Автоматизация учета договоров ООО "АвтоматикаСервис" с предприятиями

Работу по подбору и расстановке кадров, организацию системы учета и анализ использования кадров предприятия выполняет инженер по кадрам- секретарь.

Работу по материально-техническому снабжению всех подразделений общества выполняет заместитель директора по общим вопросам и снабжению.

Работы по охране труда и технике безопасности выполняет ведущий инженер.

Непосредственно выполнениемпроизводственной программы по техническому обслуживанию и ремонту приборов в организации занимаютсябригады под непосредственным руководством заместителя директора по производству.

Анализ известных подходов к решению проблемы

Поиск готовых программных решений в сети internet не дал результатов, поэтому и было решено создать свою программу.

Существуют готовые программы, которые, на первый взгляд, могли бы подойти: это системы электронного документооборота или программы-каталоги. Но при более детальном ознакомлении выясняется, что первые заточены немного для других целей - в них хранятся электронные версии документов, и они больше ориентированы на работу с содержанием самих договоров и других документов. К тому же они перегружены лишними функциями, которые нам не нужны.

Вторые же, наоборот слишком просты для выполнения необходимых задач. Конечно, можно использовать,например, одну из программ- каталогов для библиотек, как наиболее близкую по исполняемым задачам, но все же не все, что хотелось бы, можно в ней реализовать.

К тому же большинство программ распространяются на коммерческой основе и цены некоторых из них явно завышены, несмотря на этотехническая поддержка многих из них, судя по форумам и информации в интернете, не всегда на нужном уровне.

Рассмотрим некоторые из существующих программ из обеих групп. Рассмотрим плюсы и недостатки программ, какие моменты можно реализовать в создаваемой системе.

Системы управления документооборотом (Document Management System)

Системы управления документооборотом (DMS) предназначены для управления, создания, оборота и хранения документов в разных отделах. Задачей систем является хранение документов в базе данных и связь информации с соответствующей ей документацией (метаданные). Системы также облегчают составление, публикацию и использование документов и часто используются в организациях, обрабатывающих большое количество документов: правительственных, страховых, здравоохранительных и других.

Hummingbird DM

Hummingbird DM представляет собой корпоративную систему управления документами, упрощающую извлечение, использование и распространение документированной информации. Функциональность и гибкость системы позволяет организациям приумножить ценность имеющейся у них информации, дать сотрудникам возможность быстро реагировать на быстро изменяющуюся бизнес-среду и таким образом повысить не только собственную производительность, но и эффективность работы всей компании за счет использования знаний, содержащихся в репозиториях DM. Специальные компоненты помогают решать стандартные задачи и осуществляют интеграцию данных, что делает корпоративную информацию доступной из таких систем, как порталы и ERP.

Функциональный пользовательский интерфейс: Hummingbird DM обладает стандартным функциональным интерфейсом Windows, обеспечивая иерархическое представление содержимого и поддержку операций "drag and drop". Подключаемые модули Hummingbird DM Extensions позволяют максимально полно использовать возможности продукта без дополнительного обучения, т.к. предполагают работу с уже знакомыми интерфейсами: Windows Desktop, Windows Explorer, Microsoft Outlook и другими.

Масштабируемость DM Engine: Hummingbird DM Server – это высокопроизводительная, многопоточная платформа, которая соединяет репозитории DM с удаленными филиалами компании. Системные функции устойчивости к сбоям и балансировки нагрузки обеспечивают сохранность и доступность данных, а сжатие документов увеличивает производительность системы во время передачи данных.

Прогрессивная технология поиска: Индексирование и поиск по содержимому производится с помощью встроенного модуля Hummingbird SearchServer™, который упрощает обычный и сложный поиск. DM Indexer позволяет создавать множественные индексы на 15 различных языках для использования в тех случаях, когда первичный индекс недоступен, или для распределения загрузки на сервер. Существует возможность комбинации одновременного и глобального поиска по корпоративным файлам и метаданным SQL для получения списка интуитивно понятных и консолидированных результатов поиска.

Настраиваемая модель безопасности: конфигурация детальных прав доступа для внутренних и внешних пользователей организации позволяет контролировать создание, поиск и использование документов в репозиториях DM. Уникальные возможности защиты регулируют доступ к документам для пользователей и групп. Поддерживается создание 99 версий документа и 26 подверсий, причем "опубликованная" версия доступна читателям даже тогда, когда автор продолжает ее редактировать, а версии "только для чтения" позволяют защитить информацию от неправомерного использования.

Уникальный инструмент для дизайна форм: Hummingbird DM Designer позволяет быстро настраивать структуру и формы баз данных, упрощая дизайн репозиториев для загрузки метаданных. Администратор может создавать конфигурации форм для сохранения, поиска и просмотра данных в соответствии с требованиями различных групп пользователей и учетом корпоративных стандартов и репликации форм.

Полностью интегрированное решение для управления жизненным циклом информации: Hummingbird DM служит платформой для Hummingbird RM, интегрированного решения для создания безопасного пространства для контроля и защиты всего жизненного цикла корпоративной информации от создания до полного уничтожения, и соответствует современным международным и российским стандартам в области управления архивными записями.

Гладкая интеграция с другими решениями Hummingbird: Репозитории Hummingbird DM могут быть проиндексированы и категоризированы с помощью Hummingbird KM, что позволит находить как структурированные, так и неструктурированные данные. Hummingbird Portal предоставляет доступ ко всем корпоративным ресурсам и приложениям через настраиваемую с учетом пожеланий пользователя среду. Кроме того, заказчикам предлагается пакет решений, расширяющий и дополняющий систему управления документами Hummingbird DM: Hummingbird Collaboration, Hummingbird Web Publishing, Hummingbird DM WorkFlow, Hummingbird Imaging и Hummingbird AutoCAD Extention.

структура документооборот модель бизнес

NetDocuments

NetDocuments позволяет совершать свободный доступ и работу над документами в любом месте: создавать, редактировать и обмениваться ими с другими пользователями, совершать поиск Word-, Excel-, PowerPoint- и PDF-документов и электронных писем. Все данные хранятся в защищенных дата центрах.

Включает в себя все основные особенности DMS: глобальный доступ с любого места, подключенного к Интернету, включая мобильные устройства. Доступны In-Out параллельный контроль, контроль версий, настраиваемое профилирование, истории, права, поиск по всему тексту и поиск по профилю, навигационные папки, недавно открытые / редактируемые / добавленные списки и т.д.

 Скачать реферат