Информационные коммуникации в организации на примере ООО "PRO.Краска"

В управленческой мысли представление о значении окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появилось в конце 50-х годов 20 века в рамках системного подхода. Для руководителя подчеркивалась необходимость рассматривать организацию как целостность, состоящую из взаимозависимых частей, в свою очередь связанных с внешним миром. «С позиций системного подхода организация рассматривалась как социально-экономическое образование, обладающее определенной свободой выбора форм деятельности и представляющее собой единую организационную структуру, элементы которой взаимосвязаны и совместно функционируют для достижения общих целей, а управление рассматривалось как свойство системы, стремящейся сохранить свою структуру, упрочить свои внутренние связи»[12]. По мере усложнения связей организаций с внешней средой акцент в работах по системному представлению организации переносится на выявление и описание ее неразрывной связи с внешней средой. В результате сформировались представления об организации как открытой системе[13].

Одну из распространенных моделей организации как открытой системы разработали в 1960 году Кац Д. и Канн Р.[14] Она характеризуется переориентацией представлений: вместо максимального и рационального использования всех внутренних организационных ресурсов, стабильности и определенности в сфере организационных отношений, что типично для моделей организации как закрытой системы (Файоль[15], Вебер[16] ), на передний план выходят динамизм и гибкость организаций, их способность к модифицированию продукции и стратегий в условиях высокой неопределенности, снижения стабильности и предсказуемости среды. В рамках этой концепции исследователи уделяют основное внимание изучению многообразных типов связей организации с внешней и внутренней средой, различных факторов, воздействующих на функционирование организации в целом и ее подсистем, в частности. Согласно данной теории, организация представляет собой динамическую систему (термин заимствован из общей теории систем), тесно взаимодействующую с внешней средой и обменивающуюся с ней энергией, информацией, системными продуктами[17].

В качестве разновидности социально-экономической системы организация трактуется, в частности, следующими исследователями: Друкером П. как процесс анализа деятельности, решений и отношений ради идентификации труда и его разделения на различные виды и функции, которыми можно управлять[18]. Саймоном Г. как комплексная структура коммуникаций и отношений между участниками ее деятельности в процессе принятия решений[19]. Барнардом Ч. в качестве системы социальной координации двух или более человек, выполняющих разнородную деятельность для достижения единой цели[20]. А Лоуренс П. и Лорш Дж. говорили об организации как о совокупности людей, занятых решением сложных задач и связанных друг с другом в процессе сознательного достижения взаимно согласованных целей, то есть системе скооперированной и скоординированной деятельности с целью получения максимальной выгоды от взаимодействия с внешней средой. Хоули A. отмечал, что организация - свойство социальной популяции, возникающее при соприкосновении с внешней средой»[21].

В отличие от этих определений, экономическая трактовка организации включает в себя ее понимание как экономической целостности, которая уделяет основное внимание эффективности использования своих ресурсов, занимается производством товаров и услуг, обеспечивая одновременно работу для граждан, максимальную прибыль и дивиденды для акционеров[22].

Согласно системному подходу между организацией и внешней общественностью устанавливаются и поддерживаются отношения взаимной зависимости. Организация должна постоянно "подстраивать" свои отношения с общественностью в ответ на ее ожидания и постоянно меняющуюся среду. Современная компания (здесь и далее трактуется как организация), оперирующая в любой отрасли, является частью сложного окружения, включающего в себя много составляющих (целевых групп), таких как потребители, поставщики, средства массовой информации, государственные надзорные органы, группы общественного давления, конкуренты, партнеры и т.д., от которых зависит нормальное (бесперебойное) функционирование, а в некоторых случаях существование и выживание организации, а также долгосрочные перспективы ее деятельности.

Организация как открытая социально-экономическая система и ее информационная среда

Исследователи по теории систем определяют окружающую среду как все, что генерирует внешние воздействия на систему: информацию, энергию и материальные воздействия. «Внешняя среда организации представляет набор существующих в пространстве и во времени объектов (систем), которые, как предполагается, оказывают действие на систему и не являются ее функциональной подсистемой»[23].

Любая организация существует в некоторой внешней среде. Организация сама порождает свою внешнюю среду, свои целевые группы. Внутренняя среда же формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей, технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

Под термином «внешняя среда» традиционно представители управленческой науки подразумевают сложившуюся структуру рынка (конкурентов, контрагентов, потребителей, правительственные учреждения, поставщиков, финансовые организации и т.д.)[24].

Ситуационный подход, разработанный в конце 60-ых годов 20 века, позволил расширить теорию систем за счет концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод управления определяется внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и влияющими на нее. Ситуационная теория описывала взаимосвязи между измерениями окружения и признаками организации, например, чем стабильнее внешняя среда, тем формальнее внутренняя структура. По мнению ситуационных теоретиков, все относительно: метод управления зависит от величины организации, технологии, устойчивости контекста, степени внешней враждебности и пр. Такой подход соответствует рассуждениям на уровне здравого смысла: специфика поведения организации определяется особенностями ситуации. Из теории ситуационных факторов «выросло» еще одно течение в менеджменте - школа внешней среды или окружения, которая ставит и руководство, и организацию в сильнейшую зависимость от внешней среды. Основные постулаты школы внешней среды[25]:

- Внешнее окружение, проявляющееся как набор сил общего характера, является главным элементом процесса создания организационной стратегии.

- Организация должна либо адекватно реагировать на внешние силы, либо ей придется «уйти со сцены».

- Руководство рассматривается как пассивный элемент стратегического процесса, его задача - идентификация внешних сил и обеспечение адаптации организации.

Отметим, что среда в рамках этой школы трактуется очень широко и неопределенно, а именно как набор неких «внешних» сил - фактически всего того, что не является организацией.

Говоря о характеристиках внешней среды, один из классиков менеджмента Г. Минцберг[26] подразделяет их на четыре основные группы:

 Скачать реферат