Автоматизированные системы управления
4
Как известно, при работе с клиентами не исключены ошибки менеджеров по продажам, тем более при работе с бумажными каталогами. Они происходят чаще всего в случае неточности выбора запчастей, а так же в несоответствии марки машины и артикула необходимого товара.
Еще одной причиной для внедрения современной информационной технологии управления послужило то, что при составлении накладной, менеджеры часто были невнимательны при работе с большим количеством цифровой информации и допускали ошибки при составлении накладных документов и счет-фактуры. Вследствие чего некорректные данные поступали в бухгалтерию, осложняя тем самым работу отдела, а так же, в последствии работу генерального директора, связанную с контролем. Необходимо было сократить количество таких ошибок до минимума, что могло быть достигнуто только путем внедрения автоматизированного программного обеспечения.
Возникла необходимость сделать так, чтобы менеджеры по продажам, не отходя от своего рабочего места, в частности, от компьютера, могли бы дать максимально полную информацию о наличии товара, его стоимости и т.д.
Требования, предъявляемые к внедряемой информационной технологии управления
При анализе рынка имеющихся информационных технологий управления в сфере продаж выяснилось, что для компании ООО «UKOR AUTO» в данной ситуации наиболее подходящим и наименее капиталозатратным является внедрение информационной технологии управления, удовлетворяющей следующим требованиям:
Во-первых, выбранное программное обеспечение должно быть совместимым с имеющимися техническими и аппаратными средствами компании, чтобы минимизировать материальные затраты на внедрение технологии.
Во-вторых, оно должно непременно подразумевать постоянное обновление и дополнение необходимыми приложениями в последствии, для облегчения работы с ним, осуществляющееся по возможности по средствам компании и без привлечения больших капитальных вложений.
В-третьих, новое программное обеспечение должно быть несложным в последующей его эксплуатации менеджерами компании. Этот критерий был необходим для минимизации времени обучения персонала и исключения отправки кадров на повышение квалификации, что, несомненно, повлекло бы за собой дополнительные материальные затраты.
Именно этих критериев стоит придерживаться в данной ситуации компании ООО «UKOR AUTO». Наиболее важными требованиями являются требование совместимости программного обеспечения имеющимся техническим средствам компании и возможность его обновления, так как их невыполнение влечет за собой наибольшие затраты для компании.
Третий критерий является дополнительным, или, даже не обязательным в данном случае, так как весь персонал компании высококвалифицирован и ему не составит труда научиться работать с новым программным обеспечением. В то же время исключить его вовсе нельзя, потому что абсолютно новое и сложное программное обеспечение может, если не вызвать затраты на переобучение, так вполне способно в первое время значительно затормозить работу менеджеров с ним.
Не менее важным является так факт, что выбранное программное обеспечение должно иметь возможность производить профилактические и ремонтные работы, без каких-либо потерь информации.
Перечень проектных мероприятий
Перечень проектных мероприятий составляется путем рассмотрения недостатков компании ООО «UKOR AUTO», выявленных в процессе комплексного анализа.
Итак, основным мероприятием является внедрение современной информационной технологии управления в виде нового необходимого программного обеспечения, а так же закупка и установки необходимых технических средств для работы с выбранными программными продуктами:
|
Существующие недостатки технологий |
Проектное мероприятие |
Организационно-распорядительная документация |
|
Постоянная работа менеджеров с бумажными носителями информации (каталогами имеющейся продукции). |
Внедрение в работу менеджеров по продажам нового автоматизированного электронного каталога. |
Списки товара, полученного от поставщиков продукции в электронном виде. |
|
Оформление накладных менеджерами по продажам, вручную набивая информацию. |
Внедрение в работу менеджеров по продажам нового программного обеспечения для автоматизированного составления накладных. |
Программное обеспечение, поддерживающее составление накладных. |
|
Частое отсутствие полной современной информации о наличии продукции, а так же о новинках и товарах, снятых с производства. |
Внедрение в работу менеджеров по продажам нового автоматизированного каталога, с постоянной возможностью обновления данных. |
Списки товара, полученного от поставщиков продукции в электронном виде. |
|
Повышенная трудоемкость процесса принятия и оформления заказа, а так же большие временные затраты на эту работу. |
Использование в работе внедряемых технологий. |
Накладные в электронном виде, сделанные с помощью нового программного обеспечения. |
|
Вероятность несоответствия принятых и оформленных данных реальной информации. |
Автоматическая система проверки правильности введенных данных. |
Программное обеспечение, поддерживающее автоматическую проверку правильности введенной информации. |
|
Частое несоответствие реальной продукции ее реестровой маркировке. |
Использование в работе внедряемых технологий, а так же встроенной системы проверки. |
Формы заказа, проверенные автоматически внедряемым программным обеспечением. |
|
Необходимость отправки накладной в бумажном, в связи с несоответствием программного обеспечения отделов продаж и бухгалтерии. |
Внедрение совместимого программного продукта в отдел бухгалтерии и отделы продаж. |
Накладные и счет-фактуры в электронном виде. |
Данный перечень наглядно демонстрирует необходимость внедрения современной информационной технологии управления в отделы продаж компании ООО «UKOR AUTO», с целью устранения имеющихся недостатков в работе менеджеров отдела импортных, отечественных и региональных продаж.
Описание информационных потоков рассматриваемой компании
В курсовой работе выше, в первом разделе, приводился пример схемы имеющихся информационных потоков компании ООО «UKOR AUTO». Данная схема, оказалась неэффективной, имеющей множество недостатков. Она приводила к возникновению ошибок и сбоев в работе, а как следствие, к потере части прибыли компании. Все ее недостатки указаны выше.
Скачать реферат