Основы деловой переписки
3
В управленческой практике документы оформляются главным образом на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148x210 мм).
С изменением в 1990-е гг. законодательной базы, техническим переоснащением организации и внедрением новых информационных технологий обработки документов возникла необходимость разработки нормативной базы документационного обеспечения управления. Таким нормативным документом является инструкция, разработанная в 2000 г. для министерств и ведомств. Инструкция утверждена приказом Росархива и зарегистрирована Минюстом России 26.12.2000 № 2508, что, несомненно, повышает ее статус как нормативного документа. Инструкцию следует рассматривать как комплексный документ, она отражает практически все технологические операции делопроизводства.
Порядок работы с перепиской, составляющей обращения граждан, определяется специальным нормативным актом, утвержденным правительством в 1981 г.
Деловая переписка составляет большую часть документооборота любой организации. Она используется для обмена информацией между разными организациями, структурными подразделениями одной организации и сопровождает практически все этапы управления, установления и поддержания деловых связей. Переписка содержит важную информацию о процедурах заключения, выполнения, расторжения гражданско-правовых договоров, поэтому в спорных случаях может рассматриваться судебными и арбитражными органами как доказательство. При этом чрезвычайно важно, чтобы каждое письмо являлось официальным документом, т.е. было оформлено в соответствии с действующими в Российской Федерации нормами.
Виды и содержание деловых писем
Письмо — это основной «инструмент» служебно-деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями (организациями, учреждениями). В соответствии с одним из определений деловое (служебное) письмо представляет собой письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки.[2]
Примечательно, что большую часть переписки предприятий образуют именно письма. Это обстоятельство отчасти объясняет, почему в качестве «главного героя» данного пособия выступает именно письмо.
Приступая к изучению общих вопросов подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть прежде всего о разнообразии их видов, обусловленном содержательной направленностью письма. Это побуждает автора предпринять попытку классификации деловых писем в зависимости от их содержания. Опираясь на классификационный критерий, удалось выделить до 30 видов деловых писем, в том числе:
1) письма-просьбы;
2) письма-сообщения;
3) письма-запросы;
4) письма-заявления;
5) письма-подтверждения;
6) письма-заказы;
7) письма-предложения (оферты);
8) письма-дополнения;
9) письма-рекламации (претензии); 10 информационные письма;
11) гарантийные письма;
12) презентационные письма;
13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);
14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т.п.);
15) сопроводительные письма.
16) письма-поздравления;
17) письма-приглашения;
18) письма-извинения;
19) письма для выражения сожаления и соболезнования;
20) письма по случаю представления (при заочном знакомстве);
21) письма по случаю отъезда;
22) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);
23) благодарственные письма;
24) рекомендательные письма;
25) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т.п.);
26) письма-открытки;
27) письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.п.);
28) письма для выражения отказа от какого-либо предложения;
29) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;
30) письма-резюме.
Попытаемся коротко охарактеризовать перечисленные выше виды писем.
Письма-просьбы — это едва ли не самая распространенная группа деловых писем. И легко понять, почему — в конце концов, далеко не всегда мы чувствуем себя удобно при необходимости обращаться к кому-либо с просьбой лично или, к примеру, по телефону.
Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры. Вот уж, действительно, бумага все стерпит. Тем не менее, прибегая к помощи писем-просьб, не забывайте о необходимости соблюдать два главных правила (об остальных будет сказано далее).
Во-первых, никогда не начинайте письмо со слова «Прошу» — благоразумнее и тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже если вы предварительно обговорили все детали с адресатом).[3] Во-вторых, не спешите благодарить адресата заранее, так как для этого существует особый вид писем — благодарственных. Благодаря заранее, вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Представьте, что по тем или иным, не зависящим от него причинам получатель письма решительно не в состоянии помочь вам. Что же, отзывать (отсылать) в таком случае «авансированные» благодарности обратно? Так что торопитесь отблагодарить человека тогда, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.
Письма-сообщения — также довольно распространенная форма делового письма. Основное предназначение такого письма — целенаправленная передача вполне конкретной информации, предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). По указанной причине именно письма-сообщения во многих случаях дают начало продолжительной переписке. Как правило, они являются первичными, однако сказанное вовсе не означает, что этот вид послания не может применяться для ответа на полученное вами ранее деловое письмо.
Письмо-сообщение допустимо начать непосредственно со слова «Сообщаю» или одного из его синонимов («Направляю», «Высылаю» или «Представляю»). Не забывайте помимо соответствующей информации сообщить адресату и о том, что при необходимости он может обратиться к вам за получением дополнительных сведений (часто пометка об этом делается в конце текста).
Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке. Они предназначены, как следует из названия, для запрашивания соответствующей информации. Подчеркнем, что письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовым документом.
Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить .», хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос. В отличие от просьбы в конце текста можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации.
Подчеркнем, что ответное письмо в данном случае выступает как зависимый по композиции и тематике текст (по отношению к запросу). В ответе на запрос обязательно должна содержаться ссылка на первичное письмо и его тему. Кроме того, в обоих письмах должны приблизительно совпадать объем информации, последовательность изложения, терминология, система ссылок.
Скачать реферат