Информационная служба фирмы

Язык позволяет с помощью элементов, стандартных информационных сообщений составлять описание любого распространенного в коммерческой практике документа, сформулировать его электронную версию и транслировать в открытых телекоммуникационных сетях без опасения перехвата конфиденциальной коммерческой информации. При этом, будучи, например, составленным на русском языке, счет или накладная может быть успешно транслирован как для российских получателей, так и для зарубежных партнеров на всех основных европейских языках. В месте получения закодированного документа с помощью специальных программных средств, настроенных только на систему получателя, ЭДИФАКТ-сообщение разворачивается в обычную читаемую форму, которая превращается в стандартный бумажный документ. Одновременно такое сообщение, передаваемое в сетях, оборудованных запоминающими устройствами – серверами, частично выполняет и роль автоматизированной системы делового администрирования, которая не позволяет какому- либо партнеру по обмену документами в ЭДИФАКТ уйти от ответственности за свои послания.

Технология ЭДИФАКТ внедряется в России уже несколько лет – факт чрезвычайно важный в связи с переходом ЕвроСоюза с 1 января 1995 года на обязательное использование электронного языка ЭДИФАКТ при обмене документацией и информацией между государственными ведомствами ЕС, работающими на английском, французском и немецком языках. Промедление с внедрением ЭДИФАКТ в России означало бы появление нетарифного барьера в торговле между Востоком и Западом. Ведущими организациями по распространению технологии изначально выступили: В\О «ИНФОРМВЭС», Роскоинформ, ЦБ России, Государственный таможенный комитет, Минтранс, Российская академия наук, Торгово-промышленная палата России. Крупнейшими центрами распространения технологии ЭДИФАКТ в Европе являются СИТПРО в Англии, ЕДИФРАНС во Франции, ДЕНИШПРО в Дании и т.д.

Существует множество наработок в области информационных технологий, а именно методов, технологий и общих подходов, применяемых при построении информационных систем.

Для разработки таких систем используются профессиональные СУБД. Учитывая сложившиеся тенденции, для обеспечения взаимодействия конечного пользователя с информационной системой целесообразным видится применение технологий INTERNET ( 36).

ИС должна создаваться с таким расчетом, чтобы обеспечивать доступ удаленным пользователям. Естественно, что подключение к ИС осуществляется строго в соответствии с правами доступа конкретного пользователя только к разрешенным сегментам ИС. Запрещенным является конфиденциальный сегмент информации, доступ к которой имеет ограниченный круг пользователей и только внутри локальной сети фирмы. Пользователи внутри фирмы также имеют разграничения по доступу к информации. Вопросам безопасности необходимо уделить самое пристальное внимание.

Большинство информации поступает в информационный отдел в бумажном виде, и очень много времени занимает ее обработка и занесение в компьютер. Получается, как бы двойная работа – все печатные издания формируются на компьютерной основе. После поступления печатного издания наиболее интересные материалы преобразуются и заносятся в компьютер. Очевидным является устранение лишнего звена в этой цепочке (электронная форма – печатное издание – электронная форма), поэтому, по возможности, всю поступающую информацию необходимо получать в электронном виде (хотя в некоторых случаях целесообразно ее дублирование на бумажных носителях).

Информация бывает представлена в самом разнообразном виде – цифровая (табличная), текстовая, аудиографическая, видео, может иметь различные форматы. Появляется задача быстрого ввода, обработки, оптимального хранения, обеспечения доступа и оперативного анализа такого многообразия информации.

Существуют технологии, позволяющие решить данные проблемы.

Проблема оптимального хранения большого объема разнородных данных решается с помощью технологии Хранилищ Данных. Технология OLTP обеспечивает ввод и оперативную обработку информации. Оптимальный доступ и получение данных обеспечивается применением технологий работы с многомерными структурами данных – OLAP.

Вышеперечисленные технологии – это не конечный продукт, а только методы и рекомендации, применение которых помогает решить указанные задачи. Для анализа данных и прогнозирования ситуации перспективным является новые направления – нейросети, генетические алгоритмы, а также различные методы моделирования (математическое моделирование).

Очень важная задача, которую нельзя недооценивать, - предоставление результатов анализа. Поскольку информация лучше воспринимается визуально, то основной упор необходимо сделать на максимально возможную визуализацию материала. Простейшими способами графического представления информации являются различные схемы, графики, диаграммы.

Следующим шагом в этом направлении являются Географические Информационные Системы (ГИС), использующие оцифрованные географические карты в качестве основы, на которой потом накладываются самые разнообразные числовые данные и имеется возможность их дальнейшей обработки и анализа (построение диаграмм, цветное выделение, различные отчеты по выбранным объектам, областям и т.д.).

Очень интересным и перспективным является использование технологии VRML (язык моделирования виртуальной реальности), который применяется в ГИС. Целесообразно также использование звукового сопровождения процесса предоставления информации (22).

Обработка документов

Информационные службы используют как новые методы обработки, так и традиционные методы библиографирования.

Методы библиографирования делятся на две группы:

- аналитические;

- синтетические.

К аналитическим методам относятся:

1) Общий библиографический анализ документа, осуществляемый в целях выяснения ее основной тематики, формальных и содержательных особенностей, достоинств и недостатков, целевого и читательского назначения;

2) Библиографическое описание документа;

3) Аннотирование или реферирование;

4) Индексирование и предметизация, т.е. выражение содержания документа с помощью предметных рубрик или условных знаков какой-то классификации.

Результат последних трех операций в совокупности объединяются в библиографическую запись, составление которой образует переход от аналитических методов к синтетическим.

К синтетическим методам библиографирования относятся:

1) Выявление документа как объекта библиографирования в целях их последующей библиографической обработки, представляющее собой начальный синтез, фактически предшествующий библиографическому анализу;

2) Отбор документов по заранее заданным критериям;

3) Группировка библиографических записей в библиографическом пособии.

Условность выделения аналитических и синтетических методов библиографирования состоит в том, что в действительности процессы библиографического анализа и синтеза диалектически взаимосвязаны и взаимно обусловлены, они переходят друг в друга и в реальном процессе библиографирования осуществляются в значительной мере одновременно.

 Скачать реферат