Автоматизация учета договоров ООО "АвтоматикаСервис" с предприятиями

Matter-Centric Workspaces – поддержка автоматической иерархической структуры папок на основе шаблонов: доступен поиск в папках, открытие доступа другим пользователям, Drag and drop поддержка содержимого папок.

Уведомления по электронной почте, обсуждения, возможность ведения личного календаря, возможность открыть доступ к ресурсам, система управления паролями, отслеживание изменений, внешнее управление хранимыми документами и настройки пользователя. Удобный доступ к большим хранилищам документов.

Возможность настроить собственную страничку, на которой можно разместить ссылки на нужные документы, а также интернет-ресурсы.

Управление электронной почтой – возможна настройка MS Outlook для отображения папок и их содержимого. Электронная почта NetDocuments поддерживает MS Outlook, Lotus Notes и Novell GroupWise.

Мобильный доступ – доступ: просмотр, поиск и добавление своих документов, используя КПК и смартфоны.

Особенности NetDocuments, связанные с администрированием:

· поддержка Active Directory аутентификации;

· интеграция в MS Office;

· управление правами доступа к ресурсам;

· управление правами доступа пользователей;

· поддержка SOAP-based веб-сервисов, это упрощает работу разработчиков, занимающихся интеграцией NetDocs в свих приложениях;

· возможность установить свою Policy при работе с документами, например, добавить исключения.

Inforouter

Ниже будут рассмотрены основные особенности InforouterDMS

Библиотеки – изолированные окружения, в которых группы пользователей могут работать, сотрудничать и создавать документы. Доступ к библиотекам зависит от уровня доступа. Только члены библиотеки могут их использовать. Статус «Член библиотеки» присваивается пользователям и группам пользователей администратором.

Папки служат для хранения и иерархической организации документов. Могут содержать в себе любое количество документов различных форматов. Подобно библиотекам, доступ к папкам зависит от security permissions, то есть пользователю может быть открыт либо закрыт доступ к какой-либо папке.

Документы – любые файл, хранимый в Inforouter. Это может быть документ Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint , WordPerfect, Visio либо документ другого формата, вплоть до медиа-файлов. InfoRouter управляет всеми типами электронных документов в исходном формате.

Набор пользовательских свойств - это информация, которая может быть присоединена к документам, папкам и самим пользователям. Используется для дальнейшего определения документа или папки. Еще один плюс: поиск не по содержимому и названию документа, а по методам данных.

Порталы – персонализированные веб-странички, способные отображать контент Inforouter`а. Используются, чтоб создавать странички для любых пользователей, например для сотрудников предприятия. В этом случае содержимое будет отображаться не как простой список папок, а так, как этого пожелает пользователь.

InfoRouter способен выполнять поиск по документам и папкам на основе их содержимого. Различные распространенные форматы файлов индексируются InfoRouter, давая пользователям возможность поиска документов по их содержимому. Можно использовать различные сторонние плагины, так называемые "ifilters", чтобы расширить диапазон форматов файлов, которые могут быть проиндексированы.

Контроль версий – InfoRouter способен хранить несколько версий одного документа. Всякий раз, когда документ извлекается, редактируется и закачивается обратно – InfoRouter создает новую копию этого документа, в то же время хранит все предыдущие версии, которые доступны до того времени, пока пользователь сам не решит их почистить. Всякий раз, открывая документ, InfoRouter предоставляет последнюю версию, но есть возможность скачать и более раннюю версию.

Программы – каталоги

В качестве представителя второй группы можно рассмотреть программу All My Books

All My Books

All My Books – вообще-то это программа для ведения каталога домашней библиотеки, но теоретически ее можно задействовать после доработки, используя пользовательские поля для дополнительных столбцов (например,данные контрагентов можно забить в карточки читателей).

Основные возможности All My Books (жирным выделены пункты которые подходят для нашей системы)

· расширенная информация об авторах, переводчиках, редакторах, включая их фото

· наглядное представление библиотеки с использованием различных шаблонов (используются редактируемые HTML-шаблоны)

· большое количество стандартных полей в карточке книги (автор, название, ISBN, жанр, издательство, переплёт, число страниц, тираж, местонахождение, рейтинг и другие)

· поддержка пользовательских полей - неограниченное количество текстовых и логических дополнительных полей

· расширение функциональности и добавление новых онлайн-источников для импорта информации о книгах с помощью third-party plugins

· статистическая информация о коллекции книг (статистика по жанрам, переплетам, авторам ит.д.)

· пользовательский интерфейс поддерживает скины (темы, стили)

· экспорт цифровой библиотеки во множество форматов - текстовый, PDF, HTML, CHM, XLS (Microsoft Excel), экспорт на мобильное устройство

· импорт существующего списка книг из текстового формата или MS Excel

· быстрый поиск нужных книг по заданному критерию. Поиск производится по всем стандартным и пользовательским полям

· защита базы данных книг паролем

· простой в использовании менеджер отданных книг - вы никогда не забудете когда и кому вы отдали книги

· хранение неограниченного количества дополнительной графической информации для каждой из книг в базе данных

· поддержка электронных книг - можно сохранить ссылку на файл в карточке книги и открывать книгу прямо из All My Books™. Кроме того, программа автоматически заполняет карточку книги для следующих форматов - FB2, FB2.ZIP, LRF, LIT, MOBI, PRC, PDB, EPUB, RB (RocketBook), AZW, AZW2.

· поддержка аудиокниг - запустить книгу на прослушивание можно прямо из программы. Автоматически считываются тэги и заполняется карточка книги для форматов MP3, WMA, OGG.

· сетевой режим. Вы можете открывать файл базы книг одновременно с нескольких компьютеров.

· печать коллекции с поддержкой редактируемых шаблонов отчетов

Сравнительный анализ существующих систем

Для того чтобы провести сравнительный анализ, необходимо выделить базовые требования к разрабатываемой системе – критерии, по которым собственно и будет проводиться сравнение таких систем.

Базовые требования:

· Индексирование и производить учет бумажных документов по разным параметрам

· Улучшенный поиск

· Возможность изменения структуры данных – добавления таблиц, полей, связей

· Контроль исполнения документов по срокам

· Контроль движения и обработки документов

· Контроль исполнения документов по ответственным исполнителям

· Сохранность и доступность данных;

· Управление правами пользователей;

· Многопользовательский режим

 Скачать реферат