Информационная служба фирмы

1) сбор, обработка и анализ внешней информации

2) сбор, обработка и анализ внутренней информации

3) на основе проводимого анализа выработка соответствующих рекомендаций и предложений

4) оперативное, полное наглядное предоставление результатов анализа, соответствующих выводов и выработанных рекомендаций

5) долговременное хранение всей собранной информации для последующего ее использования в работе

6) решение нестандартных задач анализа деятельности фирмы

Иногда бытует мнение, что ИС и экономическая служба дублируют друг друга. Экономическая служба ориентирована, прежде всего, на решение стандартных задач внутреннего учета. Одной из основных задач ИС является сбор, обработка и анализ самой разнообразной внешней информации. Экономической службой решаются задачи анализа и планирования текущей деятельности фирмы и ее подразделений, а также стратегического планирования. Здесь находится первая точка пересечения интересов ИС и экономической службы. ИС не решает стандартных задач учета – она является пользователем информации, полученной в результате решения данных задач другими подразделениями (экономической службой). И, наоборот, другие подразделения, в частности экономическая служба, являются пользователями информации, предоставленной ИС. Здесь вторая точка пересечения интересов. Деятельность экономической службы строго ориентирована на руководство фирмы и контролирующие инстанции. Деятельность ИС ориентирована как на руководство, так и на рядового сотрудника. Данные службы не дублируют, они взаимодополняют друг друга.

Исходя из задач, стоящих перед службой, можно обозначить ее функциональную структуру, обеспечивающую наиболее эффективное ее функционирование. Функционально ИС подразделяется на 3 направления – аналитическое, информационное и техническое. Аналитическое и информационное направления являются основными. Основные задачи аналитического – это пункты 1,2,3 и 6 из выше перечисленного списка. Аналитическое подразделение разделяется на две составляющие. Одна из них ориентирована на решение стратегических задач (выявление тенденций, прогнозирование, стратегическое планирование), вторая – мониторинг текущих событий и решение тактических задач. Основными задачами информационного направления являются 4 и 5, а также часть от задач 1 и 2 – сбор и обработка информации. Техническое подразделение является вспомогательным. Оно занимается решением технических вопросов, связанных с пунктами 4 и 5, и оказывает соответствующую помощь при решении задач 1,2,3 и 6 (18).

Систематизируем и обобщим основные проблемы и трудности, характерные для деятельности информационной службы:

- информационные отдел получает большие объемы информации из самых различных источников. Это приводит к невозможности одному человеку качественно обработать материал

- как правило, основная масса информации представлена на бумажных носителях и имеет самую разнообразную форму представления. Это существенно затрудняет и замедляет ее предварительную обработку

- на этапе обработки и преобразования данных в электронный вид возникает вероятность появления ошибок и ввода неправильной информации, что иногда может привести к искажению ситуации и выработки неверных рекомендаций

- основная масса информации поступает на бумажных носителях. С течением времени скапливаются большие объемы разнообразных печатных изданий, а также ксерокопий. Когда возникает потребность в каких-либо материалах, их поиск занимает слишком много времени

- отдельно следует выделить проблему представления информации. Информация, которая предлагается конечному пользователю, должна быть лаконичной, конкретной, легко читаемой.

Предлагаются следующие шаги для их решения:

1) разграничение обязанностей между специалистами службы

2) внедрение современных компьютерных и информационных технологий работы с информацией.

Это не что иное, как информационная система. Создание ИС призвано решить следующий спектр задач:

- создание единого информационного пространства фирмы

- повышение эффективности деятельности информационной службы

- обеспечение оперативного доступа любого сотрудника со своего рабочего места к необходимой ему в данный момент информации

- повысить уровень профессиональной подготовки каждого сотрудника фирмы.

Информационным наполнением ИС служит самая разнообразная внешняя и внутренняя информация (18).

Структура службы информации

Руководителю, заинтересованному в развитии предприятия и завоевании новых рынков сбыта своей продукции с минимальным риском потерь, задавшемуся целью создать полноценную службу информации, необходимо ясно представить себе цели, которые следует поставить перед этой службой, и структуру, которая позволит их реализовать. Лишь грамотно организованная, хорошо оснащенная, с квалифицированным персоналом служба сможет решить весь комплекс задач. Только для такой службы целесообразно разрабатывать и применять критерии эффективности при оценке ее функционирования. Успешная деятельность службы информации предприятия возможна при условии ее опоры и ориентации на реальные интеллектуальные, научные, технические и производственные возможности предприятия, его финансовый потенциал и реальные перспективы развития (48).

Данная модель информационно-аналитической службы предприятия может быть полезной, в первую очередь, для крупных предприятий рыночной ориентации, имеющих обширную номенклатуру выполняемых работ (Приложение №1).

Рассмотрим функции каждой группы.

Группа маркетинга:

- мониторинг динамики рынка и конъюнктуры

- формирование модели потребительских ожиданий

- формирование «идеальной» модели продукции

- все о фирмах конкурентах и товарах-аналогах

- разработка бизнес-планов

- реклама

- предложения по совершенствованию продукции и ее ассортимента

- динамика объемов производства и организация системы товародвижения

- предложения по сервисному обеспечению пользователей.

Патентно-правовая группа:

- патентно-правовая защита промышленной и интеллектуальной собственности

- рекомендации по организации конкурентной борьбы на рынках продукции (услуг) предприятия

- рекомендации по безопасному вывозу новой продукции на рынок.

Группа сбора и обработки информации:

- поиск, обработка, систематизация, классификация и первичное преобразование (свертывание) информации

- формирование, ведение и совершенствование баз данных

- подготовка дифференцированной информации для руководителей и лиц, принимающих решения.

Группа экспертов:

- поиск новых источников информации, потенциальных инвесторов

- отбор «нужной» информации (порог избыточности, достоверности)

- определение структуры и объема информации, необходимой и достаточной для информационного обеспечения деятельности и развития предприятия

Группа анализа и синтеза информации:

- подготовка аналитической информации для обеспечения хозяйственной деятельности предприятия

- подготовка информации о деятельности предприятия для передачи во внешнюю среду.

 Скачать реферат