Шпаргалка по Делопроизводству и ДОУ
26
Язык и стиль официальных бумаг отличаются от языка и стиля посланий, в которых авторы выступают как личности. Стиль изложения в деловых посланиях – формально-логический. Его признаки: нейтральность, унификация, стандартизация терминов. Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко. К стилю изложения информации предъявляют особые требования: - соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;- однозначность используемых слов и терминов;- нейтральность изложения. Особенного внимания требуют лексические нормы, т.е. правила применения слов в речи. Нарушение лексических норм приводит к искажению смысла высказывания. Нарушение лексических норм порой связано с тем, что путают слова, близкие по звучанию, но разные по значению. Например: предоставить и представить (предоставить – дать возможность воспользоваться чем-либо, представить – дать, передать что-либо). Для уточнения лексических норм рекомендуется обращаться к толковым словарям, спец. справочной литературе. Употребление имен собственных- в письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и прежде всего в формулах обращения. При обращении учитываются служебное положение адресата, сфера деятельности. Используется формула: «Уважаемый!» Выбор этикетных средств обусловлен коммуникативной заданностью послания. Только культура, такт и объективность в оценке ситуаций могут подсказать правильный выбор слов и выражений.
Номенклатура дел: структура и порядок оформления.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Н.Д.- это многофункциональный документ, используемый в разных целях: - номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел. – каждое дело имеет указание срока хранения документов, включенных в него. – номенклатура дел используется при построении информационно- поисковой системы по документам предприятия. – номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками свыше 10 лет. – номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации. Требования к номенклатуре. - охват всех документов , создаваемых в процессе деятельности организации, - раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения, - четкая формулировка заголовка дела, которая отражает состав и содержание документов, - систематизация для внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации. Виды номенклатур: Типовая номенклатура – составляется для организаций однородных по характеру деятельности, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура – состав дел однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. Каждая организация должна составлять свою конкретную номенклатуру дел. Номенклатура составляется для каждого структурного подразделения. При наличии типовой номенклатуры заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации. Составление номенклатуры- сначала изучается состав, содержание документов. Изучают устав, положение, штатное расписание, классификаторы, картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел. Главным источником являются документы организации. Очень важно знать и учитывать требования, закрепленные в нормативных документах, как Гос. Система Документационного обеспечения управления (инструкция по делопроизводству в ведомствах РФ , основные правила работы ведомственных архивов). Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатурных дел. Номенклатура ежегодно пересматривается и уточняется , а при изменении функций и структуры организации – заново составляется и согласовывается. Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в ГОС. Системе ДОУ и в правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из 5 граф: индекс дела, заголовок дела, кол-во томов, сроки хранения и примечания. Номенклатура дел составляется в 3-х экз. ( 1-й экз. – хранится в службе ДОУ, 2-й экз. – в архиве, 3-й экз. – в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел).
Нотное и картографическое издание
Нотное издание (НИ) – относятся к идеографическим (слоговым) док-м. где знаками служат условные обозначения, не отражающие реальных предметов или явлений. Большую часть объема НИ занимают нотная запись муз.произведения. В отличие от текстовых изд. Нотные передают информ. при помощи спец.знаков-НОТ. Основную часть НИ составляет запись муз.произведений с текстом или без него. НИ делятся на три вида: научные, учебные, концертные. Ноты это знаки, обозначающие звуки. Ноты пишутся на пяти горизонтальных линейках (наз.нотоносцем). Точную высоту нот опред. ключ соль или скрипичный ключ. Существует ключ фа или басовый ключ. При ключе проставляются ключ.знаки – диезы и бемоли. Наиболее распространенные в муз.ноты пяти категорий: целая нота, половинная, четвертая, восьмая, шестнадцатая. При изучении древнеегипетских памятников обнаружены первые образцы обозначения мелодий с помощью пиктографического письма (рисунков). Картографическое издание (КИ) – Изображение построенное в картографической проекции - уменьшенное, обобщенное изображение поверхности Земли, поверхности др.небесного тела или внеземного пространства в определ.системе условных знаков. Специфику КИ опред. Математически определенное пространство, использование картографических знаков-символов, отбор и обобщение изображаемых явлений. Изображаемые в КИ объекты обладают геометрической точностью, т.е. показаны в умен.виде в том месте. Где они находятся в действительности. Изучением и разработкой КИ занимается картография. КИ делятся на три вида: карты, атласы, глобусы. Картограф.Знаки – условные обозначения, применяемые для создания КИ. По форме КЗ могут быть геометрическими. Буквенными и наглядными.
Этикетные требования к тексту управленческого документа.
Этикет – установленный, принятый порядок поведения, форм обхождения. В основе правил делового этикета лежат – вежливое уважительное отношение к партнеру, - соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное положение, - умение говорить да и нет, не обижая партнера, - терпимость к чужому мнению, не совпадающим с вашим, - умение признать свои ошибки, быть самокритичным, - умение в споре использовать аргументы, а не авторитеты Отличают 4 основные составляющие делового письма: мысль, внятность, грамотность, корректность. Схема построения письма общая для всех видов переписки – привлечь внимание адресата, его интерес, побудить его к действию. В деловой письменной речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. В рамках деловой этики составителю делового письма не рекомендуется – побуждать адресата к спешному решению фразами – «срочно», «незамедлительно», лучше употребить формулы «Прошу Вас ответить до … », «Убедительно прошу Вас сразу сообщить о своем решении», - навязывать адресату желательное для Вас решение вопроса, «Прошу утвердить эту кандидатуру», - намекать на невнимательность, проявленную к вашей проблеме фразами «Предлагаю внимательно изучить» Профессиональная этика – это кодекс поведения, тип отношений, которые представлены наилучшими с точки зрения выполнения работниками своих служебных обязанностей в той или иной сфере. Нормы этикета деловой переписки – бумага должна быть хорошего качества, чистой, - желательно, чтобы бланк письма был с эмблемой организации, ее полным наименованием, почтовым адресом, тел., - служебные письма печатаются на лицевой стороне листа без помарок, все стр., кроме первой нумеруются арабскими цифрами, - желательно избегать переносов, поля должны быть слева 2см.,- в правом верхнем углу под адресом организации ставится дата., - адрес куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне, - ниже в центре листа пишется вежливое обращение, например, «Уважаемый Иван Иванович!»,- заканчивают письмо словами благодарности за сотрудничество, - личная подпись ставится в правой стороне листа(факсимиле не допускается), - на все письма следует давать ответ, если адресат затрудняется с ответом, то именно это го должен написать «затрудняюсь с ответом», - сроки ответа должны выдерживаться, отсутствие ответа воспринимается как неумение вести дела. Можно отметить еще 2 особенности языка, носящие этикетный характер. – орфографическую(написание с прописной буквы местоимений «Вы» или «Ваш» как знак вежливости и уважения), способ изложения письма от 1-ого лица мн.ч.(«мы» или «я» использовать не целесообразно по соображениям этики). Местоимения 3-его лица в деловых письмах заменяют на существительные (Завод просит. Школа направляет). Читая письмо, адресат сделает вывод, что автор аккуратен, воспитан, с высоким проф. Уровнем. Квалифицированная деловая переписка позволяет успешно решать вопросы и создавать имидж организации.
Скачать реферат