Основы деловой переписки

Мили-письма — письма-Шаблоны, письма-маятники и т.п. — представляют собой малые эпистолярные формы. Отличительной особенностью мини-писем является значительная повторяемость (стандартность) их содержания, обусловленная, прежде всего, стремлением автора послания сэкономить время на его оформлении. Другой важной особенностью является наличие в структуре большинства таких писем пустого блока, предназначенного для оформления блиц-ответа адресата.

Текст мини-писем обычно сводится к сжатому изложению сути дела, и в этом смысле свободен от соблюдения некоторых формальных правил написания деловых писем. Писать в подобном «телеграфном» стиле считается приемлемо адресатам, с которыми у автора мини-письма сложились тесные деловые или личные отношения, предполагающие понимание «с полуслова».

Письма-открытки — еще одна специфическая малая эпистолярная форма. Она в наибольшей степени пригодна для ведения переписки, напрямую не затрагивающей аспекты служебно-деловых взаимоотношений ее участников.

Письма-открытки рекомендуется использовать для кратких сообщений личного характера преимущественно в периоды, когда личные контакты между участниками деловой переписки по каким-либо причинам затруднены. Такие письма всегда имеют обязательное оформление на открытке (иллюстрированной почтовой карточке, снабженной знаками почтовой оплаты). Кроме того, поскольку такие открытки принято отправлять по почте без конверта, при изложении содержания следует всячески воздерживаться от упоминания дел конфиденциального характера.

Письма негативного содержания — это письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении субсидии, а также письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.п. (к указанным письмам не относятся письма для выражения формального отказа от какого-либо предложения). Как ни огорчительно, но время от времени нам приходится готовить и рассылать подобные послания.

Отметим, что в большинстве случаев они являются ответными, (за исключением случаев выражения неодобрения или порицания действий адресата) . Естественно, основная функция такого письма — это выражение негативного (отрицательного) отношения к определенным действиям. Однако не следует забывать о том, что сделать это можно по-разному.

Рекомендуется особенно тщательно подходить к выбору формулировок и порядку изложения содержания послания. Иными словами, оно должно быть негативным только в смысле информационного наполнения, но при этом быть абсолютно нейтральным по отношению к личности адресата. , Целесообразно начинать подобные письма с выражения сожаления об отказе, например: «Мы с сожалением вынуждены сообщить Вам о том, что .» Следует также дать понять адресату, что решение об отказе далось вам не без труда и продиктовано исключительно деловыми соображениями. В заключении письма следует ободрить адресата — к примеру, порекомендовать ему обратиться за субсидией в иное банковское учреждение или к иному работодателю (в случае отказа в предоставлении вакансии).

Уведомление об увольнении в обязательном порядке должно содержать выражение благодарности за работу (при условии, что адресат не был отъявленным халтурщиком). Более сложным является вариант письма для выражения негативного отношения (неодобрения) каких-либо действий, предпринятых адресатом, или каких-либо его намерений (в последнем случае речь должна идти, скорее, о предостережении последнего от реализации этих намерений).

Главным достоинством подобного послания должна быть его убедительность, не оставляющая для адресата сомнений в искренности автора и поясняющая, почему последний не мог поступить в данной ситуации иначе и потому обратился к нему с соответствующим письмом.

Не рекомендуется выражать неодобрение в прямой форме: «Я не одобряю Ваших действий .». Для этого следует подобрать более дипломатичные, но при этом не менее действенные формулировки.

Кроме того, адресату следует дать понять, что письменное обращение преследует цель уберечь его от совершения недостаточно обдуманных поступков. Эта мысль должна проходить через все содержание «красной нитью» и еще раз подчеркиваться в конце послания.

Письма для выражения согласия или отказа от какого-либо предложения, как было отмечено, представляют собой самостоятельный вид частного письма. Поводом для их подготовки служит формальное согласие или формальный отказ от какого-либо предложения, содержащегося в послании адресата — например, отказ от приглашения.

Письма для выражения согласия или отказа пишутся только в тех случаях, когда об ответе просит сам адресат или как минимум это явно следует из содержания послания. К примеру, получив приглашение принять участие в каком-либо мероприятии от давнего партнера, следует ответить — положительно или отрицательно — на предложение во избежание возможных осложнений при дальнейших контактах с ним.

Направляя письменное согласие, следует, несмотря на формальный характер послания, подчеркнуть его позитивное восприятие вами, например: «С удовлетворением сообщаю о своем согласии принять участие в .». Если речь идет о письменном отказе, не забудьте засвидетельствовать адресату свое сожаление по этому поводу, допустим, так: «Весьма сожалеем, но в связи с обстоятельствами временного характера мы вынуждены отказаться от Вашего любезного предложения о .». В конце послания следует в любом случае поблагодарить адресата за проявленное к вам внимание.

Следует также помнить, что недостаточная расторопность автора может доставить адресату дополнительные хлопоты, связанные, в частности, с организацией того или иного мероприятия. Поэтому, получив подобное послание, не тяните с ответом.

Письма для обращения в различные инстанции по мотивам личного характера содержат конкретную просьбу или требование автора в связи с действием или бездействием адресата (организации-получателя). Такими инстанциями могут в зависимости от обстоятельств выступать судебные органы, структуры коммунального хозяйства, образовательные учреждения, транспортные организации, службы быта, сервиса и торговли и т.д. Содержание таких писем подчинено двум целям — проинформировать о чем-либо адресата и побудить его к определенным действиям. Начинать письмо следует с краткого изложения обстоятельств дела, а продолжать — выражением просьбы или требования (если ранее выраженная просьба осталась без ответа или удовлетворения). В конце послания уместно сослаться на конкретные положения нормативно-правовых актов, подтверждающих законность просьбы (требования) автора.

Письма-резюме не следует отождествлять собственно с резюме (СУ или curriculum vitae — кратким жизнеописанием, в пер. с лат.), оформляемым при поиске вакансии. В известном смысле письмо-резюме сходно с письмом-презентацией с той лишь разницей, что основную часть его содержания составляет не описание достоинств товара или услуги, а самореклама профессиональных качеств самого автора.

Письмо-резюме излагается так же, как и обычное письмо, то есть без рубрикации на пункты и оформления заголовка документа (как это принято для резюме). В то же время его содержание должно быть сформулировано и оформлено таким образом, чтобы адресат с первых строк оценил выгоду содержащегося в послании предложения. Иными словами, если вам есть что рассказать о себе, делайте это, но в сжатой, конкретной и стилистически удобной форме. Начните с изложения мотивов вашего обращения, а завершите указанием на контактную информацию: ваш номер телефона, адреса электронной почты или факса.

 Скачать реферат