Основы деловой переписки

Глава 2. Правила оформления и стилистика деловых писем

Оформление делового письма

Рассмотрение особенностей оформления деловых писем целесообразно начать с состава их реквизитов. В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 для надлежащего оформления писем в процессе осуществления служебно-деловой переписки используются следующие реквизиты:

01— изображение Государственного герба Российской Федерации;

02 — изображение герба субъекта Российской Федерации;

03 — изображение эмблемы (товарного знака либо знака обслуживания) предприятия (организации, учреждения);

04 — код предприятия (организации, учреждения);

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 — наименование предприятия (организации, учреждения);

09 — справочные данные о предприятии (организации, учреждении);

11—дата письма;

12 — регистрационный номер письма;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату письма;

15 — сведения об адресате;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст письма;

21—отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования письма;

24 — виза согласования;

25 — оттиск печати;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение);

30 — идентификатор электронной копии письма.

Оформление перечисленных реквизитов производится в соответствии с разделом 3 ГОСТ Р6.30-2003.

Изображение Государственного герба Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках для писем в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации». Изображение герба субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках для писем в соответствии с соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации. Изображение эмблемы предприятия (организации, учреждения) или соответствующего товарного знака (знака обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках для писем в соответствии с уставом (положением) предприятия (организации, учреждения).

Значение кода предприятия (организации, учреждения) (реквизит 04) проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми указанным лицам налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки па учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляется также в соответствии с документами, выдаваемыми указанным лицам налоговыми органами.

Наименование предприятия (организации, учреждения), являющегося отправителем письма (реквизит 08), должно в точности соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Над наименованием предприятия (организации, учреждения) указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящего органа (при его наличии у данного предприятия).

Справочные данные о предприятии (организации, учреждении) (реквизит 09) включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению отправителя письма, в том числе номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.

Датой письма (реквизит 11), как правило, является дата его подписания. Данный реквизит оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год — четырьмя арабскими цифрами.

Регистрационный номер письма (реквизит 12) сострит из порядкового номера документа, при необходимости дополняемого по усмотрению предприятия (организации, учреждения) иными учетными данными, как то — индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителе письма и др.

Ссылка на регистрационный номер и дату (например, входящего письма, в ответ на которое подготовлено данное письмо) (реквизит 13) включает в себя, соответственно, регистрационный номер и дату документа входящего письма.

Оформление реквизита 15 — «Сведения об адресате» — производится с учетом того, кто именно — предприятие, структурное подразделение предприятия, должностное или частное лицо — выступает в качестве адресата.

При адресовании письма должностному лицу предприятия инициалы адресата указывают перед фамилией, а его должность — в дательном падеже. При адресовании письма предприятию (структурному подразделению предприятия) их наименования указывают в именительном падеже6. В состав реквизита может также входить почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Так, при адресовании письма предприятию указывают его наименование, а затем — почтовый адрес, например: ОАО «Завод «Электросила», Московский пр., д.132, Санкт-Петербург, 196220.

При адресовании письма частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем — его почтовый адрес, например: Галаниной Е.И. проезд Мичурина, д.11, пос. Андреевка Ленинского р-на Курской области, 340045.

Оформление резолюции на входящем письме (реквизит 17) предусматривает указание фамилии, инициалов исполнителей поручения, содержания поручения (при необходимости — например, по подготовке проекта ответного письма), сроков исполнения, а также личной подписи должностного лица — автора резолюции и даты ее вынесения.

Оформление резолюции, как правило, производится на свободном от текста участке первого листа письма. Допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, прилагаемом к письму.

Заголовок к тексту письма (реквизит 18) должен как можно более точно отражать краткое содержание документа, например: «О проекте договора поставок научно-технической продукции на 2005 год».

Отметка о контроле за исполнением письма (реквизит 19) оформляется соответствующим условным обозначением, принятом на данном предприятии — буквой «К», словом (штампом) «Контроль» и т.п.

Оформление реквизита 20 — «Текст» — производится на государственном языке РФ (государственных языках субъектов РФ) в соответствии с законодательством. Текст письма может быть представлен в виде связного текста или с включением в него анкет или таблиц (последние могут быть вынесены в приложение к тексту). Если текст письма содержит несколько решений, предложений, выводов и пр., то его можно разбивать на разделы, подразделы и пункты, нумеруемые арабскими цифрами. При оформлении письма на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют (посредством простановки номеров арабскими цифрами посередине верхнего поля листа).

Оформление реквизита 21 — «Отметка о наличии приложения» — производится с учетом следующих обстоятельств.

Приложение, упоминаемое по тексту письма, оформляется следующим образом:

 Скачать реферат