Принципы взаимодействия руководителя и секретаря

Чтобы взаимоотношения "руководитель-секретарь" успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы, личностные особенности руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы. [9. с 425]

Успешное сотрудничество между руководителем и секретарем возможно только при соответствии их рабочего ритма, основой которого являются задачи, стоящие перед организацией и плановые сроки их решения. Различные аспекты решения задач субъективно отражаются в рабочих планах руководителя. Именно она определяют ритм работы секретаря. Соответствие рабочего ритма руководителя и секретаря - это не только организационно - техническая задача, но и психологическая. Характер каждого человека индивидуален. Поэтому выработка единого рабочего ритма происходит в процессе взаимного познания и приспособления двух индивидуальностей. Хороший секретарь изучает особенности характера, мышления, манеры поведения, разговора, логику принятия управленческих решений своего начальника и старается помочь ему в достижении эффективности его работы. Руководитель, в свою очередь, исходя из индивидуальных особенностей секретаря, должен помогать ему повышать свой профессиональный уровень, всесторонне развиваться. Обычно взаимоотношения руководителя и секретаря складываются следующим образом: или руководитель наилучшим образом использует способности своего секретаря и дает ему широкую инициативу, или он не хочет выявить и использовать способности своего секретаря, довольствуясь тем, что есть. На практике чаще всего складывается последний вариант работы: большинство руководителей не используют своих секретарей наилучшим образом. Как правило, секретарь звонит по телефону либо отвечает на звонки, готовит кофе или приглашает посетителей. Часто сами руководители не умеют планировать время, и это оказывает большое влияние на эффективность работы их секретарей. Между тем если руководитель правильно организовывает свое время и свои рабочие взаимоотношения с секретарем, то это делает их взаимодействие максимально эффективным.

Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

Глава 2. Особенности взаимодействия руководителя и секретаря в судебной практике

Принципы взаимодействия руководителя и секретаря

Во второй части курсовой работы рассмотрено взаимодействие руководителя и секретаря на предприятии. Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива, а секретарь - это лицо предприятия. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки.

Взаимодействие руководителя и секретаря в службе судебных приставов по ХМАО-Югре довольно таки хорошо прослеживается. Руководитель и секретарь, каждый, выполняет свои обязанности и функции.

Во-первых, у руководителя и секретаря осуществляется эффективная совместная работа (она основана на условии полного взаимного доверия между ними, что также соблюдается).

Во-вторых, между ними наблюдается единство взглядов, у них общее понимание целей и задач работы, увлеченность делом, они оба стремятся добиться высокой эффективности работы своего предприятия.

В-третьих, и руководитель, и секретарь соблюдают регламент работы. Они оба приходят во время на работу, секретарь каждое утро докладывает руководителю о корреспонденции и о текущих делах, у них не совпадает время обеденного перерыва, что необходимо для эффективной работы.

В-четвертых, все телефонные переговоры, которые в компетенции секретаря, он решает, непосредственно от руководителя, чем делает его день свободней на 3 - 6%;

Но помимо того, что взаимодействие руководителя и секретаря осуществляется в полной мере, существуют также и отрицательные стороны их взаимодействия:

Во-первых, руководитель часто отсутствует, и секретарю приходиться решать многие вопросы самостоятельно;

Во-вторых, мало времени на отдых, так как очень большой поток людей;

В-третьих, немаловажным является техническое оснащение помещения, а так как отдел ССП по ХМАО-Югре, не имеет постоянного здания, это очень влияет на работу предприятия: при переездах в новые здания, работа отдела останавливается, что ухудшает эффективность работы, руководителю приходиться менять свой график.

В-четвертых, зачастую, руководитель не докладывает секретарю, о своих изменениях в плане рабочего дня, о том, куда он отлучается и надолго ли. Такое взаимодействие принимает форму "исчезнувшего менеджера", покинувшего офис и не предупредившего своего секретаря. Соответственно, такого руководителя невозможно найти, когда нужно.

Таким образом, взаимодействие руководителя и секретаря осуществляется в полной мере, за исключением небольших минусов.

Совершенствование взаимодействия руководителя и секретаря

Для того чтобы взаимодействие руководителя и секретаря было максимально эффективным, секретарь должен правильно планировать свое рабочее время. Руководитель должен четко регламентировать порядок совместной работы с секретарем. Согласованность совместной работы достигается составлением графика рабочего времени, в котором должны быть четко определены функции руководителя и секретаря на предстоящий день, неделю, с ежедневным почасовым перечнем выполнения работ. Конечно же, жизнь вносит в график свои коррективы, но в целом, он должен выполняться очень строго обеими сторонами. Менеджер должен помнить, что ведение ежедневника - это часть работы секретаря, а не его. Идеальна следующая схема: когда руководитель каждое утро уточняет порядок совместной работы с секретарем, вносит коррективы в уже намеченные мероприятия. Желательно также каждый вечер уточнять дела на завтра, строго контролировать их выполнение.

Примерная рабочая схема дня может помочь Вам достичь положительных результатов в работе.

Первая половина рабочего дня:

Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день.

 Скачать реферат