Принципы взаимодействия руководителя и секретаря

Введение

Труд в любой отрасли, на любом уровне, имеет комплексный характер. В нем сочетаются особенности труда высококвалифицированного специалиста, организатора, способного правильно и всесторонне оценивать складывающуюся обстановку, разрабатывать и приносить правильные управленческие решения с учетом психологических, социальных и других факторов. Все это определяет и комплексный характер профессии, и специфику деятельности, и социально-психологические особенности труда руководителя.

Умение руководить современными предприятиями, организациями, учреждениями означает умение обучать и воспитывать подчиненных, развивать их инициативу, правильно организовывать отношения в коллективах, создавать заинтересованность в эффективной деятельности коллектива.

Также не мало важно для руководителя, его взаимоотношение с подчиненными, а в большей степени с его личным секретарем, так как секретарь руководителя является одним из его главных помощников. Если обязанности секретаря в организации выполняет не вполне компетентный человек, который рассматривает свою работу только как рутинный процесс “перекладывания бумажек с места на место" или поступающий по принципу “чего изволите", то вероятно, что статус секретаря в такой организации будет невысоким. Если же секретарь является настоящим профессионалом своего дела, понимающим, что он уже давно не относится к числу “вспомогательных служб" в компании, а формирует и осуществляет сложный технологический процесс документационного (т.е. информационного) обеспечения системы управления, то и статус такого работника не может быть низким по самой своей сути. Квалифицированный секретарь позволяет руководителю сберегать до 40% его рабочего времени, что очень важно для руководителя. Кроме того, хороший секретарь, образно говоря, является правой рукой своего руководителя. В этом случае вопрос о статусе вообще во многом утрачивает свою актуальность. Как только в России начали бурно развиваться коммерческие структуры, сильно возрос спрос на секретарей, так как ни один даже самый маленький офис не может обходиться без секретаря или без человека, выполняющего данные функции. Сейчас эта профессия переживает свой качественный и количественный скачок. Сегодня востребованы не только простые секретари, но и специалисты ряда других профессий, появившихся из функций секретарей - помощники руководителей, заведующие канцеляриями, референты, офис-менеджеры, делопроизводители и т.д.

В настоящее время ни один руководитель не может обойтись без личного секретаря, потому что, без личного секретаря, как бы ни называлась его должность в штатном расписании, организацию неизбежно ждет "торможение" всех возможных процессов. Помимо этого руководители желают видеть возле себя инициативных людей, способных принимать самостоятельные решения, не дожидаясь указания свыше. Не стоит забывать также и о таких качествах, как пунктуальность, вежливость, корректность, тактичность, доброжелательность и, разумеется, стрессоустойчивость.

Исходя из вышесказанного, можно поставить цель курсовой работы: определение механизма взаимодействия руководителя и секретаря предприятия.

Для достижения цели ставились следующие задачи:

Изучить основные понятия, сущность и функции руководителя и секретаря.

Рассмотреть механизм взаимодействия руководителя и секретаря.

Исследовать механизм и предложить методы совершенствования взаимодействия руководителя и секретаря.

Объектом работы является - взаимодействие руководителя и его секретаря.

Предметом работы является - механизм взаимодействия руководителя и секретаря.

В качестве методических исследований были использованы труды отечественных и зарубежных авторов (А.П. Егошин, С.Д. Резник, М.А. Чернышев, И. Литвак, В.Б. Бычин и другие).

Структура исследования:

В I главе, которая носит теоретический характер раскрывается понятие руководителя и секретаря, раскрываются их основные функции и рассматривается механизм их взаимодействия.

Во II главе, которая носит практический характер представлено исследование взаимодействия руководителя и секретаря на предприятии, предложены методы решения проблем связанных с взаимодействием руководителя и секретаря.

Глава 1. Теоретические аспекты взаимодействия руководителя и секретаря

Сущность работы руководителя предприятия

Руководитель организации - физическое лицо, которое в соответствии с законом или учредительными документами организации осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа. [2., с 7]

Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны. Цель работы руководителя - выработать направление развития и правильно организовать работу.

Содержание труда руководителя характеризуется значительным разнообразием, многосложностью выполняемых функций. [19.]

В соответствии с современными представлениями суть работы руководителя сводится к выполнению ряда функций, среди которых экономисты выделяют:

Стратегическую, заключающуюся в постановке целей организации, разработке стратегии и планировании.

Экспертно-инновационную, в процессе ее реализации руководитель направляет процесс разработки и внедрения новых видов продукции и услуг, создает условия для организационных преобразований, консультирует подчиненных.

Административную, объединяющую целый ряд подфункций:

контрольную (оценка результатов деятельности, проведение ее необходимой корректировки);

организационную (распределение полномочий, задач, ресурсов, инструктирование и др.);

направляющую (координация работы исполнителей);

кадровую (подбор, расстановка, развитие персонала);

стимулирующую (убеждение и вдохновение работников, их поощрение и наказание).

Коммуникационную, сводящуюся к налаживанию внутренних и внешних связей, проведению совещаний, переговоров, приему посетителей, ответам на письма и телефонные звонки, распространению информации, представительству.

Социальную, выполняя которую руководитель создает в организации благоприятный морально-психологический климат, поддерживает существующие нормы поведения и формирует новые. Появление этой функции, обусловлено растущей ролью человеческого фактора в жизни организации.

Таким образом, руководителя сегодня можно рассматривать в трех основных аспектах: профессионал - автор решений, стратегии, планов; организатор - создатель условий деятельности исполнителей, осуществляющих их на практике; начальник, предписывающий подчиненным необходимые действия, которые не обязаны выполнять.

По мнению известного американского специалиста в области менеджмента Г. Минцберга, в рамках своей повседневной деятельности руководитель реализует сегодня следующие группы управленческих функций:

 Скачать реферат