Организация работы в КБ "Приватбанк"

обсуждение актуальных вопросов и проблем развития банка и его подразделений и принятие по ним качественных решений.

Деловое совещание – способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в организации. Процесс управления в этом смысле сводится к трем основным стадиям:

сбор и переработка информации;

координация деятельности служб банка и сотрудников;

принятие решения.

Телефонные разговоры

Телефонизация системы управления несет в себе противоречия. С одной стороны, она позволяет сберечь рабочее время и средства, а с другой – при низкой информационной культуре, создает предпосылки для потерь рабочего времени. Процедура телефонного разговора, как правило, содержит следующие операции: установление связи, представление собеседников, постановка вопроса (введение в ситуацию), обсуждение вопроса (ситуаций), ответ на поставленный вопрос и заключительное слово. При этом в каждой операции может содержаться 20-30% ненужной информации.

Стилистика телефонного разговора должна учитывать четкость речи, ее лаконичность, уважительную форму обращения к собеседнику, учет его настроения и нервной нагрузки.

Просмотр корреспонденции

Работа с корреспонденцией (документами) состоит в разборе и просмотре (чтении) поступающей руководителю корреспонденции и принятию по ней решений, чаще всего в виде резолюции. Чтобы избежать излишних затрат времени на эту работу прежде всего необходимо оградить руководителя от избыточной корреспонденции, которая не содержит новой информации или которая не требуется в данном конкретном случае. Для этого в организации и в отдельных ее подразделениях должно быть хорошо налажено делопроизводство, особенно распределение документов по руководителям, организация и качество их подготовки.

Для эффективной работы с корреспонденцией руководитель должен хорошо владеть приемами делопроизводства. Это понятие нередко отождествляется с бюрократизмом. Но без документов в обозримом будущем в управленческой системе не обойтись. Как арматура скрепляет бетон, так и различные документы скрепляют управленческие отношения в системе.

Ознакомление с работой подразделения

Ознакомление с работой подразделения предполагает не только телефонные разговоры или работу с соответствующими документами но и обход рабочих мест. Эта работа, как и прием посетителей, способствует не только получению необходимой устной и зрительной информации, но и укреплению контактов руководителя с членами коллектива. Следует придерживаться следующих рекомендаций:

четко сформулировать для себя цель обхода;

наметить маршрут и выбрать наиболее подходящее время обхода;

проводить беседы непосредственно на рабочих местах при минимальном отвлечении работников от выполнения ими свои обязанностей;

внимательно и терпеливо выслушивать работников;

проводить анализ результатов обхода сразу же после его завершения;

проконтролировать выполнение обещаний, данных в период обхода

Целесообразно обход рабочих мест включать в распорядок рабочего дня и строго придерживаться установленного времени.

Плановая и организационная работа

Планирование может проходить в три этапа:

1) расстановка приоритетов по срокам важности;

2) планирование дел по времени суток и дням недели с учетом индивидуальной производительности и таких факторов, как сложность переговоров, потери времени на транспорт и т.д.;

3).подбор запасных вариантов дел и возможного резерва времени.

Основные правила планирования времени:

60% - запланированная активность;

20% - непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия);

20% - спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество).

Руководитель в своих планах с самого начала должен установить, какую работу он будет выполнять лично, а какую можно перепоручить (делегировать).

Организационная работа руководителя включает делегирование полномочий и распорядительную деятельность. Делегирование является ключевой деятельностью всякого руководителя.

Контроль. Контроль со стороны руководителя направлен на проверку решений, распоряжений; соблюдения правил (нормативов); выполнения заданий; соблюдения дисциплины.

Сущность контроля состоит в проверке фактической реализации принятых решений

Прием посетителей и посещение других руководителей и клиентов

Организаторская работа руководителя немыслима без контактов с подчиненными сотрудниками, работниками других подразделений аппарата управления, обращающимися по тем или иным вопросам, с клиентами.

Прием посетителей в зависимости от должностной категории руководителя занимает до 10% бюджета рабочего времени.

Посетителей руководителя можно классифицировать по трем основным признакам:

1.Должностная категория: вышестоящий руководитель, сотрудники вышестоящей организации, подчиненные, представители контролирующих органов, клиенты.

2.Цель посещения: сбор руководителем определенной информации о положении дел в организации; разрешение конфликтных ситуаций; разбор жалоб, заявлений; ревизия; решение текущих производственных вопросов; согласование, координация вопросов производственного характера; решение личных вопросов и другие.

3.Инициатива посещения: самого руководителя или другой стороны.

Рекомендации к процедуре приема посетителей:

1.Планирование посещений.

В течение рабочего дня руководителям приходится решать множество разнообразных вопросов. Многие из них возникают стихийно. При таком положении работнику трудно найти удобный момент для встречи с руководителем. Приходится долго ждать, а порой и откладывать решение назревших вопросов. Непредсказуемость посещений дезорганизует труд руководителя, а отсутствие определенной системы в работе приводит к значительным потерям рабочего времени. Поэтому планирование потоков посетителей путем разработки типовых распорядков рабочего дня руководителей является важным технологическим требованием процесса управления. В отдельных случаях может применяться регламентирование посещений, то есть упорядочение потока посетителей во времени и упорядочения информационных потоков от посетителей руководителя.

2.Ограничение посещений.

Ограничение посещений достигается с помощью решения определенных вопросов в аппарате отделов, у помощника или благодаря квалифицированному разъяснению секретаря.

Повышение квалификации работников секретариата, тщательное распределение полномочий принимать решения, подписывать документы (особенно по второстепенным вопросам), разработка должностных инструкций работников аппарата управления, воспитание личной ответственности за порученное дело, искоренение практики по любому поводу идти к руководителю или посылать к нему посетителя, замена посещения разговором по телефону или с помощью переговорного устройства – вот главные ограничения посещений.

3.Согласование посещений.

Предварительное согласование посещений эффективно в тех случаях, когда посетитель является работником вышестоящей или какой-либо другой организации. В этом случае руководитель может согласовывать время посещения без ущерба для своего распорядка дня, подготовить необходимые для беседы с посетителем документы, получить дополнительную информацию. При неожиданном посещении все это сделать затруднительно. Разумеется, здесь очень важны пунктуальность и четкость работы руководителя.

 Скачать реферат