Управление как искусство

Эти функции называют общими, так как они входят составными частями в любой процесс управления независимо от особенностей той или иной организации.

Они определяют деятельность, направленную на организацию выполнения мероприятий по управлению объектом. Основная цель, содержание любой управленческой функции состоит из двух компонентов:

1. анализа состояния системы, контроля ее основных параметров, количественного определения тех факторов, которые выводят систему из состояния равновесия, и причин их появления.

2. Определения состава мероприятий, направленных на оптимизацию процесса управления.

Каждая функция содержит свои методы, принципы, правила, теории. Их описание является, по сути, отдельной темой. Мне представляется более важным для данной темы описать их общее содержание, смысл, показать затраты менеджеров разного уровня на их осуществление.

Функции управления имеют специфический характер и могут осуществляться самостоятельно, быть как несвязанными между собой, так и неразрывно связанными, проникающими друг в друга. В системе управления все управленческие функции объединены в единый процесс (что показано на схеме). Функция координации помещена в центр, потому что она обеспечивает согласованное взаимодействие всех остальных управленческих действий.

Менеджер, желающий обеспечить эффективную работу своей организации, постоянно должен осуществлять все управленческие функции. Причем начинать необходимо с планирования. Если работа спланирована, то она должна быть и организована, а работники подготовлены для ее выполнения. Качество труда в большой степени зависит от побуждающих мотивов, предложенных менеджером. А для того, чтобы определить точность выполнения планов, надо контролировать процесс труда. Отсюда видно, что функции взаимосвязаны и что руководителю нельзя пренебрегать какими-либо из них и рационально оценивать и выделять время необходимое для выполнения каждой из них.

Планирование — это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации в целом, ее подразделений, функциональных подсистем, отделов и служб. Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимых для достижения постав­ленных целей. Планирование как процесс включает:

• установление целей и задач (с содержанием этой части процесса мы познакомились); разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;

• определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;

• доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.

Сам процесс планирования позволяет более четко формулиро­вать целевые установки и использовать систему показателей, необходимую для последующего контроля результатов. Планирование укрепляет взаимодействие руководителей разных уровней и служб организации.

Планирование — это непрерывный процесс использова­ния новых путей и способов совершенствования деятель­ности организации за счет выявленных возможностей ок­ружающей среды, анализа сильных сторон, возникновения новых условий и факторов.

Организовывание — задачей этой функции является формирование структуры организации, а также обеспечение работы всем необходимым — персоналом, ма­териалами, оборудованием, помещениями, денежными средствами и т.п. Организовывание включает разделение на части и делегирование выполнения общей управленче­ской задачи путем распределения ответственности и пол­номочий, а также установления взаимосвязей между различными видами работ. Часто это связано с перест­ройкой структуры организации и ее системы управления для повышения их гибкости и приспособляемости к тре­бованиям рыночной экономики. В структуру вводятся новые звенья, в том числе связанные с необходимостью изучения рынка, и разработкой стратегии организации.

Другая важная задача функции организовывания — создание условий для формирования такой культу­ры внутри организации, которая характеризуется высокой чувствительностью к изменениям, научно-техническому прогрессу, единым для всех работников ценностям. Здесь главное — это работа с персоналом, развитие стратегического и экономического мышления, поддержка работников предпринимательского склада, проявляющих способность к творчеству и нововведениям, умеющих брать на себя риск и ответственность за решение проблем предприятия.

Мотивация — это деятельность, имеющая целью активи­зировать трудовой коллектив и каждого работающего в ор­ганизации и побудить их эффективно трудиться для вы­полнения целей, сформулированных в планах. В процессе мотивации:

• устанавливаются или оцениваются неудовлетворенные потребности;

• формулируются цели, направленные на удовлетворение потребностей;

• определяются действия, необходимые для удовлетворе­ния потребностей.

Действия по мотивации включают экономическое и мо­ральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого по­тенциала работников и их саморазвития. Осуществляя эту функцию, менеджеры должны постоянно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового кол­лектива. В настоящее время менеджеры внимательно относятся к таким факторам, как:

• разнообразие работы по содержанию;

• рост и расширение профессиональной квалификации работающих;

• удовлетворение от работы и ее результатов;

• повышение ответственности;

• условия для проявления инициативы;

• осуществление самоконтроля.

Контроль — это управленческая деятельность, задачей ко­торой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. В ней выделяют два главных направления:

• контроль за выполнением работ, намеченных планами;

• принятие мер по корректировке всех значительных от­клонений от плана или самого плана.

Главные инструменты выполнения этой функции — наблю­дение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. По результатам контроля производится корректировка ра­нее принятых решений, планов и даже норм и стандартов. В современных условиях организации стремятся стро­ить свою работу на принципе доверия к людям, и это создает условия для существенного сокращения контрольных функ­ций, выполняемых непосредственно менеджерами. В ито­ге контроль становится менее жестким и более экономич­ным.

Координация — это функция, обеспечивающая беспере­бойность и непрерывность процесса управления. Главная задача координации — достижение согласованности в ра­боте всех звеньев организации путем установления рацио­нальных связей (коммуникаций) между ними. Для ее вы­полнения могут использоваться:

• документальные источники (отчеты, докладные запис­ки, аналитические материалы);

• результаты обсуждений возникающих проблем (на со­вещаниях, собраниях, при интервьюировании и т.п.).

Большую роль играют технические средства связи, помо­гающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ, устанавливать взаимодействие между подсис­темами, осуществлять маневрирование ресурсами и согла­совывать все стадии процесса управления.

 Скачать реферат