Организация труда менеджеров

Квартальные планы

Среднесроч-ные цели

Месячные планы

Декадные планы

Месяч-ные итоги

Текущие цели

Итоги недели

Оперативные цели

Итоги дня

Оперативные цели

Дневные планы

Рис.4. Система планирования рабочего времени менеджера.

Для непредвиденных работ, а так же оперативного решения текущих вопросов планируется резерв времени в соответствующие периоды рабочего дня. При планировании рабочего дня менеджера учитывается правило 60:40, то есть планом должно быть охвачено не более 60% рабочего времени и около 40% должно быть оставлено для неожиданных дел.

Заблаговременно составленные планы работы менеджера дисциплинируют его труд, исключают невыполнение важных мероприятий. Для выполнения повторяющихся работ выделяют определенное время дня или определенный день недели. Например, ежедневно планируются в определенное время обход рабочих мест, оперативное совещание, работа с документами, строго регламентированный прием посетителей.

Планировать время в течение рабочего дня следует таким образом, чтобы в каждый час пятнадцать минут оставались свободными и их можно было бы использовать для телефонных звонков, визирования документов, непредвиденных работ и отдыха. Благодаря этому распорядок дня менеджера станет гибким и можно будет много сделать сверх плана. Режим создает в жизненном укладе и деятельности менеджера определенный ритм, позволяет выработать устойчивые положительные привычки, сокращает затраты времени на вхождение в работу. Режим дня должен не только соблюдаться, но и уточняться, улучшаться и постепенно превращаться в постоянные нормы жизненного уклада.

Рационально использовать рабочее время помогает применение следующих принципов [23]:

− использовать рабочее время исключительно на решение проблем, представляющих наибольшую важность;

− не пытаться выжать из отрезка времени больше, чем это необходимо;

− распределять время так, чтобы его хватило на решение непредвиденных проблем;

− избегать общения с людьми, отнимающими время;

− беречь даже самые маленькие промежутки времени;

− не откладывать работу на потом, не страшиться ее и приниматься за дело немедленно.

Основные направления улучшения труда менеджеров

На современных предприятиях уровень организации труда менеджеров должен соответствовать уровню развития техники и технологий. Поэтому постоянно происходит внедрение комплекса технических, организационных и экономических мероприятий, направленных на рациональное распределение работы, установление пропорций между отдельными видами труда и создание условий для высокопроизводительной работы менеджера.

Конечной целью улучшения организации труда менеджера является создание ему наиболее благоприятных условий в трудовом процессе для всестороннего и гармоничного развития личности при максимальном использовании рабочего времени. Достижение этой цели требует последовательного и взаимосвязанного решения ряда задач: организации автоматизированного рабочего места; совершенствовании работы с документами и корреспонденцией; овладения методами ведения телефонных разговоров; улучшения организации проведения совещаний; делегирование полномочий; применение приемов проведения бесед.

Организация рабочего места

Улучшение организации труда менеджера в большой степени зависит от правильной организации рабочего места. Современная организация рабочего места в служебных помещениях предусматривает удобную его планировку, оснащение современной мебелью, средствами оргтехники, обеспечение необходимыми средствами связи, оптимизацию делопроизводства и хозяйственного обслуживания. При планировке помещений для менеджеров особое внимание уделяется их функциональному назначению, содержанию и взаимосвязи в процессе выполнения общих задач. Примерное типовое рабочее место профессионального менеджера показано на рис.5.

Каждое рабочее место менеджера оснащается удобной мебелью и организационно-техническими средствами обработки информации. В комплект мебели входят письменный стол, стеллаж или тумбочка, стул или кресло. Кресло должно способствовать максимальному ослаблению мышечного напряжения. Так как менеджер в основном работает сидя за столом, то мебель расстанавливается исходя из зоны досягаемости рук человека.

1500 мм

4

8

11

7

2

5