Разработка предложения по совершенствованию деятельности ОГУ "БелИФ" на основе технологий информационного менеджмента

В полном объеме представлены документы по всем отраслям хозяйственной деятельности - в том числе банковской, внешнеэкономической, таможенной, рынку ценных бумаг.

Система включает акты официального разъяснения действующих норм, регулирующих отдельные сферы деятельности, документы советского периода, представляющие интерес в настоящее время.

Система адресована на самый широкий круг специалистов средних и крупных предприятий всех форм собственности и направлений деятельности. 3. «Деловые бумаги» - система для тех, кто занимается делопроизводством и документооборотом.

Включает образцы документов, используемые на практике предприятиями с различными организационно-правовыми формами и направлениями деятельности и просто документы, которые приходится часто заполнять простым гражданам - заявления, объяснительные, справки и т.д. и т.п.

Система предоставляет типовые договоры, контракты, учредительные, организационные, внутренние документы, формы отчетности предприятий, страховых и банковских учреждений. Большинство документов разработано и утверждено органами власти Российской Федерации. Остальные разработаны на заказ авторитетными юридическими фирмами.

Карточка поиска позволяет использовать для поиска номер типовой формы (если он известен), слова из названия или текста (даже если Вы знаете их приблизительно), тематику (если Вы хотите просмотреть документы, относящиеся к одной теме или вопросу). При поиске форм удобно пользоваться такими полями, как «Вид документа» (сразу можно отобрать только договора или заявления или другой тип документа), «Разработчик» (можно отобрать, например, только формы, принятые госорганами) и «Источник» (если известен официальный документ, который утвердил нужный Вам бланк, форму или другой документ).

При использовании системы в комплекте с информационными банками по федеральному российскому законодательству (например, Консультант Плюс: Версия Проф), любое упоминание нормативных документов в тексте формы или другого документа Деловых Бумаг превратится в гиперссылку на текст упоминаемого документа, по которой можно сразу попасть в официальный текст документа, при чем сразу в тот его раздел, где речь идет о найденной форме.

«Деловые Бумаги» - профессиональный инструмент референта и кадровика, полезный помощник бухгалтера и юриста (формы отчетности и образцы договоров) и огромный цифровой архив деловой документации, который будет полезен гражданам как для личного так и в трудовой деятельности, например, для госслужащего или руководителя фирмы.

Можно сделать вывод, что оснащенность персонала ОГУ «БелИФ» информационно-правовыми средствами и программами находиться на довольно высоком уровне, что очень способствует повышению эффективности основной деятельности персонала – создание, внедрения и управления ИТ-проектов на региональном уровне, а, в конечном счете, повышению эффективности управления.

С 2006 года в ОГУ «БелИФ» начались работы над созданием системы электронного документооборота для внедрения в аппарат губернатора Белгородской области.

Необходимо заметить, что принятый в настоящее время в Белгородской области обмен бумажными документами между органами государственной власти и местного самоуправления является чрезвычайно медленным и влечет значительные затраты ресурсов на функционирование курьерских и почтовых служб, экспедиций и канцелярии, вынужденной регистрировать входящие и отправлять исходящие документы. В случае функционирования автоматизированной системы к этому еще прибавляется ввод информации о документе и сканирование текста для помещения в базу документов системы. Зачастую отсутствует возможность контроля со стороны отправителя за процессом получения и регистрации документов принимающей стороной.

Эта ситуация представляется еще более неестественной, если учесть, что исходящий документ также готовится в автоматизированной системе, а текст существует в виде файла и специально распечатывается для отправки в другие организации. Выходом из этой ситуации является создание системы обмена электронными документами между органами государственной власти и местного самоуправления. Создание такой системы позволит обеспечить:

· радикальное ускорение доставки документов;

· гарантию доставки;

· доставку «под роспись» – уведомление отправителя о получении и регистрации документа получателем;

· снижение издержек.

Необходимо учитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет свое значение – в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждаться и доставляться в бумажном виде. Тем не менее, существуют (и в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.

Введение в Белгородской области законодательства, обеспечивающего юридическую значимость электронной цифровой подписи (Приложение 5), открывает возможность создания систем обмена электронными документами, не требующих дублирования электронных документов бумажными и позволяющих тем самым значительно снизить издержки органов власти и управления. Но на пути разработки такой системы у специалистов ОГУ «БелИФ» имеются объективные трудности:

1. Отсутствие каких-либо систем автоматизации документооборота в аппарате губернатора Белгородской области.

2. Разнообразие систем и форматов, используемых в аппарате губернатора.

3. Необходимость надежной аутентификации отправителей / получателей в аппарате губернатора.

4. Защита информации от изменения в процессе доставки документов между органами государственной власти и местного самоуправления.

5. Необходимость защиты конфиденциальной информации.

Основное содержание работы органов государственной власти в Белгородской области – это выработка управленческих решений, протекающая в форме работы с документами. Поэтому эффективность осуществления ими своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами.

В аппарате губернатора Белгородской области повсеместно используется традиционная система делопроизводства. Эта система, основанная на централизованном контроле документов на всех стадиях их исполнения, обладает рядом важных достоинств. Однако при больших объемах обрабатываемых документов все равно возникают проблемы, неизбежные при работе с бумажными документами:

1. Длительные процедуры передачи документов.

2. Возможность утери информации о местонахождении документов.

3. Отсутствие эффективного контроля, как за работой отдельных чиновников, так и за деятельностью аппарата в целом со стороны вышестоящих органов и общества.

4. Высокие издержки на инфраструктуру хранения и движения бумажных документов.

5. Высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности чиновников и нехватка времени на подготовку качественных решений.

Зачастую эти проблемы приводят к неоправданно затянутым срокам рассмотрения вопросов и неэффективности работы в аппарате губернатора.

 Скачать реферат