Проблемы классификации документов

Классификаторы строятся с учетом деятельности учреждения, отраслей, тем и предметов содержания документов.

В целом вся система классификации в делопроизводстве служит основой организации так называемых первичных комплексов документа и закладывает основы фондов для дальнейшего хранения и использования материалов в учреждении и государственном архиве.

Схема классификации исторических источников по содержа­нию может рассматриваться как информационно-поисковый язык. После детальной разработки эта схема классификации письменных исторических источников может с успехом использо­ваться для классификации документной информации, содержа­щейся в архивных комплексах соответствующего периода. Ко­гда схема будет детализирована, а ее деления получат индексы, исторические источники, например древние рукописи всей стра­ны, могут быть каталогизированы по единой программе незави­симо от места их хранения.

В свою очередь, архивные учреждения, которым предстоит разработка схемы классификации материалов досоветского пе­риода, могли бы также в се основу положить схему классификации исторических источников по содержанию, а в идеальном случае эти схемы должны совпадать. Наконец, схема класси­фикации исторических источников по содержанию окажет из­вестное влияние на схему единой классификации произведений печати и документальных материалов. Как видим, все системы документной классификации основываются на общих признаках документов и имеют значительное сходство между, собой

Документная классификация на первой стадии в делопроиз­водстве является инструментом организационной и управленче­ской деятельности учреждения, затем — организации архивного хранения и получения информации и, наконец, анализа докумен­тов как исторических источников.

Вот почему классификация документальных материалов па всех стадиях должна быть глубоко историчной и строиться на марксистско-ленинской методологической основе. Эти требова­ния целиком и полностью относятся к классификации докумен­тов в архивах, проводимой в целях поиска информации.

Особенности документной классификации на этой стадии состоят в том, что, с одной стороны, объектом классификации здесь являются исторические источники и, соответственно, их классификация должна отвечать требованиям, предъявляемым к классификации исторической наукой. С другой стороны, тек­стовые и другие архивные документы, являясь объектами ин­формации, по способам извлечения данных, их группировки и описания, в какой-то степени поддаются тем же закономерно­стям, которые характерны и для других объектов информации-— книг, журналов, патентов, кипофотофономатериалов, технической документации и др.

Схемы классификации наук, являясь результатом человече­ского мышления, несовершенны, как несовершенно и само мыш­ление. Действительность в них отражается в огрубленном и упрощенном виде. Классификация наук ввиду несовершенства знании не может рассматриваться по всем областям знаний как бесспорная. Что касается документных классификаций, то в них отражаются не формы движения материи, не непосредст­венные явления и предметы, их связи в объективном мире, а их отражение книгами, делопроизводственными, архивными и дру­гими документами, что «огрубляет» и «омертвляет» действи­тельность в еще большей степени В документных классифика­циях степень огрубления действительности еще более возраста­ет — в самом нашем мышлении, которое мы намереваемся от­разить в схеме. В завершенной схеме мы имеем уже огрубле­ние действительности «второй степени». Если же учесть процесс фактической группировки по рубрикам классификационной схемы конкретного содержания книг и документов, то степень огрубления действительности становится многостепенной, так как раскрытие связей в природе и обществе, данное в книгах и документах, при их классификации по схеме, в свою очередь, также огрубляется. Таким образом, классификация наук и документные классификации с различной степенью точности от­ражают реально существующие связи объективного мира. Диалектико-материалистическое понимание процессов раз­вития определяет основные принципы классификации наук и базирующихся па ее основе документных классификаций: объ­ективность отражения связей, исторический подход, всесторон­ность и комплексность изучения классифицируемого материала.

Принцип объективности выражается в соответствии класси­фикации развитию внутренних связей самих предметов и яв­лений. В последовательности группировки и расположения све­дении должны быть отражены закономерности развития и по­следовательность, объективно присущие явлениям реального мира. Применение принципа объективности пpи классификации книг. делопроизводственных, архивных материалов н других до­кументов, имеющих значение исторических источников, позво­ляет научно обоснованно воспроизвести взаимосвязи наук, их соотношение с практической деятельностью общества, правиль­но отразить организацию государственного аппарата и его от­дельных частей на разных этапах развития государств и в со­ответствии с этим классифицировать содержание различных видов источников информации.

Принцип объективности проявляется в отражении интересов рабочего класса, в сознательном классовом подходе при оценке и классификации явлении и фактов. Принцип объективности яв­ляется главным условием марксистско-ленинского анализа и служит выражением основного требования коммунистической партийности.

Принцип историзма. Историзм процессов развития природы и общества отражен в какой-то мере в самих объектах класси­фикации, т. е. информации и в различных формах ее фиксации - книгах, документах и т. н. В классификациях, особенно иерар­хических, необходимо сведения располагать от низшего к выс­шему, от простого к сложному, освобождаясь от случайностей, имеющих место в реальном историческом процессе. Принцип историзма позволяет конкретизировать подход к классифициру­емым явлениям, он допускает рассмотрение не самого процесса развития, а его определенного этапа или результата развития на определенном этапе. В связи с этим подход к анализу объек­тов может быть структурным, когда анализируются взаимосвя­зи объектов, их внутреннее строение (структура), и генетиче­ским, когда исследуется процесс возникновения и происхожде­ния (генезис) объектов.

Эти обе стороны принципа историзма важно учитывать при классификации объектов, связанных с общественными наука­ми, и в частности с исторической наукой, использующей дан­ные всех упоминаемых выше источников, начиная с книг и кон­чая различными видами документов, а следовательно—имею­щей дело с различными системами документной классификации. Историческая наука исследует историю человеческого общества в целом — всего мира или отдельных частей земного шара (ге­незис развития), а также отдельные структурные элементы развития общества — производительные силы, производственные отношения, базис, надстройка и т.п.

Принцип историзма при классификации делопроизводствен­ных и архивных документов предполагает глубокое изучение их исходя из особенностей тон конкретной исторической обстанов­ки, в условиях которой они возникли, с учетом времени и ме­ста их образования. В соответствии с принципом историзма документальные материалы ГАФ СССР подразделяются на две большие группы по историческим эпохам, в процессе которых они возникали - на материалы эпохи социализма и на материа­лы феодальной н капиталистической эпох (феодальной и капи­талистической общественно-экономических формации).

 Скачать реферат