Шпаргалка по Делопроизводству и ДОУ
11
Документ создается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель – материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению. В русский язык слово документ пришло Вов времена Петра 1 и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появились термины: деловая бумага, служебный документ, акт, выделяются счетные и исторические документы. Понятие документ используется Вов всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знание дает свое толкование этого термина. В зависимости какая отрасль знания дает это определение, само понятие документ определяют различным образом: документ – материальный объект, документ –носитель информации, документ – документационная информация. Официальное толкование данного темна дает ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения. - Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформлении. Функции документа. Любой документ обладает определенными функциями, выяснения которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре или экономической системе. Документ функционален или многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции. Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная (относящуюся к прошлому, оперативная – текущая, перспективная – относящ. к будущему), социальная (создаются для удовлетворения различных потребностей), коммуникативная (документы – законы, указы, распоряжения. приказы, жалобы, переписка, договорные док.) культурная (способность сохранять и передавать традиции, ритуалы принятые в обществе – кинофильм, фото). Специальные – управленческая (установление, закрепление правовых норм, док. влекующие за собой юр. силу), правовая (изменения правовых норм и правонарушений – законы, указы), ф-ция исторического источника, ф-ция учета (статистический, бухгалтерский, оперативный). Свойства документа. Принято выделять несколько свойств документа:Юридическая сила документа, его свойство – свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическая сила документа – это свойство официальное документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.Оригинальность документа. Слово оригинал от лат. «оригиналис» - первоначальный, самобытный. Оригиналы документов могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик – это последняя, переписанная набело редакция документа. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик.Подлинность документа – в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ- документ, сведения об авторе, времени его происхождения. Это может быть первый или единичный экземпляр. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющую юридическую силу. Копийность документов. Копия документов – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и, не имеющий юридическую силу. Среди копий различают: Выписка – копия часть документа, должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии.
Обработка основных документопотоков
Основой построения делопроизводственной службы яв. принятая в организации форма работы с док-ми – централизованная, децентрализованная или смешанная форма. При центр.форма- все док-ты регистрируются в одном месте (служба делопроизводства, секретарь). Такая система позволяет создать единый справочный цент по док-м. Децентрализованная – регистрация происходит в струк.подразделениях или в местах составления или исполнения док-в). Смешанная – часть регистрируется централизованно, другая часть в структур.подразделениях. Регистрируемые док-ты делятся на несколько гр., каждая из которых регистрируется отдельно: вх, исх, внутр. Входящие наначальном этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та 2.провер.правильн.оформления 3.согласование док-та. Общими для всех групп явл.1.рассмотрен. док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м, 4.контроль испо-лнения 5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в справоч информац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Входящие 1.докум. вышест орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб.1.проверка прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии лист.док-та или прилож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка на док-те, в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма-Лично, Конфиденциально. Входящ.док-ты распред-ся на регистр.и нерегист.Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Исходящие- отправляемые из орг-ции. Основ.этапы: 1.сост.проекта док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.; 3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренние в рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка испол-го в дело.
Док-ты имеют регистрационные номера. Например: № 03-05/145 (03 индек струк.подразд; 05 номер по номенклатуре; 145 регистрационный номер). Или № 02/55 (02 вх.номер, индеек структ.подразд.в которой он будет исполнятся; 55 регистрацион.номер). №41 – для внутр.док-в. Резолюция на док-те(17 реквизит): наносится на док. рукописным способом руковод. или долж.лицом. Пишется на первом листе док-та в любом свободном месте, кроме полей. Включает в себя: кому; что делать; когда; личную подпись долж.лица; дату резолюции.
Скачать реферат