Автоматизированные системы управления
6
Состав выходной внутренней информации:
|
Наименование документа |
Куда поступает |
Периодичность |
|
Выписка, содержащая необходимый клиенту артикул товара, его наименование, количество и стоимость. |
Бухгалтерия |
Несколько раз в день |
|
Документация о наличие товара, его наименовании и стоимости. |
Отделы продаж |
2 раза в день |
|
Отчетный документ, раскрывающий движение товарно-материальных ценностей и денежных средств в компании. |
Генеральный директор |
1 раз в день |
|
Накладная, счет-фактура. |
Генеральный директор |
1 раз в день |
Построение логико-информационной схемы:
На основании предложенных таблиц построим логико-информационную схему. Для ее разработки воспользуемся информационной таблицей, представленной ниже:
|
№№ |
Наименование задачи |
Информация |
Исполнитель |
Результирующая информация |
Потреб-ль инф-ции | |
|
какая |
откуда | |||||
|
1 |
Получение товара |
Д5 |
Поставщики |
Бухгалтерия |
Д8, Д3 |
Отделы продаж, Ген. Директор |
|
2 |
Составление формы заказа |
Д1 |
Потребители |
Отделы продаж |
Д7 |
Бухгалтерия |
|
3 |
Составление накладной, счет-фактуры |
Д7 |
Отделы продаж |
Бухгалтерия |
Д6, Д2 |
Ген. Директор, Потреб-ли |
|
4 |
Отчет перед поставщиками |
Д3 |
Бухгалтерия |
Ген. Директор |
Д4 |
Поставщики |
Теперь можно перейти к непосредственному построению логико-информационной схемы, для этого введем условные обозначения:
I – Поставщики; II – Потребители; III – Отделы продаж;
IV – Бухгалтерия; V – Генеральный директор.
Логико-информационная схема показывает, что в компании внутренняя информация имеет большую долю в общем объеме информации. Отсюда можно сделать вывод, что эффективная деятельность организации в большей степени зависит от рациональности и оперативности использования внутренней информации и именно корректированию внутренних информационных потоков следует уделить особое внимание при внедрении современной информационной технологии управления.
Внедряемое программное обеспечение, как было сказано выше, частично заменит бумажную документацию электронными ее аналогами. В этом случае, схема информационных потоков компании будет выглядеть следующим образом:
Список и структура бумажных документов используемых в документообороте организации:
Представленная схема документооборота показывает:
D1 – заявка на приобретение продукции компании потребителями.
D2 – кассовый, товарный чеки, получаемые клиентом при оплате товара.
D3 – отчетные документы, накладные, счет-фактуры, раскрывающий движение товарно-материальных ценностей и денежных средств в компании.
D4 – отчетный документ, подтверждающий принятие продукции, согласование ее стоимости, количества и т.д.
D5 – накладная поставки, автоматически обрабатывается введенным программным обеспечением на вопрос совместимости с ним и автоматически добавляться в электронные каталоги, содержит информацию о самом поставщике и о поставленной продукции.
D6 – форма заказа (накладной), оформляется менеджерами отделов продаж с использованием внедренной информационной технологии управления, и будет отсылаться в бухгалтерию по локально-вычислительной сети.
Теперь видно, что многие информационные потоки в компании перешли в электронный вид, что позволило быстро и надежно обмениваться данными между отделами.
Описание внедряемого программно-аппаратного комплекса «TecDoc» и «1С: Предприятие»
TecDoc
Итак, для внедрения новой современной информационной технологии в компанию ООО «UCOR AUTO» была выбрана удобная и простая в использовании программа TecDoc – немецкий каталог автомобильный запчастей.
Внедренное программное обеспечение осуществляет работу под любой версией операционной системы Windows. Все программное оборудование адаптировано к русским менеджерам. Вся работа ведетя исключительно на русском языке, программа имеет файлы помощи, а так же довольно подробное описание так же на русском языке. Программа поддерживает так же пять европейских языков: немецкий, английский, французский, испанский и португальский.
В данном выбранном электронном каталоге TecDoc представлена информация о запасных частях более чем 140 всемирно известных фирм производителей, таких как: BOSC, HEKG, VARTA, VALEO, TEXTAR, PHILIPS, OSRAM, LUCAS, CHAMPION, BOSAL, CENTRO и многих других. Автомобильные запчасти представлены практически для всех автомобилей, продаваемых и обслуживаемых в Европе, как легковых, начиная с 60-х годов, так и грузовых, начиная с 80-х, что в общей сложности составляет примерно 95% всего парка иномарок.
Программа позволяет менеджеру, работающему с ней получить справочную информацию о группах запчастей, о их применимости, взаимозаменяемости на различных автомобилях и совместимости, о трудовых затратах на их замену. Так же с помощью TecDoc становиться возможным поиск не только запчастей, но еще и их непосредственных производителей.
В программе TecDoc имеется возможность осуществления поиска запчастей по их оригинальному номеру, можно посмотреть перечень применяемости детали, выбрать автомобиль по номеру двигателя (эта возможность появляется, начиная с версии 4/98. Менеджеры смогут найти специфические детали двигателя, непосредственно вводя код двигателя, не выбирая предварительно автомобиль, на котором он установлен), включить фильтрацию по марке автомобиля или производителю. Кроме всего прочего, электронный каталог TecDoc содержит иллюстрации и фотографии многих имеющихся деталей.
Скачать реферат