Шпаргалка по Делопроизводству и ДОУ
24
Первичные документы ведомственного архива: журнал учета подготовленных информационных документов; журнал учета культурно-просветительских и пропагандистских мероприятий; журнал регистрации выданных копий, арх. справок и выписок из док-ов; журнал или контрольная картотека учета социально- правовых запросов; журнал регистрации исследователей и посещений читального зала, книга выдачи дел из хранилища; лист использования дела; личное дело исследователя.
Первичные документы государственного архива: карточка учета форм использования документов, карточка учета тем исследований в читальном заел, журнал регистрации пользователей в читальном зале, требования на выдачу дел, личное дело пользователя; картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей; журнал письменных обращений граждан, поступивших через приемную, карточку учета изданий архива; лист использования дела.
Итоговые документы по учету использования документов являются – аналитические обзоры, научные отчеты, заключения, графики, диаграммы, составляемые Росархивом. На их основе идет планирование работы архивной системы, выделяются приоритетные направления ее развития.
Требование на выдачу дел туда входит: ФИО исследователя, работника структурного подразделения, далее тема исследования; потом таблица с графами (6граф) 1-ая фонд№; опись№, ед.хр. №, Заголовок ед. хранения, расписка пользователя в получении, расписка сотрудника читального зала в приеме – формат А5.
Издание как вид док-та
Издание-основной вид опубликованного, печатного, полиграфического док-та. Это док-т предназначен для распространения в содержащейся в нем информации, прошедший редакционно-издательскую обработку. Издание делится на книжное, журнальное и лисовое(газета). Издания классифицируются по следующим признакам: целевому назначению. Объему, составу основного текста, структуре, степени аналитико-синтетической переработки информации и др. По целевому назначению выделяют следующие типы изданий: официальное, научное, научно-популярное, производственно-практическое, справочное, издание для досуга, рекламное. По степени аналитико-синтетической переработки информации различают пять видов изданий: информационное, реферативное, библиографическое, обзорное. По информационным знакам: текстовое, нотное, картографическое, изоиздание. По способу печати издание может быть напечатано высокой, офсетной, глубокой, трафаретной и др. специальными видами печати. Издание может быть однокрасочным и многокрасочны (например детское). Формат изданий бывает большой, средний, малый и миниатюрный.
Композиционные особенности служебных документов.
Служебный документ посвящают одному вопросу. Документ краток, форма документа, имея определенную направленность, связанную с особенностями канцелярской сфер деятельности, является вместе с тем существенным признаком официально-делового стиля, отражая «официальный» характер. Тексты документов состоят из 2-х частей: 1) вводной, содержащей основания и мотивы составления документов. 2) основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы. Сплошной текст тяжело воспринимать, его делят на абзацы. Тексты документов большого объема подвергают рубрикации. Рубрикацией называют членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, использование заголовков, нумерации. Рубрикация – является внешним выражением композиционной структуры текста – его объема, тематики. Абзац- простейшая рубрика, отступ вправо вначале первой строки каждой части текста. Абзац служит переходом от одной мысли к другой. Важным средством рубрикации является также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Оно позволяет в краткой форме отразить тематику документа, его основную идею. Заголовок должен строго соответствовать содержанию документа, быть логичным, кратким. Текст служебного документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связанного текста. Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте. Тексты в форме таблиц – при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах (используется в фин. Документах). При составлении писем, факсов, справок используется трафаретные тексты (связанный текст может быть составлен произвольно на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации).
Архивная эвристика.
Эвристика – исследование ранее неизвестных методов.
Поиск документов в делопроизводстве и архиве учреждения. Поиск док-ов в государственном архиве. Этапы информационного поиска. Для поиска документов или группы документов в делопроизводстве могут задаваться след. Реквизиты: Входящие, исходящие, внутренние документы( поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);Вид документа (письмо, приказ, договор и т.д.) Приблизительно хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних –подписания документа )Регион, по которому ведется поиск (страна, область);Организация Содержание, тема. Этапы поиска документной информации: Установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы; Установление архива, в котором может находится фонд необходимого фондообразователя; определение в архиве номера фонда необходимого фондообразователя; определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами. В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив-фонд-опись-единица хранения) по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище.
Книга как основной вид издания
Книга является в современном мире основным источником передающим печатное слово от автора к читателю. Будь то литература техническая, научная либо художественная. Современные способы передачи информации пока не в состоянии компенсировать то, что доносит до нас книга – источник знаний. Первая книга у любого человека – букварь. История книги в России берет свое начало с печатного издания под названием «Апостол». Со времен Кирилла и Мефодия книга имела не только религиозное но и научное, Историческое, общественное содержание. По своей сути книга документом не является, хотя книга, как документ является объектом авторских прав писателя на произведение, как и любой документ. Книга имеет заголовок, введение, непосредственное содержание, оглавление и автора, что дает основание причислить книгу к документу. Не секрет. Что книга за исключением профильной литературы является объектом публичным, т.е. любой заинтересованный может получить от книги содержащуюся в ней информацию. Может это сделать по средствам приобретения книги либо с помощью библиотеки.
Официально-деловая переписка.
Классификация переписки. По факту адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя переписка ведется между должностными лицами одной организации состоящими в отношениях должностного соподчинения, называются служебной. Между разными предприятиями происходит обмен официальными письмами. Официально-деловая переписка делится на деловую и коммерческую (переписка, с помощью которой оформляют экономические , правовые формы деятельности – называют деловой корреспонденцией, а при заключении сделок, по вопросам сбыта – к коммерческой корреспонденции. Письма делят на обычные и циркулярные (направляются из одной организации в несколько адресатов).По структурным признакам деловые письма делят на – регламентированные (стандартные) – нерегламентированные, отражают необычную ситуацию. Виды письма: Деловая переписка представляет собой обмен информацией. 4 основных типа: 1) передача информации 2) передача указаний 3) убеждение (корректировка ранее переданной информации) 4) сбор, обработка, систематизация и анализ полученной информации. Письмо информационное – сообщается о каких-либо фактах. Построить письмо следует так, чтобы с первых страниц вызвать интерес адресата к предложению. Следует быть убедительным. Сопроводительное письмо документ информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Особенность этого вида писем –малый объем, их составляют, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Письмо –циркуляр- отправителем обычно является руководящая организация, которая информирует филиалы по какому-либо вопросу или отдает распоряжения. Письмо-извещение составляют для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос. Письмо-заявление – носит персональный характер, поэтому указывают Ф.И.О. с указанием должности. Письмо делится на абзацы. В 1-ом излагают мотивы, во 2-м излагают по вопросу. Письмо-заказ- посылается при совершении сделки , содержит конкретные требования. Письмо –требование содержит настойчивую просьбу. Целесообразна следующая структура письма. 1)в 1-ом предложении изложить требования 2) привести сопутствующие детали 3) в заключении выразить благодарность за действия. Письмо-жалоба – начинают с урегулирования проблемы. Первая реакция должна быть положительной. Можно начать с комплимента по поводу замечательного обслуживания организации. В письмо следует включить достаточно аргументов для того, чтобы позиция жалующегося выглядела обоснованной. Письмо-просьба – запрос – согласуется с употреблением глагола просить, а письмо – запрос «направляю запрос, обратиться с запросом» и формулой мотивации «В целях».Письмо – подтверждение – уведомляет о получении документов, ценностей. Ключевыми фразами являются «Подтверждаем получение». Направление писем-подтверждений позволяет снять вопрос с контроля. Гарантийное письмо- состоит из 1) выражение просьбы 2) подтверждение гарантии В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии оплаты выполненной работы. Письмо-дополнение может содержать прилагаемые к нему документы или быть неотъемлемой частью ранее подписанных соглашений с собственной нумерацией и ссылкой на дату подписания. Ключевые фразы: « В дополнение». Рекламное письмо- содержит описание рекламируемых услуг и товаров. Цель письма- побудить адресата воспользоваться услугами, заказать товар. Письмо –обращение – используют в период предвыборной агитации. Направляют одновременно тысячам конкретных адресатов. Письмо-ответ – составляют так: если положительно – сообщение о хороших новостях, - объяснение обстоятельств , - окончание на положительной ноте. Письмо-отказ – должно состоять из 4-х пунктов: 1) вступление (очертить тему и плавно перейти к предмету) 2) факты, 3)анализ,4) причины (предоставить причины и разъяснения отказа). Ответ на рекламацию – рассматривать нужно своевременно, если вина очевидна, нужно принести извинения и сообщить о предпринятых действиях. Закончить ответ надо выражением надежды на дальнейшее сотрудничество. Коммерческая переписка- запрос по вопросу: - о принятии к рассмотрению, - о поставке товара,- об изменении запроса. Особенности составления- обращение организации о представлении товаров и услуг состоит из 2-х частей: 1) излагается суть проблемы 2) ожидание ответа и их решения. Оферта – должна включать: - вступительное выражение благодарности на запрос, - информацию, что входит в объявленную цену, - информацию о др. товарах и услугах, - заключительное выражение надежды на принятие оферты заказчиком. Этикетные письма – (поздравления, извинения, открытки и т.д.) являются знаком уважения к адресату и формируют добрые отношения к организации. Письма должны быть искренними, короткими, посылаться оперативно. Благодарственные письма- пишутся с целью выразить благодарность за усилия, в результате которых автор получил пользу, выгоду. Мини-письма- особенность – стандартность содержания., несоблюдение некоторых формальных правил написания деловых писем. Текст мини-писем сводится к сжатому изложению сути дела. Уместен между деловыми партнерами, которые понимают друг друга «с полуслова».
Скачать реферат