Основы деловой переписки

Приглашение всегда носит персональный характер. Из содержания приглашения адресат должен уяснить, когда, куда и с какой целью его приглашают, а в некоторых случаях — и то, какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия (например, выступления на ту или иную тему).

Приглашения следует высылать заблаговременно во избежание недоразумений. В необходимых случаях автор может уведомить адресата о необходимости подтвердить свое участие в мероприятии.

Письма-извинения встречаются в служебно-деловой переписке сравнительно редко. Тем не менее, во многих случаях они оказываются незаменимыми для принесения адресату формальных извинений (неформальные извинения все же предполагают прямое (вербальное) обращение) и, нормализации взаимоотношений, особенно, если принести извинения иным образом не представляется возможным.

Стандартная формулировка для начала писем-извинений: «Прошу Вас принять извинения в связи с (за) .».

В то же время извиняться по ходу письма дважды не следует (это не принято). Вместо этого следует как можно более искренне и убедительно выразить свое сожаление в связи с имевшим место временным нарушением взаимоотношений с адресатом. Общий тон письма-извинения должен быть подчеркнуто примирительным, но не заискивающим.

Письмо для выражения сожаления, сочувствия и соболезнования также используются в повседневной деловой переписке в связи с не слишком радостными событиями. Обычно выражать соболезнования принято в связи с кончиной близких адресату людей (родственников, друзей, коллег).

Письменное выражение сочувствия предназначено для проявления дружеской поддержки в связи с менее трагическими событиями — например, по поводу несчастного случая, повлекшего за собой госпитализацию адресата, стихийного бедствия, затронувшего его благополучие, банкротства или иных крупных неприятностей в деятельности представляемой адресатом организации и т.п. .

Что касается выражения сожаления, то к этой форме письменного обращения допустимо прибегать в случае возникновения недоразумений во взаимоотношениях автора с адресатом — при разногласиях, нарушающих привычный порядок деловых контактов. Считается допустимым выражать сожаления и по менее значительным поводам. В любом случае подобным образом нельзя ухудшить взаимоотношения с адресатом — напротив, подобное послание будет воспринято вашим партнером с пониманием.

Начинать подобные письма следует именно со слов соболезнования (сочувствия, сожаления), например «Прошу Вас принять мои соболезнования .» или «Выражаю Вам свое искреннее сочувствие .». Объяснение мотивов письменного обращения в этом случае отходит на второй план, но при этом является обязательным. Крайне желательно, чтобы общий тон такого письма был подчеркнуто теплым и оставлял место для проявления чувства надежды и (там, -где это приемлемо) оптимизма.

Письма по случаю представления являются незаменимыми при заочном знакомстве с адресатом. По сути, это — эффективное средство для установления личных контактов с человеком, о котором автор письма .располагает минимальной информацией, побуждающей его, тем не менее, к личному знакомству с адресатом.

Такие письма следует начинать с краткого изложения обстоятельств, послуживших толчком для подготовки послания. Можно упомянуть об общих интересах автора и адресата или о недавнем мероприятии, на котором они оба присутствовали, но не смогли пообщаться.

Послание обычно завершает обращенная к адресату просьба ответить. Письмо по случаю представления всегда содержит визитную карточку отправителя, данную в качестве приложения.

Письма по случаю отъезда представляют собой знак особого внимания со стороны уезжающего по отношению к остающейся (принимающей) стороне. Такое письмо обычно выполняет две функции — с его помощью автор выражает свою признательность адресату за оказанный прием, и во-вторых, приглашает его к продолжению контактов (сотрудничества). Верх вежливости — приглашение нанести ответный визит — при условии, что это отвечает интересам и планам обеих сторон.

Начало письма по случаю отъезда отличает чуть большей свободой выбора языковых средств. Оно может быть начато так: «Покидая Ваш гостеприимный город, я хотел бы выразить свою глубокую признательность .» Возможен и более короткий вариант: «Благодарю за оказанный прием. Прошу принять приглашение посетить .» К письму также может прилагаться визитная карточка автора. Письма для поддержания контактов и взаимоотношений или имиджевые письма служат для укрепления деловых и личных связей между автором и адресатом. Иногда говорят, что эти письма служат лишь для заполнения вынужденных пауз в переписке и, по сути, являются «письмами ни о чем». Однако на самом деле значение имиджевых писем трудно переоценить — ведь именно с их помощью вы можете засвидетельствовать адресату свое внимание без формального на то повода (делового или торжественного характера).

Конечно, начиная имиджевое письмо, не следует давать понять адресату, что его отправка являет собой для автора обычную рутину. Напротив, начало послания должно быть тесно связано с каким-либо позитивным событием, известным участникам служебно-деловой переписки. Здесь можно порекомендовать упомянуть об успешной сделке, ставшей возможной благодаря усилиям адресата или совместном участии автора и адресата в каком-либо неформальном мероприятии. Завершать имиджевое письмо следует выражением надежды на продолжение и укрепление контактов, развитие взаимовыгодного партнерства и т.п.

Благодарственные письма пишутся с единственной целью — выразить адресату благодарность в связи с предпринятыми им организационными и иными усилиями, результатом которых стало получение автором (организацией-отправителем) ощутимой пользы (преимущества, выгоды и пр.). Другим случаем для формальной благодарности является выражение последней за поступившие ранее в адрес автора поздравления, соболезнования и т.п.

Благодарственные письма следует начинать именно с выражения благодарности адресату (организации-получателю), например, так: «Выражаю свою искреннюю благодарность .» или «Сердечно благодарю за .». Мотивация излагается после слов благодарности: « . в связи с .», « . по случаю .» и т.п. Следует подчеркнуть, что замена в благодарственном письме слова «благодарность» на «признательность» или «удовлетворение» не является равноценной.

Рекомендательные письма представляют собой форму ходатайства автора перед адресатом в пользу третьего лица, не участвующего в переписке. Подобное ходатайство может быть оформлено в краткой или развернутой форме.

Первое допустимо, если речь в письме идет о человеке, хорошо знакомом адресату. Второе, если автор намерен отрекомендовать адресату человека, которого тот знает недостаточно или же вовсе с ним не знаком.

Типичной формулировкой для начала развернутого рекомендательного письма служит, например, следующая: «Настоящим письмом имею честь рекомендовать Вам господина (госпожу) .». После этого автор обращает внимание адресата на мотивы своего обращения и излагает собственное представление о рекомендуемом. Отметим, что развернутая рекомендация не может быть «общей» — она должна содержать описание конкретных достоинств (или недостатков) рекомендуемого, с тем, чтобы создать у адресата объективное впечатление об этом человеке.

 Скачать реферат