Организация как система. Управление проектами

Контроль - это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. В ней выделяют два основных направления:

· контроль за выполнением работ, намеченных планом;

· меры по коррекции всех значительных отклонений от плана.

Главные инструменты выполнения этой функции - наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и нормативов. Эффективно поставленный конт­роль обязательно должен иметь стратегическую направленность, ори­ентироваться на результаты, быть своевременным и достаточно про­стым. Последнее требование особенно важно в современных услови­ях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.

Координация - это функция процесса управления, обеспечиваю­щая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координа­ции - достижение согласованности в работе всех звеньев организа­ции путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Поэтому для выполнения этой функции могут использоваться как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждения возникающих проблем на совещаниях, собра­ниях, при интервьюировании и т. д. Большую роль при этом играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на от­клонения в нормальном ходе работ в организации.

С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодей­ствие между подсистемами организации, осуществляется маневриро­вание ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организовывания, мотива­ции и контроля), а также действий руководителей.

В условиях роста самостоятельности и ответственности руководи­телей всех уровней и исполнителей происходит рост так называемых неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную коор­динацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры. Одновременно сокращается необходимость в вертикальной ко­ординации, когда структуры управления становятся «плоскими».

Разделение труда в управлении

Важным фактором повышения результативности менеджмента является разделение труда менеджеров, т. е. специализация управлен­ческих работников на выполнении определенных видов деятельности (функций), разграничение их полномочий, прав и сфер ответствен­ности. Соответственно этому в организациях выделяют следующие виды разделения труда профессиональных управляющих: функцио­нальное, структурное, технологическое, профессионально-квалификационное.

Функциональное разделение труда основывается на формировании групп работников управления, выполняющих одинаковые функции менеджмента: планирование, организовывание, контроль и т. д. Со­ответственно этому одни работники аппарата управления специали­зируются на работах по планированию, другие направляют свои уси­лия на организацию работ по выполнению планов, третьи являются специалистами по контролю хода, измерению результата и оценке работы и т. д.

Структурное разделение труда строится исходя из таких характеристик управляемого объекта, как организационная структура, мас­штабы, сферы деятельности, отраслевая или территориальная специ­фика. В силу большого разнообразия факторов, воздействующих на структурное разделение труда, оно специфично для каждой органи­зации. В то же время можно выделить некоторые общие черты специ­ализации, касающиеся, прежде всего, вертикального и горизонталь­ного разделения труда менеджеров.

Вертикальное разделение труда построено на выделении трех уровней управления низового, среднего и высшего.

К низовому уровню относятся менеджеры, имеющие в своем под­чинении работников преимущественно исполнительского труда. Они осуществляют управление такими первичными подразделениями, как бригады, смены, участки.

Средний уровень - самый многочисленный, составляющий некоторым данным 50-60% общей численности управленческого пер­сонала организации, - включает менеджеров, ответственных за ход производственного процесса в подразделениях, которые состоят из нескольких первичных образований (структурных единиц); сюда вхо­дят также менеджеры штабных и функциональных служб аппарата управления предприятия, его филиалов и отделений, а также руко­водство вспомогательных и обслуживающих производств, целевых программ и проектов.

Высший уровень - это администрация предприятия, осуществля­ющая общее стратегическое руководство организацией в целом, ее функциональными и производственно-хозяйственными комплексами. На этом уровне занято всего 3-7% общего управленческого персо­нала.

Фактическое число уровней на предприятиях характеризуется боль­шим разнообразием и колеблется от 1-2 на малых предпри­ятиях до 8-9 в крупных объединениях и корпорациях. Со­ответственно меняется и содержание задач, решаемых на разных уров­нях. Общим является то, что на каждом из них предусматривается определенный объем работ по функциям управления. Это - горизон­тальное разделение труда менеджеров по функциям. Функциональная структура работ на каждом уровне неодинакова. При движении от низового уровня к высшему увеличиваются число и сложность задач по составлению планов и организации всей работы предприятия, повышается значение контрольной функции. На низовом и среднем уровнях менеджеры заняты координацией совместной деятельности людей, поэтому эта функция, наряду с мотивированием, становится наиболее важной.

Более глубокое горизонтальное разделение труда менеджеров пред­полагает их специализацию по ключевым сферам деятельности, об­разующим подсистемы предприятия

Технологическое и профессионально-квалификационное разделение труда менеджеров учитывает виды и сложность выполняемых работ. По этим критериям в составе аппарата управления выделяют три ка­тегории работников: руководителей, специалистов и служащих. Сточки зрения технологии процесса управления задачи руководителей преж­де всего сводятся к принятию решений и организации их практичес­кой реализации, специалисты осуществляют проектирование и разработку вариантов решений, а служащие занимаются в основном информационным процессом всего этого.

Руководитель организации

Руководителем является человек, который, как правило, имеет в своем подчинении других работников организации, наделен полно­мочиями направлять их действия и несет всю полноту ответственно­сти за состояние управляемого объекта. Такой статус предопределяет его особую роль в организации и содержание выполняемых функций.

Главное в деятельности руководителя любого ранга - это работа с людьми не только непосредственно подчиненными ему, но и со всеми теми, кто прямо или косвенно связан с функционированием управля­емого объекта как внутри предприятия, так и за его пределами.

 Скачать реферат