Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления

Важнейшая задача снабженческо-сбытовой деятельности системы состоит в обеспечении производства необходимым сырьем и материалами, новыми средствами производства и со­ответствующей системой кооперированных связей. В ее задачи входит также реализация произведенных системой готовых продуктов и полуфабрикатов.

Подсистема снабжения и сбыта связана, по существу, со всеми другими подсистемами, поэтому ее информационные потоки многосторонни и сложны. В этой важной сфере дея­тельности обычно реализуются следующие функции: подготов­ка данных о потребностях; обновление данных о заказах; обра­ботка текущих сведений; обработка заявок; проверка массивов данных о предшествующей деятельности в целях выбора по­ставщиков; подготовка заказов; оценка поставщиков; расчеты очередности выполнения заказов и подготовка счетов, подле­жащих оплате; ведение складского хозяйства и организация грузовых перевозок, связанных со снабженческо-сбытовой дея­тельностью системы.

Основная часть информации о материально-техническом снабжении поступает от внешних источников. Информация о фактических заказах и их выполнении поступает непосредст­венно от поставщиков. Внутренняя же информация о матери­ально-техническом снабжении характеризует главным образом потребности, предъявляемые к снабженческой деятельности системы, основной из которой является информация о ведении складского хозяйства. Эта информация обычно содержит дан­ные об образовании текущих запасов продукции, производимой системой, и хранении на складах всевозможных материалов, используемых системой в процессе производства.

Важное значение имеет информация о кадрах. Задача не ограничивается тем, чтобы знать состав и уровень технической подготовки рабочих, инженерно-технических работников и ру­ководителей всех уровней. Особое значение должно придавать­ся составлению деловых характеристик на каждого сотрудника. Эта информация должна быть основой при принятии решений о повышении квалификации сотрудников, их переподготовке.

Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления

Любая система организационного управления, в том числе автоматизированная, не может работать без информации о со­стоянии управляемого объекта и внешней сферы, без передачи информации о принятых управляющих воздействиях. Опреде­ление оптимальных объемов информации, поступающей в раз­личные органы управления, оптимального распределения пото­ков информации во времени и пространстве является необхо­димым условием эффективного функционирования систем ор­ганизационного управления.

Проектирование информационного обеспечения должно основываться на анализе задач, решаемых в узлах принятия решений. Анализируются цели; критерии, задачи, способы их решения и взаимосвязи. Далее исследуется каждый вид управ­ленческих решений для определения необходимой информа­ции; рассматриваются вопросы об источниках необходимой и достаточной информации, ее передаче, хранении и поиске.

Информация может подвергаться определенным преобразо­ваниям. Так, например, ее можно кодировать, сжимать, детали­зировать, обобщать и т. д. В результате, обычно появляется но­вый документ. В некоторых узлах системы информация может использоваться для выработки управляющих воздействий.

Система управления любого ранга комплексно обеспечива­ет решение задач перспективного и текущего планирования, оперативного управления, учета и статистики. Информация, необходимая для решения этих задач, также представляет собой единый комплекс, начиная от исходных первичных данных и информационных массивов и кончая выходными результатами, что определяет соответствующий подход к проектированию информационных систем.

Главным понятием системного подхода к сложным систе­мам управления является понятие информационного потока. Реализованные в системе информационные потоки должны обеспечить необходимой информацией в требуемые сроки и в удобной для использования форме все ее подсистемы, включая требуемые механизмы обратной связи.

Целесообразно различать информацию, необходимую для планирования и оперативного управления. Задачи планирова­ния, как правило, характеризуются большим объемом вычисли­тельной работы и большой размерностью. Частота их поступле­ния на обслуживание обычно невелика, и время поступления является заранее обусловленным. Время решения этих задач обычно велико и не является лимитирующим, частота измене­ния исходных данных невелика, достоверность данных мала, а точность решения определяется в основном достоверностью исходных данных.

Задачи оперативного управления характеризуются случай­ным характером возмущений, приводящих к рассогласованию плановых и фактических показателей. В среднем, объем вычис­лений для задач оперативного управления невелик, частота же их поступлений в обслуживающие узлы велика. Время реше­ния, как правило, невелико и является лимитирующим. Частота изменения исходных данных велика, их достоверность также велика. Точность решения задачи обычно определяется качест­вом алгоритмов решения задач данного класса.

В состав информационного обеспечения входят:

- нормативные и справочные данные, составляющие инфор­мационный базис системы;

- текущие сведения, поступающие извне системы, требующие ответной реакции системы или влияющие на алгоритм вы­работки решений;

- накапливаемые учетные и архивные сведения, необходимые

для планирования и развития системы.

Поступающие в систему текущие сведения часто называют оперативной информацией.

Поскольку любая информация должна быть отражена на носителе, разработка информационного обеспечения состоит не только в определении смыслового содержания и информа­ционных характеристик потоков, но и в определении матери­альных носителей информации, создании системы документа­ции и системы хранения информации на машинных носителях.

Вследствие того что система и окружающая среда подвер­гаются частым изменениям, для обеспечения стабильности ре­зультатов необходимо эффективно управлять процессом ввода необходимых изменений, т. е. изменения нужно своевременно обнаруживать и, в случае необходимости, производить соответ­ствующую коррекцию решений.

В связи с этим возникают понятия необходимой и доста­точной информации, обеспечивающей заданное качество выра­ботанного управляющего воздействия.

Значения некоторых параметров остаются постоянными или изменяются во времени сравнительно редко. Примером таких параметров могут служить стоимость сырья, цена про­дукции производительность оборудования и т. д. Поэтому к важнейшим принципам организации информационного обес­печения относятся:

- однократный ввод данных и многократное их использование;

- агрегация и фильтрация информации;

- зависимость степени агрегации от уровня принятия решений.

Выполнение этих принципов предусматривает комплексное использование массивов информации при решении разнооб­разных задач в системах организационного управления.

В качестве своеобразного фильтра информационных пото­ков может служить дерево целей и критериев системы. Прежде всего оценивается, имеет ли каждое конкретное сообщение от­ношение к решению интересующей нас проблемы, а затем - к какому уровню решения проблемы оно относится.

 Скачать реферат