Именно из текстового описания рождается схематическое представление процесса (модель процесса).
Итак, в нашем примере необходимо будет описать бизнес-процесс торговой компании.
Схематическое представление текстового описания бизнес-процесса.
В рассматриваемом случае мы будем исследовать подпроцесс бизнес-процесса компании, осуществляющей торгово-закупочную деятельность. Данный подпроцесс описывает экземпляры, исполняющие действия, связанные с осуществлением учетных складских операций.
Ниже представлен изучаемый нами процесс.
Схема 1. Контекстная диаграмма процесса складирования и отгрузки товаров
Схема 2.1. Начало процесса (Собирание товаров)
Схема 2.2. Продолжение процесса (Проверка товара)
Схема 2.3. Продолжение процесса (Доставка товаров в магазин)
Схема 2.4. Продолжение процесса (Обработка товара в магазине)
Схема 2.5. Продолжение процесса (Открытие магазина)
В настоящем разделе практикума будет представлена методика попроцессного стоимостного анализа, который является основополагающим при выделении подпроцессов с превышением нормативных показателей издержек. В продолжении практикума, результаты попроцессного стоимостного анализа лягут в основу реинжениринга бизнес-процессов рассматриваемой организации. Рассматриваемый бизнес-процесс будет группирован на две группы: а. основные для организации подпроцессы (подпроцессы, без которых невозможно достижение целей организации), б. второстепенные подпроцессы (подпроцессы, которые возникают в любой организации в силу ее роста (бюрократизации).
Попроцессный стоимостной анализ строится исходя из пяти этапов, описываемых ниже:
1. Анализ бизнес-процесса.
2. Анализ и группировка издержек:
- затраты на оплату труда:
- зарплата и ее разновидности;
- изменения размеров оплаты;
- премиальные выплаты;
- выплаты за сверхурочные работы;
- временные затраты на заполнение вакансий.
- Затраты на поставщиков;
- Затраты на оборудование (производственное и непроизводственное);
- Затраты на материалы, используемые непосредственно для производства продукции;
- Затраты на расходные материалы;
- Дополнительные (переменные) издержки.
3. Перераспределение издержек по соответствующим элементам бизнес-процесса:
- идентификация организационных издержек;
- распределение организационных издержек по организационным элементам;
- определение категорий организационных элементов;
- распределение затрат по видам издержек (прямые, косвенные, переменные, постоянные издержки);
- перераспределение организационных издержек на элементы бизнес-процесса;
- окончательная модель бизнес-процессов с перераспределенными внутри нее организационными издержками.
4. Определение типов и параметров измерений выходов процесса:
- анализ выходов;
- выбор типа измерений для выходов процесса;
- детерминация затрат на выходы бизнес-процесса к единице выхода элемента процесса.
5. Анализ полученных издержек:
- метод Парето;
- бенчмаркинг;
- метод аналогий;
- метод добавленной потребительной стоимости;
- сравнительный анализ;
- метод позитивного результата (сокращения издержек);
- экономический анализ;
- функциональный экономический анализ.
Ниже будут даны описания каждого из вышеназванных этапов, а также представлены в табличной форме количественные характеристики.
1. Анализ бизнес-процесса.
В данном случае рассматривается модель процесса «как есть», описанная методом стандарта IDEF 0, который был описан во второй части статьи. В связи с этим, для анализа бизнес-процессов используется метод структурированного анализа и технология дизайна организационных процессов.
2. Анализ и группировка издержек.
Целью данного раздела является сбор всех групп издержек, которые присутствуют в изучаемой экономической модели организации и модели бизнес-процессов. Издержки должны быть собраны и распределены внутри организации на максимально низком структурном уровне. Данные по существующим издержкам можно идентифицировать с помощью интервьюирования представителей менеджмента среднего уровня.
Изучение издержек организации можно производить в нескольких направлениях. В частности в двух параллельных направлениях: изучение источников учета финансовых показателей организации, изучение категорий издержек.
К источникам учета финансовых показателей принято относить следующие виды финансовой документации: бухгалтерская документация, документация по управленческому учету, бюджетирование и т.д.
Существует несколько категорий издержек, которые могут быть определены для модели бизнес-процесса. Каждая из этих категорий представляет разнообразные характеристики отличающие их друг от друга в своем воздействии на финансовые показатели организации. Целью данной процедуры является выявление наиболее показательных групп издержек из существующей информации о финансовой деятельности.
В качестве примера можно привести несколько основных и характерных для любой коммерческой организации групп издержек.
Издержки по оплате труда. (Почасовая оплата труда, увеличения оплаты труда, премии и бонусы, плата сверхурочных, затраты на привлечение рабочей силы).
Издержки на организацию поставок как сырья и материалов, так и готовой продукции и услуг.
Аренда технологического (либо иного типа) оборудования.
Издержки на сырье и ресурсы, непосредственно используемые в производстве продукции (услуг).
Издержки на расходные материалы.
Дополнительные издержки (услуги по утилизации отходов, услуги по ремонту оборудования, охранные услуги и т.д.).
Ниже будет представлена таблица, демонстрирующая примерный план прибылей и убытков торговой организации.
Таблица Итоговая годовая аналитическая таблица издержек компании
Период\Статьи затрат |
01.2002 |
02.2002 |
03.2002 |
04.2002 |
05.2002 |
06.2002 |
07.2002 |
08.2002 |
09.2002 |
10.2002 |
11.2002 |
12.2002 |
Материалы и комплектующие |
15000 |
11000 |
11700 |
13000 |
12500 |
7000 |
7500 |
9660 |
12000 |
7000 |
6500 |
8000 |
Сдельная заработная плата |
2000 |
2000 |
2000 |
2000 |
3500 |
4800 |
5000 |
6500 |
7000 |
2500 |
2000 |
2500 |
Суммарные прямые издержки |
17000 |
13000 |
13700 |
15000 |
16000 |
11800 |
12500 |
16160 |
19000 |
9500 |
8500 |
10500 |
Административные издержки |
5000 |
5000 |
5000 |
6000 |
6000 |
6000 |
7000 |
7000 |
7000 |
8000 |
8000 |
8000 |
Производственные издержки |
3500 |
3500 |
3500 |
3500 |
5000 |
5000 |
5500 |
6500 |
7000 |
7000 |
7000 |
7000 |
Маркетинговые издержки |
3700 |
4000 |
4000 |
4000 |
4000 |
4000 |
4000 |
4000 |
4000 |
4000 |
4500 |
4500 |
Заработная плата управленческого персонала |
6000 |
6000 |
6000 |
6000 |
6000 |
6000 |
6000 |
6000 |
7000 |
7000 |
7000 |
7000 |
Заработная плата производственного персонала |
10000 |
10000 |
10000 |
10000 |
10000 |
10000 |
10000 |
10000 |
10000 |
10000 |
10000 |
10000 |
Заработная плата маркетингового персонала |
1000 |
1000 |
1000 |
1000 |
1000 |
1000 |
1000 |
1000 |
1000 |
1000 |
1000 |
1000 |
Суммарные постоянные издержки |
29200 |
29500 |
29500 |
30500 |
32000 |
32000 |
33500 |
34500 |
36000 |
37000 |
37500 |
37500 |
Итого |
46200 |
42500 |
43200 |
45500 |
48000 |
43800 |
46000 |
50660 |
55000 |
46500 |
46000 |
48000 |