Информационная служба фирмы

Особой защите подлежат договоры, заключаемые предприятием при организации материально-технического обеспечения и сбыта. Более того, в определенных ситуациях конфиденциальными считаются не только сведенья, относящиеся к содержанию договора, но и сам факт его заключения. Логика этой позиции достаточно ясна: вся коммерческая деятельность представляется в виде совокупности логических цепочек, построенных на хозяйственных связях между поставщиками, потребителями и посредниками, правовым основанием для осуществления которых служит договор. Именно договор является тем цементирующим звеном, знание которого и основанные на этом знании активные действия со стороны конкурентов подорвать коммерческую деятельность предприятия.

Масштабы применения режима коммерческой тайны в России регулируются постановлением Правительства РСФСР «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 15 Декабря 1991 года № 35. В составе этого ограничительного перечня предусмотрены следующие документы и сведения, прямо или косвенно относящиеся к сфере коммерческой деятельности предприятия:

- учредительные документы (решения о создании предприятия или договор учредителей) и устав;

- документы, дающие право на занятие предпринимательской деятельностью (регистрационное удостоверение, патенты, лицензии);

- сведенья по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности предприятия и иные сведенья, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в бюджет России;

- документы о платежеспособности;

- информация о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

- справки об уплате налогов и обязательных платежах;

- данные о нарушениях антимонопольного законодательства, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также о других нарушениях законодательства и размерах причиненного при этом ущерба;

- сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Из соотношения целесообразного и допустимого определяется следующий примерный перечень сведений из сферы коммерческой деятельности, которые должны составлять коммерческую тайну предприятия:

- организация и размеры товарного оборота, включая данные об издержках производства и обращения, цене продукции и услуг;

- состоянии рынков сбыта и рынков закупок;

- планы сбыта материально-технического обеспечения;

- сведения о поставщиках потребителях и посредниках;

- сведения о финансовых операциях;

- списки персонала коммерческих служб, организационные схемы управления;

- информационное обеспечение, схемы документооборота и др.

Конкретный содержательный состав сведений, подлежащих защите в режиме коммерческой тайны, определяется каждым предприятием самостоятельно. При установлении режима коммерческой тайны, помимо самого состава сведений и «срока жизни» секретов, выявляются источники и места накопления информации, реальные пользователи и те, кто потенциально заинтересован в ее получении, в том числе среди партнеров по коммерческой деятельности и конкурентов, определяются возможные каналы утечки информации, прорабатываются способы перекрытия каналов утечки.

Защита строится комплексно, путем создания специальной системы обеспечения безопасности, в рамках которой проводятся следующие мероприятия:

- защита коммерческой тайны при заключении контрактов и трудовых соглашений, работа с персоналом – соответствующие беседы при приеме, инструктаж вновь принятых по правилам секретного использования информации, обучение сохранению конфиденциальности сведений, работа с сотрудниками, подозреваемыми в хищении секретной информации, пропаганда мер административной и экономической ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, а также форм материального и морального поощрения за работу с секретной информацией и т.п.;

- организация работы с конфиденциальными документами, представленными на бумажных носителях, - ведение порядка делопроизводства, контроль за прохождением секретных документов по маршруту пользования информацией, рассекречивание и уничтожение конфиденциальных документов, охрана секретов партнеров по коммерческой деятельности. Конфиденциальные документы, составленные на бумажных носителях, наделяются обычно тем или иным грифом секретности – «конфиденциально», «строго конфиденциально», «конфиденциально, только адресату», - которым, по существу, и определяются границы доступа к информации для отдельных категорий лиц. Правило состоит в том, что каждый сотрудник службы сбыта или материально-технического обеспечения (гистической службы предприятия) должен иметь доступ только к той информации, которая необходима ему для выполнения прямых должностных обязанностей;

- организация работы с конфиденциальными документами, представленными на машинных носителях, то есть в электронной форме. Порядок, в принципе, аналогичен тому, что применяется в работе с документами на бумажных носителях, с той лишь разницей, что гриф секретности заменяется электронными паролями, известными ограниченному кругу лиц, допущенных к пользованию информацией;

- контроль помещения и оборудования – обеспечение безопасности служебных помещений, охрана множительной техники, контроль за посетителями, применение средств сигнализации в случае обнаружения несанкционированного доступа и т.п.

Ответственность за сохранность коммерческой тайны на предприятии в целом несет его руководитель. Он должен предусмотреть условия конфиденциальности в коллективном договоре, правила внутреннего трудового распорядка, контрактах и трудовых соглашениях с работниками, договорах с партнерами. С лиц, допущенных к работе с конфиденциальной информацией, целесообразно взять специальные обязательства о ее неразглашении.

Для практического осуществления режима коммерческой тайны на предприятии считается целесообразным назначение специального уполномоченного, а на крупных – создание специального подразделения безопасности (37).

Источники информации

Наиболее важной информацией для предпринимательской деятельности является:

- оперативная информация об общей экономической конъюнктуре в виде биржевых котировок, курсов валют, кредитных ставок

- экономическая и демографическая статистическая информация, которая пока выступает единственной основой для объективного экономического анализа и прогнозирования долгосрочных тенденций

- коммерческая информация об участниках рынка – предприятиях и о

продукции

- деловые новости о событиях, происходящих на рынке

- информация о перспективах развития науки и техники и их возможных результатах

- информация о правовых условиях хозяйственной деятельности.

Существуют внутренние и внешние источники информации.

Внутренними источниками служат отчеты компании, беседы с сотрудниками отдела сбыта и другими руководителями и сотрудниками, маркетинговая информационная система, бухгалтерские и финансовые отчеты, отчеты руководителей на собраниях акционеров, сообщения торгового персонала, отчеты о командировках, обзоры жалоб и рекламаций потребителей, благодарственные письма, планы производства, протоколы заседаний руководства, деловая корреспонденция фирмы и т.д.

 Скачать реферат