Шпаргалка по Делопроизводству и ДОУ

Основные понятия о документе и терминология ДОУ.

Документ в переводе с лат. Означает «свидетельство», «способ доказательства.

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра ! и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появился термин «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивает значения документа в управлении

Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией ля передачи ее во времени и пространстве.

Федеральный закон «Об информации и защите информации» от 20.02 1995 г. дает понятие документная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющим ее идентифицировать.

Информация – ознакомление, разъяснение – сообщение о положении дел, сведения о чем либо, передаваемая людьми.

Источник информации – объект, в котором зарождается информация (теле, радио)

ГОСТ Р 51141-98 дает понятие официальный документ – это документ, имеющий право на использование в организации, созданным юрид. и физ. лицом, оформленным и удостоверенным в установленным порядке. Реквизит – обязательный элемент официального документа (дата, подпись, печать, текст документа и др.) Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени месте создания которого содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Официальный документ – документ, созданный Рид. Или физ. лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

ДОУ- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Понятие ДОУ в организации:

Процесс ДОУ состоит из следующих этапов: создание документов и их оформление; прием-передача документов; организация движения документов внутри организации; регистрация и контроль исполнения;информационно-справочная работа;хранение документов.

Понятие унифицированной система документации – УСД: система документации, создания по единым правилам и требования, содержащаяинформацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа – неизменная часть реквизита документа, содержащая в бланке документа, наносима при его изготовлении.

стандартизация документов – это форма юридического закрепления, проведенной унификации и уровня ее обязательности (гос. стандарт –ГОСТ, отраслевой стандарт –ОСТ). Применения стандартов повышает качество документов.

28. Неопубликованный документ

Понятие неопубликованный док-т (НД) выступает как противоположное понятию опубликованный док-т, публикация. НД не рассчитан на широкое распространение. Создан в ходе работы учреждений, отдельных лиц, отражает результат их деятельности. НД остаются в рукописном виде либо тиражируются в небольшом уол-ве экз. К ним относятся отчеты о НИР, диссертации, рукописи переводов, проекты, сметы. НД возникли исторически раньше, чем опубликованные. Сейчас издается всего лишь 20% сведений, полученных в процессе исследований, поэтому НД в 4 раза больше, чем опублик-х. Отчеты о НИР и опытно-конструкторских разработках (ОКР) – это док-ы (рукописные, напечатанные) содержащее детальное описание хода и результатов исследования. Отчеты подлежат обязательной регистрации во Всероссийском научно-техническом информ.центре. Депонированная рукопись-вид НД, законченная научная работа, представляющая интерес для узкого круга специалистов. В качествк ДР могут выступать статьи, тезисы научных докладов. Диссертация – квалифицированная науч.работа в опредленной области науки, прошедшая экспертизу и представлена к защите на соискание ученой степени. Сущест.два вида диссертаций: докторская и кандидатская. Автореферат диссертации – излагаются основные идеи и выводы диссертации. Личный вклад автора в разработку проблемы, степень новизны. Препринт – док-т предварительного характера. Рассылается ограниченному кругу лиц для предварительной оценки. Занимает промежуточное место между опублик-ми и неопублик-ми док-ми. Достоинство препринта в том, что он опережает официальную публикацию на несколько месяцев и более полно освещает исследуемые вопросы. Научный перевод – важнейшее средство обмена научной и технич.информацией. Обзорно-аналитические док-ты служат для неприрывного информационного мониторинга за развитием соответствующей области науки и техники. Виды: обзор состояния вопроса, информ.обзор, ежегодный доклад, ежегодный обзор.

Основные разновидности официальных деловых писем.

Письмо –напоминание- высылают. Если не последовало ответа на письмо –уведомление и не удалось получить ответ с помощью телефонных переговоров. Письмо сообщает о приближении или истечении исполнения какого-либо действия, события. Письмо состоит из 1-ого абзаца – первое предложение – ссылка на ранее высланное уведомление, - второе предложение – изложение сути дела, - третье предложение – информация о возможных санкциях, в случае отсутствия требуемых действий. Письмо-просьба – согласуется с употреблением глагола просить. Стратегия письма-просьбы – добиться решения вопроса. Тактика в достижении цели сводится к следующему: 1) сначала посылают напоминание 2) затем уведомления 3) после этого высылают письмо-просьбу. Пишутся серийно, их следует отсылать своевременно и регулярно до тех пор, пока просьба не будет удовлетворена. Ходатайство –тоже, что и официальная просьба о чем-либо. Информационное письмо –сообщение о каких –либо фактах или мероприятиях. Обычно с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций. С первых строк необходимо вызвать интерес адресата к деловому предложению, быть убедительным. Письмо –приглашение – цель – приглашение на деловое мероприятие (заседание, совещание и т.д.) Адресовать его можно конкретному лицу. Должно быть кратким, четким. В письме указывается цель приглашения. Структура письма – 1-й абзац – ключевая формулировка; 2-й абзац – информация о событии; 3-4 –й абзац –формула вежливости, просьба ответить. Благодарственные письма- пишутся с целью выразить адресату благодарность за его усилия в результате которых автор получил пользу, выгоду. Начинать надо письмо с фраз: «Сердечно благодарим » Посылать письма уместно в следующих случаях –новому партнеру, - партнеру за крупный заказ, - за оказанный прием и т.д. Гарантийное письмо – состоит из 2-х частей: 1) выражение просьбы, 2) подтверждение гарантии. Адресату дают гарантии оплаты выполненной работы или предоставление услуг. В письме организация -адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу. Сопроводительное письмо –информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Особенность этого вида писем – унификация содержания и малый объем. Сопроводительные письма составляют, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинают фразой: « Направляем на согласование…»

 Скачать реферат