Автоматизация учета договоров ООО "АвтоматикаСервис" с предприятиями
4
· Возможность создания шаблонов отчетов
Наличие или отсутствие этих требований в каждой из рассмотренных систем приведено в таблице 1.1.
|
Критерии оценки |
Система «Hummingbird DM» |
Система «NetDocuments» |
Система «Inforouter» |
Система «All My Books» |
Таблица в Excel |
Разрабатываемая система |
|
Индексирование и производить учет бумажных документов по разным параметрам |
_ |
+ |
_ |
+/- |
+ |
+ |
|
Улучшенный поиск |
+ |
+ |
+ |
+ |
_ |
+ |
|
Возможность изменения структуры данных – добавления таблиц, полей, связей |
+ |
+ |
+ |
+ |
+/- |
+ |
|
Контроль исполнения документов по срокам |
_ |
_ |
_ |
+ |
+ |
+ |
|
Контроль движения и обработки документов |
– |
+ |
_ |
_ |
_ |
+ |
|
Контроль исполнения документов по ответственным исполнителям |
+ |
+ |
- |
_ |
+ |
+ |
|
Сохранность и доступность данных |
+ |
+ |
+ |
+ |
- |
+ |
|
управление правами пользователей |
+ |
+ |
+ |
+ |
_ |
+ |
|
Многопользовательский режим |
+ |
+ |
_ |
– |
_ |
+ |
|
Возможность создания шаблонов отчетов |
+ |
+ |
_ |
+/- |
_ |
+ |
Таблица 1.1 – Таблица оценки существующих систем
Примечание:
1 “–” означает отсутствие реализации данного требования у рассматриваемой системы.
2 “+” означает наличие реализации данного требования у рассматриваемой системы.
3 “+/-” означает не полную реализации данного требования у рассматриваемой системы.
На основе данной таблицы наглядно видно, что готовых программ для выполнения поставленных задач не существует и по поставленным задачам создаваемая программа занимает промежуточное положение между этими двумя категориями.
Описание функциональной модели бизнес-процесса «AS-IS»
Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии, так называемая модель «AS-IS» («как есть») и идеального положения вещей – того, к чему нужно стремиться – модель «TO-BE» («как должно быть»).
Так, в случае рассмотрения предприятий и организаций существуют пять основных видов объектов: материальные потоки (детали, товары, сырье и т.д.), финансовые потоки (наличные и безналичные, инвестиции и т.д.), потоки документов (коммерческие, финансовые и организационные документы), потоки информации (информация, данные о намерениях, устные распоряжения и т.д.) и ресурсы (сотрудники, станки, машины и т.д.). Нас интересуют потоки документов.
Сначала строится контекстная диаграмма (Приложение 2), которая представляет собой самое общее описание системы. Перед построением контекстной диаграммы необходимо проанализировать внешние события (внешние объекты), оказывающие влияние на работу планового отдела.
Работа с системой учета договоров регулируется следующими нормативными документами:
Должностная инструкция работника планово-производственного отдела
Характеристика и анализ существующей системы
В настоящий момент времени вся деятельность работы по договорам ООО «АвтоматикаСервис» ведется с помощью программы Microsoft Excel. В данной программе созданы несколько файлов – таблиц, в которые, в определенные столбцы заносится информация о договорах (данные по договору, контрагентам и их реквизитам, срокам, стадии исполнения и т.д.) Приложение 1
Это существенно упростило рутинную работу и добавило несколько новых возможностей (поиск и сортировка по столбцам, возможность использования формул).
Входные/выходные данные объекта автоматизации
Входными данными в работе по договорам являются:
· информация о договорах:
· номер договора;
· место хранения.
· сроки (начало, окончание, сведения о сроках действия договора) ;
· предмет договора;
· бюджет договора (цена, себестоимость, на сколько освоен бюджет) ;
· ответственные от компании и от контрагента;
· информация о движении документа (кто и когда брал, когда вернул)
· Наименование фирмы контрагента
· ФИО и должность руководителя
· Уставные документы;
· Адреса и телефоны
· Банковские реквизиты
Выходными данными являются:
· Консолидированные данные о договорах;
· Информация о месторасположение договора в архиве;
· Информация о состоянии договора
Скачать реферат