Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ "БелИФ" на основе технологий информационного менеджмента

Качественные показатели могут характеризовать следующие результаты деятельности:

— улучшение исполнительской дисциплины с помощью своевременного выполнения задач и поручений;

— повышение уровня управляемости компанией за счет оперативного доступа к необходимой информации;

— повышение эффективности коммуникаций сотрудников;

— защита интеллектуальной собственности компании. Единый депозитарий всех рабочих документов, файлов, списков. Хранение истории изменений по ним;

— формирование благоприятного психологического климата в компании за счет слаженного взаимодействия сотрудников.

Сегодня для решения таких проблем всё чаще используются системы совместной работы над документами. Данные системы позволяют решать следующие задачи:

· предоставление средств коллективного просмотра и обработки документов;

· проведение централизованных мультимедиа-конференций (текст, голос, видео);

· централизованное планирование конференций;

· запись конференций.

Область систем совместной работы над документами включает:

· проведение оперативных совещаний распределенных рабочих групп;

· проведение лекций и семинаров с участием удалённых слушателей (обучение);

· проведение презентаций для клиентов.

Для обеспечения максимального удобства работы системы совместной работы над документами интегрируются с такими корпоративными приложениями как электронная почта, системы телефонной и видеоконференцсвязи, а встроенные средства планирования позволяют автоматически формировать приглашения всем участникам конференции и резервировать все необходимые ресурсы.

Внедрение систем совместной работы над документами позволяет компаниям кардинально сократить нерациональное расходование рабочего времени своих сотрудников, снизить издержки на командировки и публичные мероприятия, а также получить новый инструмент взаимодействия с клиентами.

В результате внедрения предлагаемых мероприятий предполагается, что:

· время реакции на возникающие проблемы, запросы о предоставлении информации по документам сократится в 4 раза;

· в 2,5 раза сократится время менеджеров и руководителей на оперативный контроль подчиненных;

· сроки формирования отчетности сократятся более чем в 5 раз;

· общие управленческие издержки сократятся на 12,5%.

Эти предположения были сделаны по результатам внедрения СЭД Мотив в других организациях, и получения реального сокращения сроков обработки документов.

Основой для расчета годового экономического эффекта является методика, которая предусматривает сопоставление приведенных затрат по базовому и внедряемому вариантам.

Годовой экономический эффект определяется по формуле:

Эг = [( Тб + Ен * Кб ) - ( Тв + Ен * Кв )]*B , (4.1)

где Тб,Тв - годовые текущие затраты в базовом и внедряемом вариантах;

Кб,Кв - капитальные вложения в базовом и внедряемом вариантах;

Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений, равный 0.3;

B - число единиц ПП, внедрённого в текущем году, равно 1.

Эг= Тб*Кб-Тв*Кв (4.2)

Срок окупаемости затрат в годах определяется по формуле:

Ток = ( Кв - Кб ) / Эг , (4.3)

При определении экономического эффекта, в расчете капитальных и текущих затрат, учитываются только те статьи затрат, которые имеют различие в базовом и внедряемом вариантах.

Капитальные затраты.

Капитальные затраты представляются как разовые затраты, необходимые для приобретения программного продукта, оборудования, производственных помещений, требуемого инвентаря и т.д.

Капитальные затраты в базовом варианте определяются затратами на организацию рабочих мест (офисная мебель, оборудование). Суммарная их стоимость составляет 15000 руб.

Кб = 15000 руб.

Капитальные затраты во внедряемом варианте определяются стоимостью лицензионного программного обеспечения 40000 на минимальный пакет 20 лицензий.

Кв = 40000 руб.

Текущие затраты.

Текущие расходы складываются из заработной платы работников и других расходов, связанных с обслуживанием выполнением проводимых работ.

Заработная плата определяется как сумма основной заработной платы и отчислений на социальное страхование.

Текущие расходы, связанные с затратами на обслуживание выполняемых работ (организация работ, амортизация и ремонт оборудования, использование производственных площадей, обеспечение энергией и другие статьи затрат) могут рассматриваться как конкретные статьи затрат или как накладные расходы, составляющие определенный процент от заработной платы.

Например, в выполнении вышеуказанных расчетов заняты, тем или иным образом 4 человека с зарплатой в 4000 рублей каждый, в среднем на выполнение данной задачи используют 50 % рабочего времени. Их годовая заработная плата равна:

Зоб = 4*4000*12*0,5 = 96000 руб.

Зсб = 0.37 * Зоб = 35520 руб.

Зб = Зоб + Зсб =57600+21312 = 78912 руб.

Накладные расходы приняты равными 50 % заработной платы:

Нб = 78912 * 0.5= 39456 руб.

Текущие расходы в базовом варианте составляют:

Тб = 78912+39456 = 118368 руб.

При внедрении ИС будет занят 1 человека с зарплатой в 5600 руб. выполняет работу с использованием программы за 50 % времени. Его годовая заработная плата за аналогичную работу равна:

Зов = 1*5600*12*0.5=33600 руб.

Звс = 0.37*33600 = 12432 руб.

Зв = 33600+12432=46032 руб.

Накладные расходы приняты равными 50 % заработной платы:

Нв = 46032*0,5 = 23016 руб.

Текущие расходы во внедряемом варианте составляют:

Тв = 23016+46032=69048 руб.

Расчет экономического эффекта.

Предполагается, что годовой эффект использования автоматизированной системы расчетов составит:

Эг =(118368 +0,3*15000) - (69048+0,3*40000) = 41820 руб.

Уменьшение трудоемкости и числа работников дает возможность получить годовой экономический эффект при использовании ИС и разработанной программы 41820 руб.

Срок окупаемости затрат на автоматизацию данной задачи (в годах):

Ток = (40000-15000) / 41820 =0,6; т.е. приблизительно 7 месяцев.

Таким образом, учитывая, что реализация только одной задачи повысит эффективность работы, можно судить о том, что и автоматизация других задач информационной системы повысит управленческую и экономическую эффективность при внедрении СЭД Мотив.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Владение информационными технологиями является непременным условием существования и развития организации. Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

- Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

- Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

 Скачать реферат