Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ "БелИФ" на основе технологий информационного менеджмента

· Обмен документами. Если осуществляется работа над проектом, группы которого территориально разнесены, то время передачи документов от одного подразделения другому может измеряться часами и даже днями. При электронном документообороте передача документа осуществляется практически мгновенно благодаря встроенной почтовой системе.

· Время поиска документов. Если реквизиты документа известны, то при использовании «бумажной технологии» время поиска документа займет несколько минут. Если реквизиты документа неизвестны, то поиск документа в бумажных регистрационных журналах может растянуться на несколько часов и даже дней. В этом случае эффект от применения системы электронного документооборота будет наиболее заметен; если известны хотя бы несколько ключевых слов искомого документа, поиск может быть осуществлен так же быстро, как и в предыдущем случае.

· Подготовка типовых документов. По статистике, на подготовку типового документа уходит около 25% рабочего времени сотрудников. Практически независимо от занимаемой должности это время распределяется между созданием и обработкой документов, поиском и подбором информации. То есть ежедневно на подготовку документов уходит; 8ч*60мин*25%=120 мин рабочего времени. При электронном документообороте это время снижается примерно на 30% за счет унификации документационной деятельности организации, использования различных форм, шаблонов, типовых бланков.

· Время согласования документов. Этот параметр косвенным образом характеризует корпоративную культуру организации, степень ее бюрократизации. Он включает время рассмотрения документа и время его передачи между инстанциями. Для каждого вида документа время согласования имеет свое значение, которое зависит от числа инстанций согласования. Согласование документа отнимает у ряда сотрудников до 50-75% рабочего времени. При электронном документообороте этот параметр уменьшается за счет сокращения времени передачи документов между инстанциями примерно в три раза.

· Время, затрачиваемое на подготовку отчетов. Если регистрация документов ведется по бумажной технологии, то на подготовку таких отчетов может уходить 30-40% рабочего времени сотрудников: 8*60*30%=144 мин. При электронном документообороте подготовка отчетов занимает не более одной минуты.

· Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа. При бумажном документообороте эта операция выполняется за счет поиска необходимого сотрудника лично или по телефону и передачи ему необходимой информации, на что уходит, по статистике, примерно 10 мин. При электронном документообороте эта операция выполняется системой автоматически при приближении или наступлении срока исполнения.

· Время, затрачиваемое на размножение документа по резолюции. Оно зависит от количества резолюций (от 3 до 5) и в среднем составляет 5 мин. При электронном документообороте эта операция не нужна, т.к. поступивший документ прикрепляется к регистрационной карточке документа и доступен для просмотра всем, кому он предназначен.

Планируемые критерии оценки эффективности деятельности после внедрения СЭД Мотив.

Если говорить об оценке зависимости эффективности деятельности ОГУ «БелИФ» от организации процессов работы с документами, то можно выделить следующие основные критерии:

Критерии управления персоналом организации:

а) контроль исполнения поручений, «прозрачность» деятельности сотрудников – возможность в любой момент времени получить ответ на вопрос, «на какой стадии находится порученная исполнителю задача»;

b) исполнительская дисциплина сотрудников — степень ответственности при выполнении заданий, соблюдение сроков;

c) возможность проанализировать деятельность сотрудников в любой момент времени.

Критерии эффективности использования рабочего времени:

а) быстрота доступа к оперативной информации:

- доступ к документам;

- доступ к аналитическим справкам и отчетам;

- упорядоченность типовых бизнес-процессов;

- отлаженный механизм уведомлений и напоминаний об имеющихся задачах.

Критерии информационной безопасности:

- упорядоченный учет документов;

- надежность хранения информации;

- обеспечение распределения прав доступа сотрудников к информации.

Всем сотрудникам предлагается принять участие в разработке системы показателей на основе этих критериев, которая должна отвечать следующим требованиям:

- комплексно отражать непосредственные результаты труда, как в количественных, так и в качестве иных характеристиках;

- связывать результаты работы коллектива (индивидуального труда) с конечными результатами деятельности организации;

- отражать особенности деятельности различных коллективов и категорий работников;

- быть взаимосвязанной с системой материального и морального стимулирования:

- содержать относительно простые показатели, понятные для каждого работника, которые должны рассчитываться по единой методике, не требовать дополнительной информации, трудоемких расчетных работ:

- соответствовать цели оценки.

При этом непосредственно для оценки можно пользоваться распространенными методами измерения подобных показателей, в частности методом балльной оценки и методам коэффициентов.

В основе первого метода лежит построение балльных шкал. При этом их диапазон может быть различен в зависимости от сущности намеряемого показателя и назначения оценки (двухбалльные шкалы — «да» — «нет», трех-, n-балльные шкалы).

В методе коэффициентов, в отличие от балльного, в расчет вводятся нормативные значения, которые соотносятся с фактическим результатом, вследствие чего образуются коэффициенты. По этому принципу можно создать свою методику оценки эффективности документооборота на предприятии.

Все предложения направлять непосредственно директору ОГУ «БелИФ», который назначается ответственным за разработку системы показателей эффективности внедрения системы Мотив.

Организация процесса внедрения СЭД

Основными задачами автоматизации документооборота являются:

- Интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

- Ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;

- Автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами;

- Формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);

- Документационная поддержка бизнес-процессов;

- Планирование и управление ресурсами предприятия в рамках существующих бизнес-процессов;

- Автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, конт­роль за их выполнением);

- Организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;

- Обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, норма­тивными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;

- Обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы;

 Скачать реферат