Постановка и отслеживание выполнения целей в организации

Отмечать сотрудников, достигших тех или иных целей, - это очень важное дело. Однако признавать их постепенно возрастающие успехи не менее важно. Например:

Ø Цель, стоящая перед вашими водителями, заключается в достижении рекорда безаварийности. Эта цель постоянная и не имеет крайних сроков выполнения. Что бы поощрить усилия водителей, вы можете повесить посреди гаража хорошо заметный транспарант на котором будет написано «153 дня без аварий». Затем вам нужно будет увеличивать указанное число после каждого безаварийного дня.

Ø Целью, стоящей перед бухгалтерами, является увеличение среднего числа проводимых в день финансовых операций со 150-ти до 175-ти. Что бы проследить за выполнением этого, открыто вывешивайте в конце каждой недели результаты ежедневной работы каждого сотрудника. Если производительность труда увеличивается, хвалите сотрудника за достигнутые успехи.

Ø Целью ваших продавцов может быть увеличение процента «отличных» отзывов в «Книге жалоб и предложений». Поэтому каждый месяц вносите достижения каждого из них в специальную таблицу и объявляйте результаты на общем собрании персонала. Начальник же отдела каждый месяц должен будет оплачивать обед тому сотруднику, который покажет наилучший результат.

Секретом оценки и мониторинга работы подчинённых является сила положительного отзыва. Давая такой отзыв (по поводу увеличения выпуска продукции, повышения процента продаж и т.д.\0, вы тем самым поощряете нужное вам поведение. Отрицательная же реакция на работу людей (допущенные ошибки, невыполнение заданий и т.д.) никак не вдохновляет их на новые свершения. Вы просто способствуете тому, что бы они отказались от ненужного вам поведения.

Поэтому вот руководство к действию:

ü Вместо оценки количество бракованных картриджей.

Оцениваете количество правильно собранных картриджей.

ü Вместо оценки количества дней, в которые были опоздания.

Оценивайте количество дней без опозданий.

ü Вместо оценки количества невыполнимых транзакций.

Оценивайте количество выполненных транзакций.

Быстрое оценивание работы сотрудников по системе MARS

Можно оценивать бесконечное число линий поведения или рабочих характеристик ваших сотрудников. При этом параметры вашей оценки целиком зависят от вас и вашей команды. Однако, измеряя, оценивая и контролируя работу сотрудников, не стоит забывать о целом ряде важных моментов. Попробуйте стоить вои методы мониторинга и оценки, опираясь на систему MARS. Её название представляет собой акроним слов milestones-вехи, actions-действия, relationships-взаимосвязи и schedules-календарные планы.

Установка контрольных точек: вехи

Для непрерывной оценки прогресса вашей команды каждая цель должна иметь свою отправную точку, конечную точку и точку между ними. Вехи представляют собой ориентиры, события и указатели, говорящие вам и вашим сотрудникам, как далеко вы зашли на пути к поставленным целям.

Предположим, что вы сделали своей целью сформировать бюджет компании за три месяца. Третьей вехой на пути к главной цели будет представление проектов бюджета всех отделов компании на рассмотрении их руководителям не позднее 1-го июня. Если вы свяжетесь 1-го июня с менеджерами отделов и обнаружите, что проекты бюджета им не поданы, то сразу поймёте, что этот проект в срок не уложится. Однако, если все бюджетные проекты отделов будут на столах руководителей уже 15-го мая, вы будете знать, что проект опережает график. Это значит, что вы сможете достичь окончательной цели – формирования бюджета компании – быстрее, чем планировали.

Достижение контрольных точек: действия

Действия представляют собой индивидуальную деятельность ваших сотрудников, позволяющую им переходить от одной вехи к другой. Для достижения окончательной цели в деле планирования бюджета ваши сотрудники должны сначала взять на себя и выполнить несколько различных действий. Только после этого они достигнут третьей вехи этого проекта. В данном случае их действия могут выглядеть следующим образом:

- Просмотр отчётов по расходам за прошлый год и определение их взаимосвязи, если таковая существует, с текущей деятельностью компании.

- Просмотр отчётов по расходам компании за текущий год и планирование окончательных расходов до конца года.

- Встреча с сотрудниками для определения расходов на обучение, командировки и оборудование в новом году.

- Анализ возможного набора новых сотрудников, увольнения старых и повышение заработной платы, который может определить затраты на рабочую силу.

- Создание при помощи специальной компьютерной программы проекта бюджета, в который войдут цифры, выведенные во время предыдущих действий.

- Распечатка проекта бюджета и повторная проверка полученных результатов вручную. При необходимости, исправление данных и повторная распечатка.

- Представление проекта бюджета менеджеру отдела.

Как видим, каждое действие ваших сотрудников постепенно приближает их к третьей вехе – подготовке проекта бюджета компании до 1-го июня и таким образом, является важным элементом деятельности ваших людей. Разрабатывая план того или иного проекта, всегда письменно фиксируйте каждое действие, необходимое для его выполнения. Эти записи намного облегчают работу сотрудников, указывая им, что нужно сделать для достижения вехи, как далеко они продвинулись и сколько ещё осталось.

Последовательность действия: взаимосвязи

Взаимосвязи в системе планирования определяют внимание вех и действий друг на друга. Они формируют надлежащий порядок действий, который приводит к успешному и эффективному достижению поставленных целей. Конечно, последовательность действий не всегда имеет значение. Но, как правило, дело идёт быстрее и даёт лучший результат, если одно действие выполняется прежде другого, а одна веха достигается прежде остальных.

Снова обратимся к списку действий, которые необходимо проделать для достижения третьей вехи известного нам проекта. Если вы попробуете сделать пятое действие раньше первого, второго, третьего и четвёртого, ничего хорошего не выйдет! Если до введения данных в компьютерную программу вы не выведете правильные цифры, полученные результаты будут абсолютно бессмысленными.

Для достижения вех имеется много путей. Поэтому нужно предоставить своим людям свободу действия, которая позволит им найти собственную дорогу к поставленным целям. Таким образом вы уполномочите персонал брать на себя ответственность за свою работу и учиться как на ошибках, так и на успехах. В итоге, в вашей компании будут отличные результаты труда и (что самое важное) счастливые и эффективные сотрудники.

Установка временных рамок: календарные планы

Как определить, на каком расстоянии друг от друга следует установить вехи и сколько времени должно занять выполнение проекта? Выяснить это лучше и точнее вам поможет календарный плане выполнения каждой отдельной части проекта. Сколько времени требуется для просмотра текущих затрат и планирования окончательных расходов до конца года? Один день? Неделя? Сколько времени уйдёт на встречи с сотрудниками, которые позволят определить все их нужды и потребности?

 Скачать реферат