Автоматизация управления коммерческого предприятия

Брошюровальные машины. Это устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. В работе магазина применяются как простой ручной, так и электрифицированный сшиватель бумаг.

Машина для уничтожения документов. Работает путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения и снабжена автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли. Используется вид уничтожителя: офисный (продольная резка).

Телефонные каналы связи. Используются, так как они являются наиболее разветвленными и используемыми. По ним осуществляется передача звуковых и факсимильных сообщений, они являются основой построения информационно-справочных систем, систем электронной почты и вычислительных сетей фирмы.

И, наконец, фирмой активно используется персональный компьютер, причем не один, а несколько. Он подключен к абонентской телефонной сети и получает доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью.

В настоящее время компанией создан свои веб-сайт. Фирма используют его не только как еще один рекламный проспект с картинками, но и как инструмент позволяющий упростить общение с клиентом. Компания в ближайшем будущем собирается разместить в Интернете свой сайт с историей фирмы, перечнем ее услуг и ценами, сборником нормативно-правовых актов, перечнем наиболее часто задаваемых вопросов и ответов на них, формой, заполнив которую посетитель сайта сможет не только задать свой вопрос, но и подать заявку на регистрацию своей информационной системы. Планируется также для дополнительного привлечения клиентов предоставлять скидку, тем, кто подаст заявку на сайте компании.

Что касается применения специальных программ для поддержания внутрифирменной информационной деятельности фирмы, то на предприятии существуют интегрированные программные системы Water Mark Professional, позволяющие работать с документами различного формата. Также применяется широко известная система Microsoft Office for Windows, включающая в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое.

Итак, следует вывод, что компьютерные сети, периферийное оборудование и программное обеспечение являются составными и неотъемлемыми частями информационной системы коммерческого предприятия ООО Фирма «РИКА».

Рекомендации по совершенствованию процесса автоматизации в системе управления ООО «Фирма РИКА»

Исследовав процесс автоматизации в системе управления коммерческого предприятия ООО Фирма «РИКА», сформулированы следующие рекомендации.

На взгляд автора, построение оргструктуры управления коммерческой деятельности на предприятии ООО «РИКА» оптимально. Взятая за основу продуктово-рыночная ориентация руководством оправдана, так как, во-первых, предприятие работает как на внутренний, так и на внешний рынок, и, во-вторых, разделение малочисленных отделов фирмы положительно сказывается на определении конкретных потребителей, что важно для сбыта на коммерческом предприятии.

Предоставленные полномочия директору функций по реализации маркетинговых планов, развитию производства и сбыту обеспечивают оптимальное взаимодействие схемы: разработка - производство - сбыт. Все возникающие проблемы и разногласия решаются в рамках одной системы - во главе с директором. Это требует прохождения меньшего числа инстанций и процедур согласования.

В связи с тем, что на предприятии отсутствует маркетинговая служба, имеет место недостаточный порядок с организацией системы маркетинга. На решение проблем, которые могут возникнуть при решении коммерческих задач, может оказать влияние специалист-маркетолог. Несмотря на то, что фирма находится в стадии развития, необходима наработки опыта и нормативной базы. В связи с этим, необходимо:

· обеспечить маркетинговой службе регулярный доступ к отчетной и плановой информации по затратам на товарную продукцию, а так же - к плану денежных выплат и поступлений;

· провести с участием специалиста по маркетингу ревизию фондов предприятия и рассмотреть вопрос о реализации не использующихся;

· включить в перечень функций маркетолога организацию и обеспечение сравнительной эффективности закупок необходимой комплектации, сырья и материалов;

· обучить всех сотрудников основам стратегии предприятия в краткосрочном и долгосрочном периоде;

· для целей активизации конъюнктурно-экономических исследований приказом закрепить за маркетологом обязанность концентрации имеющейся и поступающей на предприятие информации. Обязать другие подразделения предприятия способствовать маркетинговой службе в достижении этой цели;

· разработать систему регулярной отчетности маркетинговых служб.

Что касается конкретно автоматизации офиса фирмы, то автором сделан вывод, что для успешного ведения бизнеса в исследуемой фирме используется необходимое количество офисной и оргтехнической техники соразмерно величине данного коммерческого предприятия, применены специальные информационные ресурсы, работает система информации внутри организации.

Выше изложенные методы при их реализации в текущем периоде, должны способствовать становлению коммерческой и маркетинговой деятельности на предприятии и улучшению в среднесрочном периоде финансово-экономического состояния ООО Фирма «РИКА».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Коренные преобразования в коммерческой среде, переход от административно-командных к экономическим методам управления, развитие предпринимательской деятельности и рыночных структур, а также необходимость быстрого принятия решений привели к существенным изменениям в потоках информации, организационных формах и методах обработки и представления данных. Большинство пользователей отказались от услуг, предоставляемых крупными вычислительными центрами. С появлением персональных компьютеров, удобной и компактной оргтехники их услуги оказались невостребованными в силу ряда причин, в том числе организационных, технических и экономических.

Ни одна организация никак не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются все ее работники, от простого рабочего или служащего, до директора. Не исключением является и деятельность в этом разрезе коммерческого предприятия ООО Фирма «РИКА».

Новые технологии помогают коммерческому предприятию изменить взаимоотношения с клиентами и найти новые средства для извлечения прибыли.

Что представляют собой информационные системы и как они могут быть использованы в управленческой деятельности предприятия ООО Фирма «РИКА» - вот вопросы, которые были освещены в этой работе.

Таким образом, в настоящей работе проблема освещалась в двух сечениях: информационный менеджмент и автоматизация коммерческой деятельности торгового предприятия ООО Фирма «РИКА».

 Скачать реферат