Организация работы в КБ "Приватбанк"

Предотвратить потери рабочего времени наиболее квалифицированных и высокооплачиваемых работников можно с помощью согласования посещения путем:

договоренности о посещении по телефону;

предварительной записи у секретаря.

Установление приоритетов можно успешно применять в тех случаях, когда руководитель имеет секретаря высокой квалификации, способного сделать в момент прихода посетителя быструю оценку заранее определенных критериев приоритета, отраженных, например, в перечне организаций, представителей которых он принимает в любое время дня. Этот критерий приоритета может распространяться на отдельных посетителей, а также некоторых сотрудников.

Другой критерий приоритета предполагает прием посетителей в определенный отрезок рабочего дня.

Третий критерий предполагает строгое соблюдение установленных графиков, регламентов посещения руководителя.

Важно при приеме посетителей поддерживать необходимый уровень внимания к ним, уметь слушать. Для этого рекомендуется забыть о личных предубеждениях к собеседнику, выделять из его речи главное, отделять факты от субъективного мнения говорящего, не спешить с выводами.

Рекомендуется придерживаться следующих правил (Власов Л.В.):

принять активную позу, так как правильная посадка тела помогает сосредоточиться и благоприятно расположить к себе посетителя;

сосредоточить взгляд на говорящем;

поддерживать устойчивое внимание к говорящему, не прерывать его и не отвлекаться на другие дела;

логически планировать процесс слушания, выделяя главное и находя ему обоснование;

преждевременно не оценивать беседу или выступление, делать это только в конце приема.

Одной из обязанностей руководителя является учить подчиненных четко и обоснованно излагать свои просьбы и предложения. Например, это можно делать по следующей схеме:

суть просьбы или предложения;

что намерен посетитель сделать сам;

что мешает ему осуществить предложение;

что он хочет конкретно от руководителя;

кто из сотрудников сможет содействовать удовлетворению его просьбы или осуществлению предложения.

Необходимо стремиться принимать посетителей в точно назначенное время, не заставлять их ждать. Если в назначенное время не представляется возможность принять, то обязательно объяснить причины. Во время приема стараться завоевать доверие, расположить к себе посетителя, проявить готовность помочь ему, а если нет – то аргументировано обосновать отказ.

Наиболее типичными информационными помехами в технологии приема посетителя являются телефонные звонки и приход еще одного работника в кабинет руководителя, что заставляет его переключаться на другой поток устной информации. Необходимо по возможности ограничить эти информационные помехи, в частности поручить секретарю ограничить доступ непредусмотренных посетителей, не требующие оперативного, личного вмешательства руководителя.

Таблица 2.2.

Примерный алгоритм процедуры посещения руководителя посетителем

Таким образом, посещения представляют собой значительную интеллектуальную, информационную и эмоциональную нагрузку, приходящуюся на руководителя. Рационализация приема посетителей – одно из актуальных направлений совершенствования работы руководителя.

Совещания, телефонные разговоры

Сущность совещания.

Основной целью проведения совещаний является получение в короткий срок достаточного для эффективного управления банком (подразделением) количества качественных коллегиальных решений.

Совещания в ПриватБанке у Председателя Правления и руководителей подразделений банка регламентируются.

Подготовка и проведение совещаний.

Материалы к совещаниям должны быть предельно лаконичными и хорошо иллюстрированными (таблицами, графиками, диаграммами и др.).

В ходе доклада (сообщения) докладчик выносит на обсуждение только основные проблемы (вопросы), возникшие в отчетном периоде, проекты решений по устранению их негативных последствий и недопущению возникновению в дальнейшем, основные направления дальнейшего развития.

В процессе проведения совещания участникам могут предоставляться дополнительные материалы на бумажных или электронных носителях.

Регламент совещаний.

Регламент совещания предлагается ведущим и принимается коллегиально участниками путем голосования. Если для обсуждения вопроса повестки, проблемы или предложения участника требуется больше времени на обсуждение, чем выше указано, то ведущий должен выбрать один из следующих вариантов:

организовать форум, анкетный или тестовый опрос;

 Скачать реферат