Автоматизация учета договоров ООО "АвтоматикаСервис" с предприятиями

Применяя методологию IDEF0, получим функциональную модель предметной области, которая отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между ними.

Так задачей, которую выполняет существующая система является – обработка информации о договорах и их учет (Приложение 3)

а) название: Система учета договоров.

б) алгоритм функций заключается в основном в следующих видах работ: изменение информации о договоре (внесение информации в таблицу, редактирование), поиск договора в архиве, получение информации о состоянии договора))

При разбиении задачи на функциональные блоки выявляем 3 основные функции, выполняемые существующей системой: изменение информации о договоре (внесение информации в таблицу, редактирование), поиск договора в архиве, получение информации о состоянии договора))Эти функции представляют собой 3 независимых информационных процесса (Приложение 4)

1. Функция: А1.

а) название: Обработка информации по договоре.

б) алгоритм: регистрация в журнале нового договора, редактирование информации об уже зарегистрированном договоре .

Таблица 1 – Описание дуг функции А1

2. Функция: А2.

а) название: Поиск папки договора

б) алгоритм: Найти информацию о месторасположении договора и выдать

Таблица 2 – Описание дуг функции А2

3. Функция: А3.

а) получение информации о состоянии договора

б) алгоритм: определить какой стадии находиться договор, если договор выполнен отправить его в архив

Не смотря на то, что с началом использования шаблонной таблицы Excelзначительно облегчилось ведение учета договоров, при построении модели «AS-IS» были выявлены следующие недостатки

· Нет истории выдачи договора

· Нет удобного поиска и сортировки, для создания сложной выборки нужен определенные знания программы Microsoft Excel.

· Нет удобных форм для заполнения таблиц, готовых запросов и печатных форм

· «Все в одной куче», например, при изменении каких-нибудь данных контрагента, приходиться вручную вносить изменения во всем журнале.

Кроме того, сотрудниками были высказаны следующие недостатки:

· практически не разграничиваются уровни доступа к данным, то есть все данные доступны всем пользователям, тогда как на практике некоторые данные должны быть доступны только определенному работнику (например, бюджет договора).

· В этой системе сложно коллективно работать, даже два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом.

· Функции защиты данных от исправлений также отсутствуют.

Все эти недостатки должны быть исправлены в проектируемой системе.

Основные функции Системы учета договоров

Проектируемаяавтоматизированная система учета договоров должна позволить:

· осуществлять поиск договора с помощью удобных форм-запросов (номеру договора, по наименованию контрагента, году, виду и т.д.);

· формировать отчеты или выборки и выводить их на печать

· удобно заносить информацию о вновь заключенных договорах и редактировать уже существующие;

· систематизировать учет и хранение договоров;

· обеспечить контроль исполнения договоров на всех стадиях по срокам и ответственным

· отслеживать движение договоров: что, кем и когда взято и возвращено

· убирать в архив отработанные договора.

· разграничивать доступ к определенным данным

· осуществлять совместное редактирование

· существенно снизить ошибочный ввод за счет контроля вводимых данных

· ускорить работу за счет мастеров и подстановки часто повторяющихся данных

Функциональная модель

Общая функциональная модель(Приложение 5)

а) название: Система учета договоров.

б) алгоритм: функций заключается в основном в следующих видах работ: изменение информации о договоре (внесение информации в таблицу, редактирование), изменение информации о контрагенте (заполнение таблицы), выдача документа, формирование различных отчётов. (Приложение 6)

1. Функция: А1.

а) название: Изменение информации о договоре.

б) алгоритм: регистрация в журнале нового договора, редактирование информации об уже зарегистрированном договоре .

Таблица 1 – Описание дуг функции А1

2. Функция: А2.

а) название: Изменение информации о контрагенте

 Скачать реферат