ИТ-атсорсинг

Запрос может состоять из следующих основных блоков:

ü Выдержки из Регламента проведения тендера (основные сроки, правила и процедуры, контактные данные заказчика);

ü Требования к информации в предложении могут включать:

ü Правила заполнения предложения, которые указываются для удобства обработке предложений. Ответы потенциальных участников тендера должны описываться в единой форме для того, чтобы при обработки предложений построить единую таблицу сравнения ответов поставщиков;

ü Требования к участнику — требования, которым должен соответствовать поставщик решения, свидетельствующие о его «успешности», надежности, соответствии проекту;

ü Требования к системе — функциональные, нефункциональные требования, требования к информации о сроках, стоимости решения, истории и опыта ее внедрения;

ü Требования к прочим услугам, оказываемым в ходе проекта: требования к составу работ по проекту (внедрение системы, обучение сотрудников работе с системой, сопровождение).

5. Получение дополнительной информации в ходе презентаций, референс-визитов, консультаций

В ответ на запрос, поставщики высылают свои предложения, таким образом, становясь участниками тендера, и фактически с этого момента начинается собственно проведение тендера. Присланные предложения тщательно анализируются и после приведения их к единообразной форме сопоставляются, ответы поставщиков уточняются. Иногда после обработки предложений «короткий список» поставщиков удается сократить до 2–3 решений. Для оставшихся решений организуются презентации и тестовые демонстрации на территории поставщика или заказчика.

Целей у демонстраций и референс-визитов несколько:

ü Наглядно подтвердить свойства решений, которые заявлены в тендерных предложениях;

ü Подтвердить опыт конкретных проектов, также указанный в тендерных предложениях;

ü Продемонстрировать свойства решений, которые не могут быть оценены на основе предложений (например, юзабилити);

ü Оценить способность команды участника тендера к взаимодействию с заказчиком;

ü Оценить экспертизу команды участника тендера.

Для эффективного проведения презентаций рекомендуется разработать и предоставить участникам тендера единый план или несколько сценариев. Это позволит, во-первых, заставить их показывать то, что действительно интересно компании (а не только сильные стороны системы и поставщика), и, во-вторых, упростит сравнение результатов презентаций различных участников тендера.

6. Оформление результатов

После уточнения всех важных свойств решения, проведения сравнительного анализа систем и выбора победителя оформляется отчет о результатах тендера. В отчете могут быть отражены следующие виды анализа систем:

ü Качественная оценка решений предполагает сравнение систем с точки зрения их функциональности. По сути, качественная оценка является отчетом о проведенных демонстрациях систем;

ü Анализ рисков, сопряженных с выбором каждого решения. При оценке рисков должны учитываться вероятность наступления рисковой ситуации и стоимость расходов при наступлении или предупреждении риска;

ü Финансовая оценка всех затрат, связанных с выбором каждого решения. В качестве одного из подходов можно предложить включать в финансовую оценку наряду с TCO оценку рисков, связанных с выбором конкретного решения.

При принятии решения важно соблюсти принцип коллегиальности и участия всех заинтересованных лиц, иначе могут возникнуть как политические, так и организационные препятствия — причем уже при внедрении системы.

Если окончательный выбор сделать не удается, то следует задаться вопросом: «Какая дополнительная информация позволит склонить чашу весов в ту или иную сторону?» После этого участникам направляются дополнительные запросы и проводятся новые встречи.

В отчете о результатах тендера должно даваться краткое заключение по каждой из рассматриваемых систем. Рекомендуется определять не только единоличного победителя тендера, но и второго «финалиста» — на тот случай, если по каким-либо причинам не удастся заключить договор поставки с победителем.

7. Заключение соглашения с победителем тендера

После того, как победитель определен, с ним заключат соглашение на поставку информационной системы. Предварительно может быть подписан договор о неразглашении. После согласования с поставщиком всех условий поставки договор подписывается, что является точкой в процессе проведения тендера и началом проекта внедрения новой системы. Материалы, использованные в процессе проведения тендера, могут стать хорошей основой для написания технического задания на доработку системы.

Вне зависимости от того, будет ли компания обращаться к помощи консультантов или примет решение все работы проводить самостоятельно, принципы проведения тендера едины:

ü Организация тендера как самостоятельного проекта со своими целями, ресурсами, сроками;

ü Выделение ключевых требований бизнеса как критериев для выбора;

ü Поэтапное уточнение критериев — от «длинного списка» до окончательного выбора победителя;

ü Поэтапное сокращение числа и детализация описания сравниваемых решений.

Состояние рынка ИТ-аутсорсинга

Глобальный финансовый кризис выводит тему ИТ-аутсорсинга на повестку дня руководителей предприятий, стремящихся активно и гибко противодействовать негативным явлениям. Согласно исследованиям, 43% крупнейших европейских и североамериканских компаний уже сократили свои ИТ-бюджеты. Большинство из них считают аутсорсинг инструментом для уменьшения ИТ-издержек: так, увеличить долю аутсорсинга приложений планируют 45%, долю аутсорсинга инфраструктуры - 43%, долю технического консалтинга - 38%. Среди ИТ-процессов, которые российские компании намереваются передать на аутсорсинг в течение этого года выделяются услуги дата-центра (10%), управление рабочими станциями (10%), поддержка пользователей и приложений, а также ИТ-консалтинг (по 8%).

Сегодня на первый план среди преимуществ ИТ-аутсорсинга выходит возможность получения компанией большей гибкости в управлении и обслуживании своей ИТ-инфраструктуры. Неоспоримым в текущей ситуации преимуществом аутсорсинга является также возможность оперативного наращивания или сокращения услуг. То, что может быстро обеспечить грамотный подрядчик, не дадут ни набор или сокращение персонала, ни увеличение или уменьшение расходов.

В последние годы внутренние затраты на ИТ российских предприятий и организаций росли существенно (почти в два раза) быстрее, чем внешние. По сути, имел место процесс, обратный аутсорсингу, что способствовало развитию натурального хозяйства. Сейчас для значительного числа компаний это становится непосильной ношей. Наблюдаемое в настоящее время нарастание конкуренции во всех отраслях экономики, резкое сужение горизонтов планирования и, как следствие, необходимость получения информации о деятельности компании в режиме реального времени требуют очень высокого уровня надежности ИТ-систем и качества информации в них.

 Скачать реферат