сведений конфиденциального характера: 1)сведения о фактах, событиях частной жизни граждан 2)сведения, составляющие тайну следствия, 3)служебные сведения, доступ к которым ограничен 4)сведения, связанные с проф. Деятельностью 5)сведения, связанные с коммерческой деятельностью 6)сведения о сущности изобретения. Сведения, которые могут составлять коммерческую тайну. Согласно п.1 ст.139 ГК РФ информация составляет служебную или коммерческую тайну, если – имеет ценность в силу неизвестности третьими лицами., к ней нет свободного доступа, обладатель принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять ком. тайну- учредительные документы, регистрационные документы, документы о платежеспособности, сведения о численности состава работников, сведения о загрязнении окружающей среды и т.д.
Скачать реферат